Den här artikeln förklarar hur man hanterar sökande och kandidater i RecMan.
Om kandidat- och sökandahantering i allmänhet
RecMans hantering av sökande fungerar annorlunda än andra rekryteringssystem du kanske har använt tidigare. Det beror på att det är byggt för att hantera många olika typer av rekrytering — från företag som får tusentals ansökningar till en platsannons till executive search-företag som arbetar med specialiserade tjänster utan att någonsin annonsera. Systemet måste fungera oavsett om du har en enkel anställningsprocess eller en komplicerad med flera intervjuer, referenskontroller och andra steg som kan ta veckor eller månader att slutföra.
Du kan använda lösningen för att hantera alla typer av kandidater, oavsett hur du hittat dem. Detta inkluderar personer som ansökt till dina platsannonser, kandidater som redan finns i din databas, och personer du hittat via andra källor och lagt till direkt, även om de aldrig ansökt om något. Det innebär att allt ditt rekryteringsarbete, oavsett om folk kommer till dig eller om du söker upp dem, kan hanteras på ett och samma ställe.
För att allt detta ska fungera smidigt delar RecMan upp det i två delar som samarbetar: en del hanterar dina inkommande sökande, och den andra delen bearbetar alla kandidater, såsom sökande, manuellt inlagda kandidater och AI-förslag på kandidater. Denna uppsättning låter dig skapa ett komplett anställningsflöde med eller utan platsannonser, vilket är särskilt användbart för executive recruiters och alla som gillar att bygga relationer med potentiella kandidater innan de har specifika tjänster att fylla.
Kom igång med fliken Sökande
Syftet med fliken Sökande i projektet är att genomföra en första gallring av sökande så att endast de som är relevanta för tjänsten förs in i rekryteringsprocessen (Board eller Lista).
Här har du också en översikt över vilka sökande som har fått avslag. Ett meddelande kan skickas via e-post när en kandidat får avslag.
Navigering i processen
Du kan organisera sökande i Board genom att dra och släppa dem till olika anpassningsbara process-steg, som intervjuer och bakgrundskontroller.
I både Board- och List-flikarna har du en mängd olika alternativ, till exempel:
- Schemalägga intervjuer: Integrera din kalender för att enkelt boka intervjuer.
- Tillgång till detaljer om kandidaten: Förhandsgranska kandidatinformation i en översikt där du kan göra anteckningar och se bilagor utan att lämna boarden.
- Skicka e-post och SMS: Kommunicera effektivt med en eller flera kandidater.
- Presentera kandidater: Presentera en eller flera sökande för din kund för återkoppling.
- Göra professionella presentationer: Dela en standardiserad digital presentation av kandidater med kunder.
- Exportera till Excel: Systemet genererar en .xlsx-fil med grundläggande information såsom kandidatens namn och titel, kontaktuppgifter, pipeline-steg och status med mera.
- Skicka bedömningstest: RecMan erbjuder olika integrationer för bedömningstest som kan automatiseras i ett specifikt processteg eller skickas manuellt till en specifik sökande.
- Avslå ej relevanta sökande: Om du bedömer att en kandidat inte passar, klicka på knappen Avslå. Detta flyttar dem till kategorin avvisad och gör ditt arbetsflöde smidigare.
- Justera status: Om du tar bort kandidater från processen återställs deras status till Väntande.
Praktiska tips för hantering av sökande
Det finns inget universellt sätt att hantera sökande, så låt oss utforska några praktiska steg:
1. Gallring
Det kan vara fördelaktigt att kontinuerligt gå igenom sökande allt eftersom de tickar in.
Gå till Sökande, filtrera sedan efter relevant platsannons och andra relevanta kriterier. I kandidatens översikt kan du enkelt granska CV:n, ansökningar och bilagor för att utvärdera om kandidaten är relevant eller inte.
Om den sökande inte har relevanta kvalifikationer, klicka på knappen Avslå. Denna sökande kommer nu att visas under kategorin Avslagna i fliken Sökande, eller om kandidaten redan har flyttats till boarden, kommer hen få en röd Avvisad-tagg.
Kom ihåg att du kan flytta till pipelinen eller avslå flera sökande genom att markera dem. I projektinställningarna kan du lägga till en mall för avslagsemail.
Vissa föredrar att vänta till slutet av processen innan de avslår sökande. Vill man avslå kontinuerligt finns det möjlighet att avslå med ett fördröjt email, dvs även fast du avslår kandidaten direkt går det att ställa in så meddelandet inte går iväg förrän om x timmar eller dagar.
2. Lägg till relevanta sökande i processen
För att arbeta vidare med relevanta kandidater flyttar man in dem i process (Board- eller List-vy).
Systemet placerar alla kandidater i det första steget i processen.
3. Arbeta med kandidater i processen
Att hantera kandidater i processen är där din rekryteringsprocess verkligen tar form. Med enbart relevanta kandidater i siktet får du en tydligare bild av dina möjligheter. Efter att ha genomfört intervjuer och referenskontroller, och när du väljer en kandidat, klicka helt enkelt på Landa-knappen.
4. Anställnings- och städprocess
När kandidater markerats som Landade i din process är det dags att avsluta rekryteringen.
Du kan enkelt avslå kandidater som varit i processen men som inte gått vidare. När de avvisats förblir de kandidater i systemet, men deras processtaggar tas bort.
Efter denna process kommer alla kandidater antingen vara markerade som Avvisade eller Landade. Alla sökande har fått ett svar, och du kan nu fokusera på att kontakta de som fick jobbet för att fortsätta onboardingprocessen. Taggarna du använde tidigare kan vara värdefulla senare om du gör sök i kandidatdatabasen och får upp dina kandidater på nytt.
Tips
Om du hittar en lämplig kandidat under din granskning, överväg att lägga till dem i en kandidatpool eller tagga med relevanta attribut. Det gör det lättare att hitta dem senare, särskilt om flera kandidater är kvalificerade för olika tjänster.
Alternativa sätt att lägga till kandidater i en process
Från kandidatdatabasen:
Du kan enkelt lägga till en befintlig kandidat i en process. Välj bara kandidaten och klicka sedan på knappen Lägg till i process som finns ovanför deras namn i kandidatdatabasen. Kom ihåg att samma kandidat kan vara del av flera processer.
Från kandidatkortet:
Du kan också lägga till kandidater direkt från deras kandidatkort. Här kan du se i vilka processer en kandidat för närvarande finns, samt information om medarbetaren som hanterar den processen och projektet den är kopplad till. Du kan smidigt flytta kandidaten till ett annat steg eller ta bort dem från processen när det behövs.
Manuellt lägga till kandidat
För att manuellt lägga till en kandidat, klicka helt enkelt på Plus-knappen uppe till vänster och välj Kandidat. Du behöver bara fylla i för- och efternamn, men du kan också koppla dem till ett projekt och en platsannons samtidigt, så att de visas i processen. Om du vill kan du lägga till deras e-post och lösenord, vilket gör att du kan skicka denna information direkt till dem.
Sammanfattning
Genom att hantera dina sökande med RecMan kan du njuta av en tydligare och mer organiserad rekryteringsupplevelse. Kom ihåg att det handlar om att skapa en process som passar din stil och dina behov.