Slå på Visma som alternativ för fakturaexport
Gå till Systeminställningar → Ekonomi → Fakturaexport → kolla Visma Global.
Efteråt har du möjlighet att exportera fakturor till Visma-systemen.
Koppla produkter i RecMan till Visma
Gå till produktöversikten som finns i Produkter under modulen Ekonomi. Där får du en fullständig översikt över alla produkter du har skapat i RecMan. Vid skapande av produkter krävs att man lägger till namn och produktnummer; förutom det är ingen annan information obligatorisk. För att länka produkterna till Visma måste dock viss information läggas till här. Fälten som måste vara på plats och matcha Visma är:
- Kreditkonto
- Momskod
Bilden nedan visar redigeringsfönstret där du anger kreditkonto och momskod. Dessa ska som sagt överensstämma med liknande uppgifter som finns registrerade i Visma.
Efter att informationen här har lagts till och lagrats, och man har sett att informationen överensstämmer med den i Visma, är den för det mesta klar för fakturaexport.
Varning
Det sista men också viktiga steget är att se till att kundnumren i RecMan matchar de i Visma.
Filexport till Visma-system
Vid export till Visma kan det vara bra att ha förståelse för vilka fält från RecMan som ingår i filexporten. Vi kommer att förklara detta mer i detalj i nästa del av artikeln.
Visma Global
När du är i fakturaöversikten och har markerat relevanta fakturor för export och sedan klickar på Visma Global genereras en fil (se bilden nedan). Den måste laddas ner. Om du öppnar filen i Wordpad (Windows) eller Text Editor (Mac) kommer du att kunna se vilken information som har inkluderats i filen.
Så här ser den här fakturan ut när du tittar på den i Wordpad:
1,26.02.2016,643,26.02.2016,10012, »Faktura», 0,, 100152 ,,,,,, 90000,, 11.03.2016 ,,, »99999000006430, »″′00006430,» ,, 100152 ,, »FAKTUM FORSIKRING AS», »Haiugjrodet 88 ″,» »,» 1100 ″, »Oslo», »», »46238900 ″,» post@evocom.no »,» »,» »,» 4600001 ″ ,, »», »», »», »», »» ,,,,,,,, 1
1,26.02.2016,643,26.02.2016,10012, »Faktura», 0 ,,, 3010,10 ,,,, 90000,, 11.03.2016 ,,, »999990000063,» ,» ,» ,» ,,, 100152 ,, »FAKTUM FORSIKRING AS», »Haiugjrodet 88 ″,» »,» 1100 ″, »Oslo», »», »46238900 ″,» post@evocom.no »,» »,» », » 46001200000 ″ ,,» »,» »,» »,» »,» »,,,,,,,, 1
Notera
De olika raderna är åtskilda med kommatecken och det finns 56 informationsfält.
Förklaring av de olika fälten
Skärmdumpen nedan är hämtad från manualen för import i Visma Global och de olika fälten följer fälten från RecMan-filen. Som du kan se är fältet med namnet Typ journal det första fältet i RecMan-filen nedan, Bokningsdatum är det andra fältet i RecMan-filen och Dokumentnummer är det tredje fältet, och så vidare.
Som du kan se från RecMan-filen ovan finns det ett antal fält som inte ingår i exporten. Fälten som är standard i RecMans export till Visma Global är:
Kundinformation
- Namn
- Adress
- Telefon
- Fax
- Kundnummer (Om kunden inte finns i Global kommer den att skapas. Om den finns uppdateras den.)
Faktura
- Fakturanummer
- Fakturadatum
- Avdelningsnummer
- Kundnummer
- Kreditkonto
- Totalt inklusive moms
- Momskod
- Organisationsnummer
- Förfallodatum
- Bankkonto
Exempelfiler
Ungefär som att exportera till Visma Business genererar Visma Global en enda TXT-fil som kan laddas ner och importeras till Visma Global-programmet.
Visma Global Orders fungerar på samma sätt som Visma Global, men informationen hämtas från order, och inte från fakturor. En fil genereras för order, projekt och kund.
PowerOffice GO
Även om vi inte har en direkt integration/export med PoGO har vi fått veta att Visma Global export kommer att fungera även i detta program. Det är PoGO själv som har sagt detta, och vi har ingen ytterligare information om hur det fungerar.