Slå på Visma som alternativ för fakturaexport
Gå till Systeminställningar → Ekonomi → Fakturaexport → kryssa i Visma. För närvarande finns följande alternativ tillgängliga i RecMan:
- Visma affärer online
- Visma global
- VISMA (gammel /utgår)
- Visma Global order
- Visma affärsorder v.2
- Visma admin 2000 v.2
Efteråt får du möjlighet att exportera fakturor till Visma-systemen.
Så här ser det ut i fakturaöversikten när Visma har lagts till som tillval.
Koppla produkter i RecMan till Visma
Gå till produktöversikten under modulen Ekonomi. Här får du en fullständig översikt över alla produkter du har skapat i RecMan. Vid skapande av produkter krävs att man lägger till namn och produktnummer; ingen annan information krävs. För att länka produkterna till Visma måste dock viss information läggas till här. Fälten som måste fyllas i och matcha Visma är:
- Kreditkonto
- Momskod
Bilden nedan visar popup-fönstret för redigering där du anger kreditkontot och momskoden.
Dessa ska som sagt överensstämma med liknande uppgifter som finns registrerade i Visma.
Efter att informationen lagts till här, och den motsvarar den i Visma, är den för det mesta klar för fakturaexport.
Notera
Det sista, men tyvärr så viktiga steget är att se till att kundnumren i RecMan matchar dem i Visma.
Filexport till Visma-system
Vid export till Visma kan det vara bra att ha förståelse för vilka fält från RecMan som ingår i filexporten. Vi kommer att förklara detta mer i detalj i nästa del av artikeln.
Visma Business
När du befinner dig i fakturaöversikten och har markerat relevanta fakturor för export och sedan tryckt på knappen Visma business kommer en fil att genereras (se bilden nedan). Detta måste laddas ner. Om du öppnar filen i Wordpad (Windows) eller Text Editor (Mac) kommer du att kunna se vilken information som har inkluderats i filen.
Så här ser den här fakturan ut när du tittar på den i Wordpad:
@FIRM_BEGIN ()
@IMPORT_METHOD (1)
@Actor (= kundnr, Nm, Ad1, Ad2, PNo, PArea, YrRef, CPmtTrm, Phone, Fax, Bsno)
«100152» «FAKTUM FORSIKRING AS» «Haiugjrodet 88» «» «1100» «Oslo» «Magnus Aasarød» «14» «85613455» «» «911744279»
@WaBnd (ValDt, Descr, SrcTp)
«20160229» «RecMan» «12»
@WaVo (LnNo, VoNo, VoDt, VoTp, Txt, DbAcNo, DbTrnCl, DbTxCd, DbAcCl, CrAcNo, CrTrnCl, CrTxCd, CrAcCl, Am, InvoNo, DueDt, CID, Free4, R1, Trans, R2, VatAm)
«1» «643» «20160226» «51» «Faktura» «100152» «» «» «« «« «« «« «« «90000.00» «643» «20160311» «9999900000643002» «» «0 »« 18000,00 »« 1 »« 100152 »
«2» «643» «20160226» «51» «Faktura» «» «« «« «« « «3010» «» «10» «» «75000.00» «643» «» «» «« «0» «» «15000.00» «1» «100152»
«3» «643» «20160226» «51» «Faktura» «» «« «« «« « «3010» «» «0» «» «15000.00» «643» «» «» «» «0» «» «3000,00» «1» «100152»
Notera
De olika raderna är åtskilda med "".
Förklaring av de olika fälten:
(x) = indikerar att fältet ingår i RecMan-exporten;
(y) = indikerar att fältet endast ingår i debetraden i exporten;
(z) = indikerar att fältet endast ingår i kreditgränsen/kreditramarna i exporten;
ett tomt fält indikerar att det inte ingår i exporten.
Fälten under @Actor:
Notera
Ett kundnummer måste vara i serien 10000 - 19999
| Kundnr | Kundnummer | X |
| Nm | Kundnamn | X |
| AD1 | Adressrad 1 | X |
| AD2 | Adressrad 2 | |
| PNo | Postnummer | X |
| PArea | City | X |
| YrRef | Din referens | X |
| CPmtTrm | Antal dagar kredit | X |
| Telefon | Telefonnummer | X |
| Fax | Faxnummer | |
| Bsno | Organisationsnummer | X |
Fälten nedan @WaBnd (Bunthodet)
| VaIDt | Värderingsdatum | X |
| Beskrivning | Beskrivning | X |
| SrcTp Origin | (Detta är lika med 12, för import) | X |
Fälten under @WaVo (bilaga rader)
| LnNo | Radnummer | X |
| VoNo | Dokumentnummer | X |
| VoDt | Dokumentdatum (ÅÅÅÅMMDD) | X |
| VoTp | Dokumenttyp | X |
| DbAcNo | Txt Dokumenttext (här står det i textfältet «Invoice») | X |
| DbTrnCl | Debetkonto | Y |
| DbTxCd | Debetkonverteringsklass | |
| DbAcCl | Debiteringsgen. konto | |
| CrAcNo | Kreditkonto | Z |
| CrTrnCl | Kreditkonverteringsklass | |
| CrTxCd | Credit i genomsnitt konto | Z |
| CrAcCl | Kreditkontotyp | |
| Am | Belopp | X |
| Free4 | Används inte | |
| R1 | Avdelningsnummer | Y |
| R2 | Projektnummer | Y |
| VatAm | Momsbelopp | X |
| TransSt | Används inte | |
| Kund | kundnummer | X |
| DueDt | Förfallodatum (ÅÅÅÅMMDD) | Y |
| InvoNo | Fakturanummer | X |
Exempelfiler
Visma Business är tillgänglig som en platt filexport. En enda TXT-fil genereras som i sin tur kan importeras till Visma Business-programmet.
Visma Business Order V2 är också en filexport och genererar en fil för kund, projekt och order, allt i CSV-format.