Elektroniska offerter och avtal

Projekten i RecMan har en funktion som gör så att du kan generera offerter och avtal elektroniskt, för att ta bort behovet av att skriva ut kontrakt eller använda program utanför systemet. Dessa offerter och avtal är ofta baserade på mallar med infogningstaggar, vilket gör det enkelt att skapa kvalitativa kontrakt. Dina offerter kan sedan skickas direkt till en kund eller kandidat. Du kan ändra avtal även efter det att de skickats, så länge de inte är signerade.

Efter att dokumenten skickats så kan kunden eller kandidaten också signera dem elektroniskt, med samma nivå på säkerhet som du förväntar dig av en traditionell signatur.

Skapa och skicka en offert

Tryck på offert-knappen som du hittar på projektkortet. Du får då upp en lista på alla offerter och avtal som skapats inom projektet, tillsammans med övergripande information och möjligheten att skicka ut, ändra eller ta bort ett avtal från listan. En del poster kan vara listade som “utkast”, vilket betyder att de har skapats men inte skickats till kund. Det här “utkast”-attributet gör att det är möjligt att arbeta med flera avtal samtidigt, och att samarbeta kring affärer och avtal med dina medarbetare.

Om du vill skapa en ny offert eller nytt avtal, tryck på +Skapa-knappen, som är markerad med rött i bilden ovan. Då kommer du till en vy där du skapar offerten eller avtalet. I bilden nedan hittar du förklaringar till de olika knapparna och funktionerna i vyn.

1. Namnet på offerten/avtalet – Detta bestämmer vad offerten kallas internt i systemet. Det är alltså bra att välja unika namn för att kunna skilja olika offerter åt.
2. Genom det här valet bestämmer du om du vill ha en bildbakgrund till ditt avtal, eller om du hellre har en neutral bakgrund. Om du väljer bildbakgrund så kommer systemet att välja bland olika licensierade bilder.
3. Definiera vem som är ansvarig för offerten, välj bland listade kollegor. Deras namn och kontaktinformation kommer då automatiskt dyka upp på slutprodukten.
4. Motsvarar ovanstående funktionalitet, men här gäller det att välja den person på mottagarsidan som ska inkluderas i offerten.
5. Typ av offert/avtal. Här har du fem val:
   • Offert/Avtal – Standardofferten, låter dig inkludera information om din kund och företagets kontaktperson.
   • Jobb – Orderbekräftelse kund – Används typiskt när du behöver en bekräftelse på ett rekryteringsuppdrag eller ett anställningsförslag.
   • Jobb – Anställds bekräftelse – Motsvarar “Kundbekräftelse Order”, men här får du även möjligheten att inkludera information om den anställda och tjänsten som tillsatts.
   • Förläng uppdrag – Orderbekräftelse kund – Motsvarar “Kundbekräftelse Order”, men används för förlängning av befintligt uppdrag.
   • Förläng uppdrag – Anställds bekräftelse – En bekräftelse som skickas till den anställda angående förlängning av uppdrag
6. Välj det språk som ska användas i offerten. Det här valet avgör hur t.ex. kryssrutor och knappar för signering presenteras i kontraktet.
7. Avtalsprognos – Denna funktion beskrivs i detalj längre ner.
8. I det här fältet skriver du ett meddelande som beskriver offerten. Texten visas när offerten tas emot av kunden, tillsammans med en länk till offerten. Mallar och flätningsfält kan användas här för att automatisera detta steg, istället för att skriva ett nytt meddelande varje gång.

   Notera

   Om du väljer en mall från rullgardinsmenyn och ämnesraden lämnas tom, så kommer ämnet på meddelandet bli detsamma som namnet på mallen. Se till att ämnesraden blir rätt innan du skickar offerten.

9. Som du kan se finns här fyra ikoner. Pilen tar dig tillbaka till projektet. Papperskorgen kastar ditt nuvarande utkast och återvinnings-ikonen återställer det igen. Ögat låter dig se offerten innan du skickar det.
10. Härifrån kan du bifoga filer från dokumentarkivet till en offert. Filen kommer synas längst ner i offerten, under signaturfältet.
11. Här kan du fylla i själva offerten. Vanligtvis finns förberedda mallar skapade i systemet, som du kan hitta i rullgardinsmenyn och som du nu kan välja och anpassa. Om du använder infogningstaggar så kan du förhandsgranska resultatet genom att trycka på blixt-knappen bredvid rullgardinsmenyn.

    Notera

    Om du väljer en mall från rullgardinsmenyn, kommer det som eventuellt skrivits innan att försvinna och ersättas av mallen. Blixt-knappen används för att förhandsgranska resultatet när du använder infogningstaggar, men allt kan inte visas innan det skickas, så som @offer.created-taggen.

    

     

12. Detta är vanligtvis det sista steget för att skapa en offert. Du kan välja Skapa eller Skicka. Väljer du endast Skapa så kommer det att sparas som ett utkast, som senare kan skickas från projektkortet. Skicka sänder offerten till den e-postadress som angivits tidigare.

    Notera

    Du kan ändra texten i offerten även efter att det skickats, så länge det inte signerats.

Kontraktsprognos

När du skapar en ny offert/affär så kan du välja att lägga in prognossiffror. Du har möjlighet att ange minimumvärde, maximumvärde, beräknat värde, sannolikhet för affär och sannolikt leveransdatum. De här siffrorna ligger till grund för rapporten Ekonomisk översikt, som då kan beräkna en prognos över vunna affärer.

I avtalsprognosen behöver du ange ett sannolikt leveransdatum, annars går det inte att dra rapporter över upplupna fordringar. Det är även nödvändigt att ange sannolikhet för att vinna affären. Lämnas fältet tomt blir sannolikheten 0% och du kommer att få nollsummor i rapporten. När det kommer till min-/max-värden så är det obligatoriskt att fylla i antingen både minimum- och maximumvärdena eller det uppskattade värdet. Du kan också fylla i all information.

Exempel på användningen av kontraktsprognosen: Om du satt sannolikhet för vunnen affär till 70% och uppskattat värde till 10 000, så kommer prognosen för kontraktet bli 7000. Du kan se resultaten i rapporten, ”Ekonomisk översikt”.

Färdigställa offerten / avtalet

En färdig offert ser typiskt ut så här. Som du ser är infogningstaggarna redan integrerade i texten (utskrivna med den röda blixt-knappen) och information från offerten / avtalet är infogade i mallen som används för orderbekräftelse. Du kan se att det finns en meddelandemall i din e-postlåda. Det är inte möjligt att förhandsgranska infogningstaggarna här, men du kan fortfarande använda dem och de kommer att infogas i texten när du skickar offerten.

När du börjar närma dig slutresultatet så rekommenderas att du trycker på knappen för förhandsgranskning (ögon-ikonen återfinns längst upp till höger i det svarta fältet). Detta gör att du kan se den slutgiltiga versionen av offerten, som är den som kunden kommer att se. När du har granskat den kan du skicka den med Skicka-knappen. Du hamnar då tillbaka i projektvyn.

Uppföljning av elektroniska offerter och avtal

Efter det att du har skickat iväg en offert till en mottagare har du möjlighet att följa processen vidare. Du kan också ändra i offerten om det är något som råkat bli fel. Detta kan göras i realtid så att kunden ser ändringarna direkt efter att de blivit gjorda, eller genom att skicka-om e-postmeddelandet med offerten. Du kan även radera en offert om du vill. Kontraktsprognosen för en offert kan också du titta på och göra förändringar i.

1. Trycker du på den blå fliken så kommer det upp en del grundläggande information om offerten.
2. Den underliggande kontraktsprognosen utgörs av de siffror som du registrerade när offerten / avtalet skapades. Du kan ändra siffrorna här och du har möjlighet att lägga till kommentarer. Du kan också se vilka som öppnat offerten / avtalet, datumet för när det gjordes och vilken IP-adress som det gjordes från.
3. Den här överblicksvyn visar ett register över vilka som du skickat offerten till, och du har också möjlighet att skicka meddelandet igen.
4. Här kan du skapa ordrar baserat på offerten / avtalet. Delar av orderinformationen fylls i automatiskt med uppgifter från offerten. Du kan lägga till så många rader som du behöver och redigera dem. Mer information om hur du upprättar ordrar kan du hitta i artikeln, Skapa och redigera en order. Man kan även välja om offerten / avtalet ska vara faktureringsbart eller inte. Om du specificerat att det inte ska vara faktureringsbart så kommer du inte kunna skapa fakturor baserat på ordern, utan kommer att få ett felmeddelande.