När man använder RecMan "till fullo" talar vi ofta om att kunna ta fram underlag för fakturor och/eller löner. Oavsett om du säljer tjänster, anlitar personal eller professionell rekrytering skulle det vara fördelaktigt om du kunde skapa underlag för fakturor och löner från samma databas som där dina kunder, kontaktpersoner, kandidater och medarbetare finns.
Den här artikeln och dess referenser fokuserar på vad som rör uppsättningen av ekonomiska inställningar och databaser som gör det enklare för ditt företag att skapa faktura- eller löneunderlag. Om du ska integrera RecMan med ett externt lönesystem eller redovisningssystem är upplägget du gör otroligt viktigt.
Ekonomi
Man måste göra en rejäl runda i inställningarna för ekonomi om underlag för en faktura ska skapas. Om detta är tänkt som underlag för rapportering, eller om det ska skickas från RecMan till andra system, måste du vara noggrann i denna granskning.
För var och en av dina avdelningar kommer du att kunna ställa in unika ekonomiska inställningar. Det blir allt från vad fakturan ska innehålla, hur den ska se ut, vilka språk den ska vara på, vilken valuta, samt vad som gäller för nummerserier och KID. Det är även möjligt att sätta upp länkar till externa redovisningssystem per avdelning. Om det finns en exportmöjlighet som är relevant för dig och du vill ha möjlighet att skicka fakturor som EHF , aktiveras även detta i dessa inställningar. Momssatser och skäl för kreditnotan kan också definieras här.
Nummerserie
Observera att fakturanummerserien kommer att "låsas" så snart den första fakturan skapas. Det är viktigt att du ställer in önskad nummerserie från dessa inställningar innan du påbörjar fakturering.
För mer information om uppsättning och inställningar, se Ekonomi.
Produkter
Det första stället att börja när det kommer till finansiell data är listan över produkter. Produkter är en av de lägsta nivåerna av databaser i RecMan, och är väsentliga att få på plats om fakturor ska genereras.
Produkter och bemanning
I förhållande till andra IT-system på marknaden är det något onaturligt att det som rör bemanning (artiklar och löner) har en koppling till en produkt. För att ta hand om det som rör konton, och god insyn i täckningsbidrag, måste därför artiklar kopplas till en eller flera produkter. Kom därför ihåg att skapa produkterna innan du startar artikellistan.
För mer information om inställningar och inställningar, se Produkter.
Bemanning
I de fall du använder RecMan som lösning för bemanning måste du även ta en titt på bemanningsinställningarna innan du startar. Även om det finns flera av inställningarna här inne som inte är relaterade till ekonomiskt underlag måste man se över vad som är relevant.
Först och främst ska du skapa artiklar för lön, frånvaro, tillägg och avdrag. Detta är den lägsta nivån av data och själva grunden för RecMans tidsregistrering. Här gäller det att göra saker rätt efter ert användningsområde, och speciellt när underlaget ska exporteras till externa system. Alla artiklar kommer som sagt att ha en länk till produkter och kommer att användas i vad vi kallar kollektivavtal, som i praktiken innehåller all logik för tidrapporteringen.
Konsultation
Även om det finns flera duktiga personer där ute rekommenderar vi att du får en liten introduktion till detta av en konsult på RecMan innan du börjar.
Nästa sak att titta på är vad som gäller export. Om du ska exportera löneunderlag till ett externt lönesystem eller till revisorer måste du aktivera det/de exportalternativ som är relevanta.
Sist men inte minst har vi något som kallas kostnadsställe. Detta kan användas för att lägga till en extra dimension till det ekonomiska underlaget.
För mer information om uppsättning och inställningar, se Personal.
Tillbaka till Komma igång med RecMan.