Få kontroll över valen som är möjliga att göra i systemet för att få till den uppsättning som är bäst för er RecMan-lösning.
Oavsett vad RecMan används till finns det några inställningar som vi rekommenderar alla att göra innan börjar arbeta i RecMan. I den här artikeln kommer vi att gå igenom det vi rekommenderar att ni ser över.
Som en introduktion har du möjlighet att läsa igenom hur RecMan är uppbyggd rent strukturmässigt. Du kan läsa mer om detta i följande artikel, Systemarkitektur.
För att ställa in systeminställningar, gå till Inställningar.
Du har bara att ha tillgång till systeminställningar om du har en av administratörsbehörighet.
Den här artikeln kommer att fokusera mer på de grundläggande delarna av inställningarna, och några går vi igenom här nedanför.
Interna företag
Ett internt företag i RecMan kan ofta jämföras med ett varumärke eller en organisation. Vi försöker förhålla oss till enkel terminologi och kan förstå att interna företag och avdelningar kan vara förvirrande till en början. Kort sagt, ett internt företag är vad en kandidat, kund eller andra externa parter kommer att se utåt. Om du har flera företag finns det en möjlighet att göra uppsättning i RecMan så externa parter ser dessa två företag som oberoende enheter, trots att de ingår i samma RecMan-lösning.
Varje internt företag kommer att ha sin egen kandidatdatabas och sin egen karriärsida (ofta kallad RecMan-sidan). En kandidat kan då registrera en profil i interna företaget A, och inte ha möjlighet att söka tjänster som publiceras från interna företaget B. Då ska kandidaten ha en profil för vart och ett av de interna företagen då dessa är separata kandidatdatabaser.
Radering av internt företag
På grund av systemets arkitektur finns det vissa konsekvenser av att ta bort ett internt företag. Du har alltså inte möjlighet att göra detta själv, utan tekniker hos RecMan behöver utföra en sådan åtgärd. Skapa inte nya interna företag innan du är helt säker på vad du gör.
För mer information om företagsinställningar och inställningar, se Interna företag.
Avdelningar
En avdelning i RecMan är ofta det som är er juridiska enhet. Många RecMan-lösningar hos våra kunder består av ett internt företag och en avdelning, där informationen är likartad för båda nivåerna. Om du däremot har flera avdelningar, juridiska enheter, orter eller liknande som du vill separera information på kan detta göras på avdelningsnivå. Ett projekt kommer till exempel alltid att vara kopplat till en avdelning och om en faktura ska skickas till en kund från detta projekt används information från avdelningen. Avdelningar kan potentiellt jämföras med ett kostnadsställe.
Det är alltså på avdelningsnivå som uppgifter läggs in som ska finnas på fakturan. Det är även på avdelningar du laddar upp en logotyp som kommer att synas uppe till vänster inne i RecMan när du har loggat in som medarbetare. Det innebär att en medarbetare alltid är knuten till en avdelning. Det är värt att notera att en avdelning alltid är en del av ett företag, vilket är i enlighet med illustrationen för systemarkitektur. Det innebär att ett projekt och en medarbetare alltid kommer att ha en logisk koppling till en avdelning och ett företag.
Borttagning av avdelningar
På grund av systemets arkitektur finns det vissa konsekvenser av att ta bort en avdelning. Du har alltså inte möjlighet att göra detta själv, utan en tekniker hos RecMan behöver. utföra en sådan åtgärd. Skapa inte nya avdelningar innan du är helt säker på vad du gör.
För mer information om avdelningsinställningar och inställningar, se avdelningar.
Medarbetare
En medarbetare i RecMan är detsamma som en systemanvändare, ofta kallad användarlicens. Det är de interna medarbetarna i systemet som har tillgång till "insidan" av RecMan-lösningen. Här ska man ha tungan lite rätt i mun då det finns otroligt många rättigheter man kan sätta för varje medarbetare. Vi rekommenderar starkt att en eller flera roller (en uppsättning rättigheter) skapas, som kan tilldelas nya och befintliga medarbetare. På så sätt upprätthålls kontroll över de funktioner och insikter som den enskilde medarbetaren har. Normalt sätter man upp roller baserat på typen av roll, eller syftet bakom systemåtkomsten.
Radering av medarbetare
Du är fri att skapa och ta bort medarbetare efter behov. Å andra sidan bör du tänka efter två gånger innan du lägger till eller tar bort någon. Medarbetare är ofta kopplade till projekt och uppgifter, vilket är en "privat" koppling. Det är därför klokt att flytta dessa till en aktiv medarbetare innan du raderar en medarbetare. All information som den medarbetaren har lagt in kommer dock att finnas kvar i systemet.
För mer information om inställningar och uppsättning av medarbetare, se Medarbetare.
E-post
Med RecMan som IT-lösning för företag skickas det ofta otroligt många mejl. Om detta är något som skickas från dig som medarbetare till en eller flera mottagare, eller om det skickas som ett automatiskt utskick, är det viktigt att ta hänsyn till dessa inställningar. Alla RecMan-lösningar är anslutna till våra e-postsändningsservrar, vilket innebär att du kan skicka ett e-postmeddelande sekunder efter att du loggat in för första gången. Nackdelen med att använda våra servrar är att du kommer att stå som avsändare med till exempel ola.nordman@techbemanning.se där e-posten kommer från en server som heter mail.recman.io. Flera mottagare tolkar denna avvikelse som riskabel och e-postmeddelandet kan därför hamna i ett spamfilter eller blockeras helt.
För att motverka att leveransen inte är optimal rekommenderas att som minimikrav sätta upp en generell SMTP-server. SPF rekommenderas också starkt eftersom detta kan förhindra att e-postmeddelanden fångas upp som skräppost om SMTP misslyckas av någon anledning. För en extra säkerhetsnivå kan DKIM också ställas in.
Mer information om e-postinställningar finns i E- post.
Om du vill få optimal användning av RecMans e-postfunktion rekommenderas även att sätta upp en e-postintegration per medarbetare. Detta är något varje medarbetare måste sätta upp själv via sin Profil, och hur man gör det går att läsa här.
Säkerhet
På RecMan har vi stort fokus på säkerhet. Det finns mycket information som kan vara skadlig för dig och din organisation om den hamnar i fel händer. Även med tanke på mängden data som laddas upp i din lösning genom CV, ansökningsbrev, filer i övrigt, bilagor i e-postmeddelanden som kommer in, och som du eventuellt vidarebefordrar till dina kunder, är det otroligt viktigt att vidta de åtgärder som kan skydda dig mot olyckliga situationer.
Du kommer att kunna installera antivirus som skannar filer efter virus och liknande, samt sätta upp begränsningar för inloggning per medarbetare som kan förhindra systemåtkomst från att hamna på avvägar.
Mer information om säkerhetsinställningar finns i Säkerhet.
Mallar
Stora delar av RecMan bygger på användning av mallar och genom att sätta upp bra mallar för både avtal, orderbekräftelser, offerter, e-post och SMS kommer du att kunna öka effektiviteten avsevärt, samt förebygga att medarbetare arbetar på olika sätt. Genom att standardisera mallar och implementera dessa som en "best practice" garanteras att arbetet blir enklare och mer produktivt.
Mer information om inställningar och uppsättning av mallar finns i Mallar.
Generellt
Det finns stora möjligheter att göra RecMan enklare att använda, och att skapa en bra databas för insikt. I generella inställningar har du möjlighet att ange vilka loggkategorier som kan användas, samt sätta upp ett register med taggar som kan användas på olika sätt. En tagg kan till exempel läggas till en kandidat eller en kund för att enkelt se detta i översikterna i kandidatdatabasen eller CRM.
För mer information, se Generellt.
Databas
I inställningarna för databas finns möjlighet att hantera API-nycklar och återställa nyligen raderade företag/projekt/kandidater/jobbannonser. Du kan också koppla RecMan till andra databaser eller integrationer som Bisnode, Mailchimp, Azure AD, G suite, samt skapa en separat e-post feed för att ta emot förfrågningar direkt i RecMan.
För mer information, se Databas.
Tillbaka till Kom igång med RecMan.