En este artículo, puede leer sobre Plantillas, cómo crearlas y personalizarlas según las necesidades de su negocio.
Creación
En RecMan, hay varios lugares donde se pueden utilizar plantillas. Estos lugares incluyen descartar candidatos, presentaciones de candidatos, ofertas/acuerdos, y más.
Hay tres tipos diferentes de plantillas en RecMan:
- Plantillas: Se utilizan típicamente en acuerdos (confirmaciones de pedido, ofertas, etc.), presentaciones de candidatos y documentos generales.
- Plantillas de mensajes:Pueden usarse para correos electrónicos. Por ejemplo, si envías una oferta a un cliente utilizando una plantilla de oferta, es posible que desees incluir un texto breve que describa cómo deben firmar electrónicamente o simplemente tener una plantilla para tu firma.
- Plantillas de SMS:Estas se crean para habilitar el envío rápido de mensajes de texto desde el sistema con un texto predefinido.
Las plantillas y las plantillas de mensajes pueden usar mScript, el sistema de etiquetas de fusión en RecMan, para obtener automáticamente información del sistema e ingresarla en un acuerdo o correo electrónico. Al agregar estas a tus plantillas, puedes comenzar a automatizar tu flujo de trabajo, ya que una sola plantilla puede usarse para enviar a miles de destinatarios, dejando la recopilación de información al propio sistema. Puedes leer más sobre mScript aquí.
Las plantillas son algo a lo que todos los usuarios tienen acceso una vez creadas, mientras que las plantillas de mensajes pueden limitarse a algunos compañeros de trabajo seleccionados, si así se desea. En una empresa con diferentes roles y tareas, es bueno tener un pequeño banco de plantillas de mensajes adecuadas a las necesidades de cada compañero de trabajo.
Encontrarás un editor de texto enriquecido en todos los tipos de plantillas, lo que te permitirá personalizar tus plantillas fácilmente. Puedes cambiar los tamaños de texto y fuente e insertar enlaces e imágenes según desees. No se recomienda tener muchas imágenes y enlaces en tus plantillas, ya que algunos proveedores de correo electrónico y software no los soportan. Ten en cuenta que las plantillas de SMS tienen un editor de texto limitado.
Al crear una plantilla y una plantilla de mensaje, se sugiere nombrarla de acuerdo con su uso previsto, ya que no habrá una vista previa de las plantillas antes de seleccionarlas, solo su nombre. Al crear una plantilla de mensaje, también puedes agregar un asunto; este se pondrá en el campo de asunto del correo que estás redactando. Si se deja en blanco, el nombre de la plantilla de mensaje se insertará aquí si el campo de asunto está vacío.
Advertencia
Si bien escribir una plantilla en un editor de texto por adelantado (Word, etc.) puede ser tentador, no se recomienda. Si se pega texto de un programa de este tipo, el formato oculto puede causar mucha confusión y errores en su plantilla.
Compartir una plantilla de mensaje
Como se mencionó anteriormente, puede seleccionar qué usuarios tienen acceso a cada plantilla de mensaje. Con la plantilla seleccionada, verá tres botones en la parte superior derecha. El del medio le permite compartir su plantilla con sus colegas.
Una vez compartidas, el compañero de trabajo encontrará las plantillas de mensajes en las áreas donde envía correos electrónicos y debajo de su página de perfil (ubicada justo debajo del nombre y la imagen del usuario en la parte superior derecha). Desde sus perfiles, los compañeros de trabajo pueden personalizar las plantillas de mensajes a su medida; sin embargo, si se realiza un cambio importante en la plantilla, es posible que desee marcar Actualizar plantilla para aquellos que ya han seleccionado la plantilla en la parte inferior. Esto sobrescribirá cualquier cambio que haya realizado y aplicará la plantilla recién creada a su perfil.
Asignar plantilla de mensaje
También puede asignar automáticamente una plantilla de mensaje a nuevos compañeros de trabajo. Esto hace que todos los nuevos compañeros de trabajo que creen una cuenta se compartan con esta plantilla.
Plantillas SMS
También puede crear plantillas para enviar mensajes de texto desde RecMan. De manera similar, crea estos como los otros tipos; sin embargo, sus opciones de entrada y editor de texto son algo limitadas. Esto se implementa para reflejar la naturaleza simple del texto SMS. La creación de plantillas de SMS le permite enviar mensajes rápidamente a uno o más candidatos o contactos de la empresa, como puede ver a continuación.
Agregar una imagen a una plantilla
Si desea agregar una o más imágenes a su plantilla o plantilla de mensaje, debe completar los siguientes pasos:
Paso 1
Lo primero que necesita es que la imagen exista en Internet. Si tiene una fuente diferente para la imagen que no sea su computadora, puede omitir el paso 2.
Lo primero que debe hacer es ubicar su archivo de documentos. Pase el cursor sobre el icono de inicio azul y seleccione Archivos.
Luego haga clic en el botón + Agregar.
Presione Examinar archivos para abrir el explorador de archivos de su computadora. También puede arrastrar y soltar la imagen desde su computadora al área gris. Una vez que haya localizado el archivo almacenado en su computadora, selecciónelo y ábralo. Esto iniciará la carga.
Una vez cargado, presione la flecha hacia atrás para navegar de regreso a la unidad. Localice su archivo y siga la línea hasta el área compartida. Aquí encontrará una pequeña cadena; Haga clic. Esto le presentará una URL que enlaza directamente con la imagen en sí. Copie esta URL; lo necesitaremos en el paso 2.
Paso 2
Ahora que la imagen existe en el sistema y tenemos el enlace a ella, navegue de regreso a la plantilla o plantilla de mensaje que desea colocar en su imagen. Una vez ubicado, presione el icono de imagen pequeño.
Esto abrirá un cuadro. En el campo URL, pegue la URL que copió del archivo de documentos. Obtendrá una pequeña vista previa de la imagen y podrá cambiar el tamaño de la imagen con los valores de Ancho y Largo.
Una vez satisfecho, presione OK para ingresar la imagen. Tenga en cuenta que en cualquier momento puede hacer clic con el botón derecho en la imagen y abrir las Opciones de imagen una vez más.
Agregar un enlace
Si desea vincular a un sitio web o archivo en línea, puede hacerlo directamente. Tiene dos opciones aquí, puede presionar el símbolo de enlace en el editor de texto y pegar su enlace directamente, o puede seleccionar un fragmento de texto antes de hacer clic en el enlace. Las palabras que seleccionó se convertirán en un enlace en el que se puede hacer clic a la ubicación que especificó.