Her finner du informasjon om Filarkivet, hvor du enkelt kan laste opp dokumenter og koble dem til kandidater og kunder.
Filer og tekstdokumenter i nettskyen
I RecMan er det et innebygget filarkiv hvor du kan laste opp dokumenter (f.eks. bilder, PDF, Word etc), samt en dokumentgenerator som lar deg lage og redigere tekstdokumenter (litt som Google Docs om du kjenner til dette). Arkivet er nyttig for de som har mange filer som skal være tilgjengelig felles for flere ansatte og for eksempel infoskriv som brukes.
I Filarkivet kan du velge om filen som lastes opp skal være synlig / tilgjengelig kun for deg selv, eller om denne skal kunne deles med andre. Du kan dele en fil med både medarbeidere og ansatte (vikarer) eller kandidater.
Slik går du fram:
Gå til hjemskjermen din og trykk Filer knappen. For å laste opp en fil (f.eks. Word, PDF, Excel etc.), mappe eller cloud-dokument, klikk på knappen +Legg til.
Standard når du laster opp er at filen er privat (kun synlig for deg). Du kan også dele filen med medarbeidere i etterkant (se forklaring lenger ned i artikkelen.
For å slette en fil som ligger i filarkivet, flytte den til en mappe, redigere rettighetene eller endre filnavn, marker først filen(e) (1), og klikk deretter på en av knappene som dukker opp på toppen (2).
Dette betyr at du f.eks. kan huke av flere filer og flytte disse inn i en mappe, eller flytte en mappe inn i en annen osv.
Merk
Dersom du ikke har muligheten til å huke av filer som visualisert over, betyr dette at du ikke har rettighet til dette. Snakk i så fall med din systemadministrator. Dette gjelder rettigheten "Filadministrator" som må være påskrudd.
Inne i filarkivet har du mulighet til å filtrere på dokumenter delt med deg, egne dokumenter, typer filer som cloud dokumenter, mapper og vanlige filer. Filtreringen som evt. er på, er markert i grønt. Klikk på ikonet for å fjerne filtreringen. En slik filtrering er hensiktsmessig å benytte seg av hvis du har mange filer og dokumenter i en mappe.
Legge til linker i filarkivet
Det er også mulig å legge til linker i filarkivet. For å gjøre dette trykker man på Legg til knappen og velger så Legg til link. Her gir du linken et navn, legger inn URL og velger hvem du ønsker å dele linken med. Deretter trykker du Lagre og linken dukker opp i filarkivet ditt.
Man har mulighet til å legge til linker i det generelle filarkivet, i kandidatfiler, kundefiler og prosjektfiler. I praksis kan man linke mot hvilken som helst URL på internett. Det som er veldig fint med funksjonen er at man kan linke til filer, mapper og dokumenter i f.eks. Google Drive og One Drive. Hvis man f.eks. legger inn en delbar link til et dokument i Google Drive, der medarbeiderne dine har fått rettighet til å redigere dokumentet (settes i Google Drive), så vil man enkelt kunne samarbeide i samme dokument, oppdatere dette, og linken ligger hele tiden i RecMan. Ligger linken f.eks. på kundekort, kandidatkort eller prosjektkort åpner dette utrolig mange muligheter for å kunne jobbe i sanntid.
Hente delbar link fra Google Drive
Denne filmen viser hvordan man deler dokumenter og mapper i Google Drive, følger du denne kan du hoppe ned til Legge til link i RecMan.
Det første man gjør er å generere en delbar link inne i Google Drive. Dette gjør du på følgende måte:
Når du står inne i oversikten i Google Drive, ser man alle filer, mapper og dokumenter man har lagret der (i tilfellet nedenfor er det en mappe med navn RecMan Maler og et dokument med navn RecMan Maler).
For å få en delbar link fra det dokumentet eller mappen du ønsker å legge til i RecMan, trykker du på aktuell fil slik at den markeres i blått. I bildet nedenfor ønsker jeg å lage en delbar link til mappen RecMan Maler.
Når du har markert filen vil det komme opp en rekke symboler i linjen i toppen av skjermen. Neste steg er å trykke på Del-knappen.
Etter man har trykt på del-knappen vil det komme opp et boks der man kan definere hvem som skal ha rettighet til å se innholdet i dokumentet, eller om de også skal kunne redigere det. Dette gjøres ved å legge til e-postadressene til vedkommede.
Linken som genereres her er den delbare linken man skal kopiere inn i RecMan.
Når du trykker på linken fra filoversikten kommer du direkte til dokumentet / mappen som linken er knyttet til. Hvis du får beskjed om at du ikke har rettighet til å se dokumentet, har personen som opprettet linken ikke lagt til deg i listen over de som har rettigheter til å se / redigere. Dette kan enkelt endres i Google Drive.
Er det snakk om et enkelt dokument kommer man direkte til visning eller redigeringsskjermen av det aktuelle dokumentet. Er det derimot snakk om link til en mappe vil man komme til oversikten over hva som ligger i mappen. Trykker man på et av dokumenten derfra går man direkte i visningsskjermen, ønsker man å komme til redigeringsskjermen må man trykke på Eget vindu oppe i høyrehjørnet. Man kan fra mappeoversikten trykke på Åpne i Drive, da vil mappen åpnes i din Google Drive. Man har også mulighet til å legge den til Min disk permanent.
Tekstdokumenter i nettskyen
For å opprette et nytt tekstdokument, klikk på Legg til knappen øverst og velg Cloud dokument. Du vil nå få mulighet til å skrive et tekstdokument. Bruken av tekst-editoren er lik som i stillingsannonsemodulen og øvrige steder i systemet, men med en del ekstra funksjoner du kanskje kjenner fra Word eller Google Docs. Et slikt dokument legger seg i filarkivet på samme måte som andre filer, med symbolet av en sky, og kan også flyttes, endres navn på osv.
Merk
Når du lager et tekstdokument, husk å lagre ved å klikke knappen med en diskett.
Deling av dokumenter som f.eks. Personalhåndbok
I filarkivet finner du en rekke delingsmuligheter. Først og fremst kan du dele filer med dine medarbeidere. Merk at du må ha rettigheter til å se og dele filen først (snakk med din superbruker).
For å dele en fil med en medarbeider, marker én eller flere filer, og trykk deretter på deleknappen som dukker opp.
Delt valget angir hvorvidt du skal dele med medarbeidere internt eller ikke.
Menyvalg under RecMan-page angir hvem av de som har tilgang til den eksterne kandidatportalen som skal kunne motta filen (altså de som har en log-in av dine søkere, ansatte osv. på din hjemmeside gjennom RecMan). Her har du fire valg:
- Ikke delt – dette er default, og betyr at den ikke er delt med noen kandidater.
- Delt med alle kandidater (gjør filen tilgjengelig inne på kandidatens profil / log-in, til ALLE kandidater i basen til ditt selskap).
- Delt med alle ansatte / vikarer (gjør filen tilgjengelig for ALLE som er godkjent for bemanning, altså alle dine ansatte / vikarer). Dette valget er typisk for å dele f.eks. en vikarhåndbok.
- Tilgjengelig for deling med utvalgte kandidater (dette åpner for at filen kan deles med de kandidatene du åpner for i kandidatbasen).
Tips
Dette er typisk valg dersom du har dokumenter eller filer som du og en gruppe kandidater skal ha tilgang til, men som du vil velge fortløpende fra kandidatbasen uten at noen skal få tilgang automatisk.
Del filer med utvalgte kandidater
Etter å ha gjort en fil tilgjengelig for utvalgte kandidater ifra delemenyen i filarkivet, kan du nå dele filen(e) med et utvalg av kandidater (for at de skal svare på attributten). Dette gjøres ifra kandidatbasen.
Velg en eller flere kandidater (fra f.eks. et filtreringsutvalg eller en kandidatpool), trykk på dele-ikonet, og du vil få opp en oversikt over tilgjengelige filer du kan velge for deling med de utvalgte kandidatene.
Delbar link til filer i filarkivet
Alle filer kan du dele fra filarkivet. Klikk på kjettinglinken for å få en delbar link.
Du vil deretter få opp et vindu med den delbare linken. Kopier link (Ctrl + C / Cmd + C) og del den hvor du vil.
Denne linken kan du bruke når du skal linke til bilder og filer i f.eks. maler du lager i systemet.