CRM modulen

Her finner du generell informasjon om CRM, samt hovedfunksjoner og hvordan opprette en ny bedrift.

CRM (Customer Relationship Management) i RecMan gir en oversikt over kundene du har i systemet, hvor du kan se hvilken status de har, hvilke prosjekter de har pågående og hvilke prosesser de er i. Kort forklart er alt knyttet til bedriften håndtert gjennom CRM.

Hovedfunksjoner i CRM

I utgangspunktet er de fleste funksjonene i RecMan på en eller flere måter knyttet til CRM. Men for å holde de ulike modulene adskilt på en lett og forståelig måte kalles den delen av systemet som huser selve kundebasen og kundekortene for CRM.

Noen av de tingene du kan gjøre i CRM er:

• Søke i eksisterende kunde / bedriftsdatabase, og se økonomi-info på bedriften
• Gjøre oppdateringer på en kunde, f.eks. endre besøksadresse
• Legge til, se og redigere kontaktpersoner
• Filtrere bedrifter og lage utvalg, f.eks. basert på sted, kundeforhold, avdeling osv.
• Booke kundemøter og lage oppfølginger
• Opprette nye prosjekter til rekruttering, bemanning eller annet.
• Loggføre aktivitet, f.eks. en telefonsamtale eller et kundebesøk
• Legge inn nye bedrifter

Kredittvurdering og kredittovervåking

Når et selskap er vurdert i CRM-databasen, legges det også automatisk til kredittovervåking. RecBot vil overvåke et selskaps kredittvurdering i bakgrunnen. For mer informasjon, se Creditsafe kredittsjekk.

Oversikt over kunder

I CRM modulen finner du en oversikt over bedriftens eksisterende kunder. Til venstre har du filtermenyen med ulike filtreringsmuligheter som f.eks. samarbeidsforhold, sted, bransje etc. På hver kunde ser du hvor mange aktive prosjekter som er knyttet til kunden, hvor mange uløste oppgaver, ikke signerte avtaler samt hvor mye bedriften har fakturert på kunden i år.

Hvis man markerer en eller flere kunder får man opp en rekke knapper (valgmuligheter). Her kan man sende e-post til utvalget av kunder (samt kontaktpersonene til disse kundene), ta ut en excel-rapport av utvalget, legge til bedriftsattributter på flere kunder, tildele tags til flere kunder, og oppdatere samarbeidsforhold på flere kunder samtidig.

Opprette en ny bedrift i CRM

Dersom den kunden du skal jobbe med ikke eksisterer i din CRM, må du først opprette bedriften. I RecMan har du en innebygget bedriftsdatabase (RecMan CDB) som gjør denne jobben enkel for deg. For å legge inn en ny bedrift, trykk på den knappen Opprett ny bedrift.

Start med å taste navnet på den bedriften du vil legge til i søkefeltet. Systemet vil automatisk begynne å søke for deg. Jo mer av firmanavnet du skriver, jo nærmere kommer du et treff. Er firmanavnet svært unikt holder det ofte med å taste noen få bokstaver. Når du ser rett navn, klikker du på dette. Systemet vil nå automatisk fylle inn organisasjonsform, org. nr., NACE (næringskode), antall ansatte. etc. Fyll så inn informasjon som evt. mangler.

Dersom systemet ikke finner bedriften i søkedatabasen kan du naturligvis fylle inn alt manuelt selv.

Informasjon

Velg hvilken relasjon bedriften har til dere, f.eks. prospekt, kunde, eller eget selskap hvis du oppretter din egen bedrift her.

Eierskap

Du kan også velge hvilke medarbeidere som skal ha en tilhørighet til denne bedriften. Du kan legge til så mange personer som du selv ønsker. Velg fra listen, og trykk Legg til medarbeider. Dette brukes blant annet til å kunne filtrere på sine egne bedrifter for eksempel, eller for å vise hvem som “eier” kunden.

Du kan også velge hvilken tilhørighet denne bedriften skal ha til avdelinger, hvis du har flere avdelinger i systemet.

Fakturainformasjon

Under fakturatype kan du velge mellom:

1. E-postfaktura med tracking link – Faktura legges ved som en link i e-posten som sendes ut og gjør at systemet kan tracke om kunden har åpnet faktura eller ikke).
2. E-postfaktura med vedlegg – Faktura sendes på e-post med PDF vedlegg, og må brukes for de kunder som har såkalte fakturamottak ettersom disse systemene ikke klarer å lese linker i e-posten. Brukes f.eks. hvis kunden har Ciber@ebilag.no.
3. Papirfaktura – Hvis kunden ønsker faktura på papir.

Noen kunder har også EHF som alternativ, men dette krever en egen avtale med RecMan.

Du kan også sette en standard for kreditt-tid på kunden.

Adresse

Dersom du har en besøksadresse, og dette er bedriftens eneste adresse, kan du trykke på hent adresse fra besøksadresse for å autofylle postadressen og fakturaadressen.

Logo

Her har du mulighet til å legge inn bedriftens logo om du har denne.

Til slutt har man muligheten til å opprette et prosjekt samtidig som man oppretter bedriften. Dette kan brukes som et oppstartsprosjekt. Der man, blant annet, kan opprette og sende generelle samarbeidsavtaler eller lignende. Da vil de mer overordnede avtalene og vilkårene for samarbeid ligge i dette oppstartsprosjektet og ikke under et mer jobbspesifikt prosjekt.

Avdelinger

Dersom bedriften du skal opprette ha flere avdelinger, vil de dukke opp i en liste helt nederst. Her kan du enkelt huke av for hvilke avdelinger du vil ha med, og alle bedriftene blir opprettet samtidig.