I denne artikkelen kan du lese mer om Kandidatbase – Compliance delen av kandidatbasen.
I RecMan har du noe som heter Compliance - Kandidatbase. Denne modulen er et nyttig verktøy for å få oversikt over kandidater som ikke har godtatt brukervilkårene, eller har vært inaktiv over en lengre periode. Som navnet tilsier, er dette en modul som hjelper deg å følge reglene og retningslinjene som GDPR-bruk.
I denne modulen kan du:
- Se hvem som har godkjent brukervilkår, personvernerklæringen og informasjonskapsler.
- Filtrer etter kandidater med forskjellige kriterier.
- Slette flere kandidater samtidig.
- Send mail til flere kandidater samtidig.
- Se hvilke kandidater som har blitt slettet av GDPR funksjonen
- Se hvilke kandidater som har bedt om å bli slettet.
Tilgang til modulen
For å få tilgang til denne modulen må du ha tillatelse til å gjøre det. En systemadministrator kan aktivere eller deaktivere denne tillatelsen, så hvis du ikke har tilgang, kan du kontakte personen i din bedrift med administratorrettigheter. Med tillatelsen slått på vil modulen være tilgjengelig i navigasjonslinjen, hvor du vanligvis går for å finne kandidatdatabasen.
1. Filter
| Filter | Beskrivelse |
|---|---|
| Sist oppdatert | Filtrerer kandidater basert på når kandidatkortet sist ble oppdatert. |
| Inaktivitet | Filtrerer kandidater basert på når kandidaten sist var logget på profilen sin. |
| Automatisk sletting | Filtrerer kandidater basert på datoen for automatisk sletting som er angitt på profilen deres. |
| Brukervilkår godkjent | Filtrerer kandidater basert på når om de har akseptert brukervilkår eller ikke. De som ikke har akseptert er typisk kandidatene som har registrert seg manuelt av en bruker (medarbeider). |
| Kandidat status | Filtrerer kandidater basert på ulike statuser. |
| Selskap | Filtrerer kandidater basert på hvilket selskap de er knyttet til. |
| Avdeling | Filtrerer kandidater basert på hvilken avdeling de er knyttet til. |
| Skapt internt | Filtrerer kandidater basert på om de ble opprettet internt eller ikke. |
| Landet | Filtrerer kandidater basert på om de har blitt flyttet til Landet i en kandidatpipeline. |
| Har e-post | Filtrerer kandidater basert på om de har en e-postadresse på profilen eller ikke. |
| E-post | Filtrerer kandidater basert på e-postadresse. |
| Ansatt | Filtrerer kandidater basert på om de er ansatt eller ikke. |
| Kandidat attributt | Filtrerer kandidater basert på attributter. |
2. Resultat oversikt
Her vil du få en oversikt over kandidatene som passer til filtrene du la til i forrige trinn. Du kan se både navn og bilde, og du kan klikke på navnet til kandidaten for å gå til kandidatprofilen. Du kan også markere en eller flere kandidater. Du kan også se informasjon om statuser, sist aktiv, dato opprettet og når profilen sist ble oppdatert.
3. Tilleggsfunksjoner
Ved å velge en eller flere kandidater vil du bli presentert med ekstra knapper hvor du kan:
- Send e-post til den(e) valgte kandidaten(e)
- Slett valgte kandidat(er)
Ønsker du å velge flere kan du klikke på rullegardinlisten for å øke antall kandidater som vises i oversikten.
Statistikk
Hvis du trykker på Diagram-symbolet så vil du få opp en oversikt over GDPR statistikk for de i deres kandidat database.
Slettede kandidater
Du kan også trykke på knappen Slettede kandidater, hvor du får vist en liste over kandidater som er slettet av en GDPR-funksjon. Formålet med denne listen er å få en oversikt over de som har slettet seg selv eller blitt slettet automatisk slik at du kan fjerne data eller informasjon som er lagret for denne kandidaten andre steder enn RecMan, for eksempel CV-filer på datamaskinen eller e-poster i innboksen din. Merk at kandidaten vil være synlig i denne listen i 14 dager før den slettes permanent.
Merk
Som standard kan ansatte ikke slette seg selv; kun kandidater har denne tillatelsen.
Akseptere brukervilkårene manuelt
Du kan også akseptere brukervilkårene for kandidater på kandidatkortet. Denne funksjonen er tilgjengelig for de så har rettighetene Manuell godkjenning av vilkår i medarbeider-innstillinger.
Obs!
Bruk denne funksjonen med varsomhet, og kun etter at kandidaten har akseptert brukervilkårene muntlig, eller i skriftlig form.