Bedriftsprosess modulen

Oppbygging

Bedriftprosess fungerer ved at du først og fremst har et board. Et board kan være noe man samarbeider om, eller holder på for seg selv. På et board kan du ha forskjellige lister, og disse listene inneholder igjen kunder du har i din CRM. For å illustrere dette, kan vi ta et eksempel.

Jeg og min kollega har et board som heter Nysalg. Inne på dette boardet har vi 4 lister, et som heter Ny mulighet, et som heter Kontaktet, et som heter Tilbud sendt og et som heter Landet. Når man får inn en ny kunde, legges disse inn på Ny mulighet. Ettersom hva som skjer med kunden, kan man flytte kunden til andre kort, slik at man lett får oversikt over hvilke kunder man har i sin pipeline. Et kort kan inneholde mange kunder, og bedriftprosessen gir deg et godt overblikk. Det vil komme flere eksempler og illustrasjoner nedenfor.

Du finner bedriftsprosessen i din CRM.

Opprette

Som vi har lært, er det første vi må opprette, et board. Det første vi må gjøre når vi oppretter et nytt board, er å gi det et navn.

Hvilket navn du velger å gi din prosess bestemmer du selv, men det kan være lurt å gi den et navn du kjenner igjen.

Når du trykker Lagre kommer du inn på ditt board, og vi kan opprette en liste. Dette gjør du ved å trykke på Opprett liste.

Trykk på denne for å få mulighet til å gi din liste et navn. Når du har trykket Lagre, kan du se din nye liste på ditt board.

Umiddelbart kan vi se at vi har et par alternativer. Du kan trykke på + tegnet for å legge til en bedrift fra CRM i listen, eller du kan trykke på Pennen for å endre navn på din liste, arkivere listen eller flytte listen (endre på hvor listen står i forhold til de andre).

Innstillinger for board

Nå skal vi gå igjennom de forskjellige innstillingene du har på et board. For å komme tilbake til Bedriftsprosess hovedskjermen kan du enten trykke på Esc på ditt tastatur, eller du kan trykke på Boards knappen oppe til høyre.

På Bedriftprosess skjermen ser vi nå boardet vi opprettet tidligere. Vi skal nå utforske de forskjellige innstillingene vi kan sette på vårt board. For å finne disse, trykker man på de tre prikkene som er på ditt board.

Når du trykker på denne får du opp følgende skjerm:

1. Her kan du endre navn på ditt board.
2. Her ser du listene du har i ditt board. Du kan ta tak i og endre rekkefølgen på dem herfra.
3. Her kan du legge til og fjerne medarbeidere.
   

   Merk

   Alle medarbeidere vil kunne se ditt board, men om du legger dem til i denne listen vil de også ha tilgang til innstillingene for ditt board.

4. Her har vi mulighet til å legge inn Tags. Disse taggene er alltid tilgjengelige i ditt board, men du har her mulighet til å legge på en liten tekst. Disse kan man bruke til å markere forskjellige kunder, for å enkelt illustrere forskjellige merknader.
5. Her kan du slette ditt board eller gå tilbake til Bedriftsprosess bildet.

Bruk

Nå som vi har satt opp et board, endret på innstillinger og lagt inn noen lister, skal vi gå litt mer gjennom hvordan det kan brukes. Det første vi gjør er å gå inn i vårt board og legger inn en bedrift i vår bedriftsprosess. Dette gjør du ved å trykke på + symbolet på en av dine lister.

Som du kan se hvis du trykker på + symbolet, får du opp en boks hvor du kan søke blant dine bedrifter. Så snart du begynner å skrive, vil systemet søke i din CRM og finne bedrifter. Trykk på bedriften du ønsker å legge til. Når du trykker på bedriften så opprettes det kort for bedriften på listen du har valgt.

Kortet forklart

Når kunden er lagt til kan du trykke på kortet i listen din for å få opp følgende skjerm:

1. Øverst her har vi muligheten til å gjøre noen raske handlinger. Direkte herfra kan du:
   • Booke et møte – Trykk på denne for å få opp din kalender, hvor du enkelt kan opprette et møte med bedriften. Bedriften blir knyttet til møtet, og man kan velge hvilke kontaktpersoner man skal ha møtet med fra en liste.
   • Sende e-post – Her kan du sende en e-post til de andre deltagerene som ligger på kortet eller til kontaktpersoner som hører til bedriften. Mer informasjon om deltagere kommer under punkt 5 og kontaktpersoner under punkt 6.
   • Laste opp logo – Her kan du raskt laste opp logo til bedriften. Denne blir synlig også på ditt board for å gjøre det ekstra oversiktlig og pent.
   • Opprette tilbud/avtale – Trykker du på denne får du velge et av prosjektene som ligger knyttet til bedriften. Trykker du på et av disse kan du skrive et tilbud/avtale til kunden, og sende dette.
2. På denne linjen kan du gjøre flere ting. Du kan trykke på bedriftens navn for å komme til kundekortet, du kan trykke på en av de grå strekene for å flytte bedriften lengre frem i din prosess eller du kan trykke på pennen helt til høyre for å endre samarbeidsforholdet til bedriften.
3. Her har man mulighet til å skrive inn en beskrivelse om bedriften. Dette kan være veldig nyttig for å legge inn god og nyttig informasjon, som vil bli synlig helt øverst når man er inne og ser på bedriften i listen. Merk at dette beskrivelsesfeltet ikke vil dukke opp på kundekortet.
4. Som du kanskje husker fra Innstillinger for board, så satte vi noen navn på noen tags. Disse taggene dukker opp igjen her, sånn at vi kan merke vårt bedriftskort med en eller flere av disse. Disse blir igjen synlige på boardet.
5. Under Deltagere kan vi legge inn forskjellige deltagere på kortet. Du er automatisk deltager på ditt eget kort, men du kan også legge til eller fjerne andre medarbeidere. Denne brukes typsk når man skal være flere å samarbeide om en bedrift.
6. Her kan du legge inn kontaktpersoner hos bedriften. Du kan både velge fra en liste over eksisterende kontaktpersoner eller du kan opprette nye kontaktpersoner.
7. Prosjekter lar deg knytte prosjekter som ligger på bedriften til kortet. Prosjektene du legger inn her vil bli foreslått når du f.eks. skal opprette et tilbud/avtale (Se punkt 1).
8. Her kan du legge inn kandidater som knyttes opp mot bedriften. Tanken her er, f.eks., i en rekrutterings prosess så kan du knytte opp en eller flere kandidater som kan ligge på kortet.
9. Fra denne delen av kortet kan vi raskt gjøre flere ting. Alle funksjonene kan knyttes til en kontaktperson på bedriften. Disse funksjonene fungerer sammen med aktivitetsloggen (punkt 10) for kunne ha en nøye tidslinje på kortet. Vi skal raskt gå igjennom dem her:
   • Kommentar – Lar deg raskt legge inn en kommentar på kortet til kunden.

     Tips

     Her kan du også legge til medarbeidere, slik at de får et varsel om at du har kommentert. F.eks. kan Glenn Lindmark bli lagt til ved å skrive @glennlindmark. Du kan skrive @, og så begynne å skrive et navn, så vil systemet foreslå medarbeidere.

   • Ny Aktivitet – Lar deg føre en aktivitet på kortet. De forskjellige aktivitetene er: Telefon, Møte, Oppfølging og E-post. Typisk brukt når du faktisk gjennomfører en aktivitet, f.eks. ringer bedriften.
   • Ny oppgave – Lar deg raskt lage en ny Oppgave på bedriften. Denne fungerer som alle andre oppgaver i systemet, de blir synlige på Hjemskjermen når de holder på å gå ut, osv.
   • Last opp Filer – Lar deg laste opp filer på kortet.
10. Til slutt har vi Aktivitetsloggen. Her vil du kunne følge all mulig aktivitet som er gjort på kortet, alt fra å legge til tags, fjerne kontaktpersoner og kandidater, til kommentarer og oppgaver. Du kan også filtrere på Kommentarer, Filer, Aktiviteter og Endringslogg for å kun se loggen innefor disse kategoriene.

Flytting av kort

I menyen på kortet har du muligheten til å flytte kortet ditt. Det betyr at du kan ta et kort som det er arbeidet på, og flytte det til et helt annet board. Merk at du kun kan flyttet kortet til et board hvor du er deltager.

Oversikt

Etter litt bruk får vi en fin og god oversikt over hvor forskjellige kunder er i vår pipeline. Man kan ved et øyekast få god informasjon om hver enkelt bedrift, og man kan trykke seg inn på hvert enkelt kort for å se de siste aktivitetene og hendelsene for å finne ut hva neste steg blir. Merk at kortene på ditt board kan tas tak i og flyttes til en annen liste om man skulle ønske.

For å lese mer om hvor du kan finne funksjoner til Bedriftsprosess andre steder i systemet kan du lese denne artikkelen.

Fint å vite

Du har muligheten til å sette en verdi på hvert kort i bedriftsprosessen. Klikk på $ og sett inn verdien. Hva denne verdien skal gjenspeile bestemmer man selv eller i samarbeid med sine kolleger internt.

Den samlede verdien på kortene vil vises øverst på hver av listene.

Knytte kunde og kontaktperson

Du kan også legge til kunder, direkte i prosessen fra kundekortet. Se på bildet under angående hvor man skal trykke for å starte denne handlingen.

Nå vil en tag som viser at en kunde er i en prosess dukke opp på den kunden det gjelder i CRM. Ved å klikke på taggen havner du direkte på kortet i bedriftsprosessen.

Har du lagt til en eller flere kontaktpersoner på kundekortet, kan du velge den du har kontaktet og legge vedkommende til på kortet til kunden i bedriftsprosessen. Se bildet under for å se hvordan dette gjøres.

1. Du kan legge til en kontaktperson ved å trykke her.
2. Skulle du ønske å fjerne en kontaktperson, kan du gjøre det ved å klikke på denne knappen.

Ved å legge til kontaktperson på et kort vil du i oversikten over kontaktpersoner, kunne trykke deg rett inn i bedriftsprossen, eller se hvilken de hører til.