Avtaleplan og Bookingsiden

Avtaleplan i RecMan

Med avtaleplan kan du:

• Opprett og bruk din booking side
  • Sett opp en booking side med noen få klikk – perfekt for de forskjellige typene avtaler du trenger å planlegge.
  • Alle med e-postadresse kan booke time med deg.
  • Del koblingen til bookingsiden din med alle du vil planlegge et møte med.
  • Unngå konflikter med andre hendelser i kalenderen din fordi bookingsiden din automatisk synkroniseres med kalenderen din.
• Tilpass tilgjengeligheten av avtalen din
  • Velg varigheten på avtalene dine og generer automatisk konferanselenker som synkroniseres med Google Meet eller Microsoft Teams.
  • Juster minimums- og maksimumstiden på forhånd slik at noen kan booke en avtale, noe som gir deg kontroll over timeplanen din.
  • Konfigurer din daglige tilgjengelighet med fleksible tilpassede tidsplaner, slik at du kan administrere tiden din som du vil.
• Få e-postvarsler om avtaler
  • Hold deg oppdatert med e-post med bookingbekreftelse.
  • Når noen bestiller en time, vil de motta en automatisk bekreftelse på e-post, slik at alle holder seg på sporet.

Lag en avtaleplan i RecMan kalenderen

For å håndtere tilgjengeligheten din og la andre booke avtaler med deg, bruk avtaleplaner i RecMan kalenderen.

Følg disse trinnene for å lage en avtaleplan:

1. Åpne RecMan kalenderen.
2. Øverst til høyre klikker du på pilen ved siden av + Ny event knappen.
3. Velg Avtaleplan.
4. Sett opp innstillingene for avtalene dine.
5. Klikk på Opprett.

Den opprettede avtaleplanen vil umiddelbart vises i RecMan kalenderen din.

Oversikt over avtale innstillinger

Tilpass tilgjengeligheten av avtaler

Du kan velge datoene du vil at avtaleplanen skal starte og slutte:

1. Åpne RecMan kalenderen.
2. Opprett en ny avtaleplan, eller klikk på den eksisterende tidsplanen for å redigere.
3. Klikk på Planleggingvindu.
4. Velg knappen for Start- og Sluttdatoer.
5. Velg start- og sluttdatoene du ønsker.
6. Klikk Lagre.
7. For å lagre den oppdaterte tidsplanen, klikk på Lagre.

Du kan også velge en egendefinert gjentakelse:

1. Åpne RecMan kalenderen.
2. Opprett en ny avtaleplan, eller klikk på den eksisterende tidsplanen for å redigere.
3. Klikk på rullegardinmenyen Gjentakelse som er ved siden av Generell tilgjengelighet:
   1. Gjenta ukentlig er satt som standard – tilgjengelighetsplanen du konfigurerer vil gjentas hver uke.
   2. Gjentas ikke – tilgjengelighetsplanen forblir aktiv bare for nåværende uke.
   3. Egendefinert – du kan velge antall uker når tilgjengelighetsplanen skal gjentas sammen med start- og sluttdatoene.
4. Valgt tilpasset gjentakelse vil også gjenspeiles i planleggingsvinduet i tidsplanen.

Tilpass din generelle tilgjengelighet

1. Åpne RecMan kalenderen.
2. Opprett en ny avtaleplan, eller klikk på den eksisterende tidsplanen for å redigere.
3. Angi tilgjengelighet for hver ukedag ved å:
   • Utilgjengelig hele dagen – Gjør tidsluker utilgjengelige på en gitt dag.
   • Legg til en annen periode for denne dagen – Velg flere tidsluker for en gitt dag.
   • Kopier tid til alle - Erstatt periode til alle andre dager.

Del en lenke til avtaleplanen

1. Åpne RecMan kalenderen.
2. Klikk på den opprettede avtaleplanen i kalenderrutenettet.
3. Klikk på knappen Åpne bookingsiden for å se en kort oppsummering av en avtaleplan og bekrefte den på egen hånd.
4. Klikk på Kopier lenke-knappen.

Del en lenke med alle du vil at de skal bestille en samtale med deg.

Du kan bruke den korte oppsummeringsvisningen for å få tilgang til Rediger skuffen i avtaleplanen eller klikke på Slett knappen for å fjerne den fra kalenderen.

Bookingside

Bookingsiden lar brukere enkelt planlegge avtaler med arrangøren.

Vennligst merk:

• Kun 1 tidsluke kan booking samtidig. Hvis en bruker ønsker å booke en annen tidsluke, må de gå inn på bookingsiden en gang til.
• Hver avtaletid på en bookingside kan kun bookes én gang.
• Når brukeren bookes et tidsrom med en arrangør, opprettes arrangementet med kun 2 deltakere:
  • Arrangør
  • En person som har bestilt arrangementet
• Arrangør og deltakere kan legge til flere deltakere til arrangementet etterpå, om nødvendig.
• Når et nytt arrangement legges til i kalenderen din, og du allerede har planlagte avtaler, oppdateres bestillingssiden automatisk. Det hjelper å unngå konflikter med nye hendelser.

Tilgang til bestillingssiden

Når en bruker klikker på koblingen Avtaleplan, blir de omdirigert til Booking siden med følgende detaljer:

• Avtaleplan og selskapslogo – viser tittelen på timeplanen og arrangørens merkevare.
• Arrangørinformasjon – viser hvem som er vert for møtet.
• Møtevarighet – spesifiserer varigheten av avtalen.
• Informasjon om konferansetjenesten – detaljer om nettmøteplattformen (hvis aktuelt).
• Tidssone – sikrer at du planlegger møtet i riktig tidssone.
• Beskrivelse – ytterligere detaljer om møtet.
• Kalendervisning – lar brukere velge en tilgjengelig dato.
• Tilgjengelige tidsluker – vis de spesifikke tidspunktene når arrangøren er ledig i henhold til konfigurerte tilgjengelige tidsluker.

Velge en dato og tid

• Velg en tilgjengelig dato – dager med ledige plasser vil bli uthevet i kalenderen. Brukerne bør klikke på en uthevet dag for å fortsette.
• Velg en tidsluke – når en dato er valgt, vil alle åpne tidsluker vises. Brukerne bør velge den som passer best til timeplanen deres.

Legge inn personlige detaljer

Etter å ha valgt en tidsluke, bør brukerne skrive inn sin personlige informasjon:

• Fornavn
• Etternavn
• E-post
• Merknader (valgfritt) – legg til eventuelle relevante detaljer for arrangøren.
• Legg til deltakere (valgfritt) – hvis Inviterte deltakere er aktivert, kan du legge til e-postadressene til andre deltakere på dette møtet her.

Når alle obligatoriske felt er fylt ut, kan brukerne fortsette å bekrefte bookingen.

Bekrefter bookingen

1. Klikk på Bekreft booking for å fullføre avtalen.
2. Et suksessskjermbilde vil vises som indikerer at et møte er planlagt.
3. Avtalen vil bli lagt til som en ny begivenhet i arrangørens og deltakernes kalendere. Både arrangøren og personen som booket møtet vil motta en bekreftelse på e-post med møtedetaljene.
4. Møtet som legges til i kalenderne vil inneholde en møtelink slik at brukere enkelt kan bli med i møtet.