Bruk av oppgaver i RecMan for interne arbeidere.
En oppgave brukes til å dele ut oppgaver med forfall til deg selv eller en kollega. Disse vil vises på bestemte steder i løsningen og varsle deg når forfallsdatoen nærmer seg.
Du kan finne og opprette oppgaver på flere steder i løsningen, men for direkte tilgang til oppave-modulen så finner du den i topplinjen:
Når du går hit vil du få oversikt over alle dine egne oppgaver. Oppgaver har flere funksjoner og kan automatiseres med RecBot. Oppgaver knyttes automatisk til medarbeidere, bedrifter, kandidater eller prosjekter, avhengig av hvor du oppretter oppgaven i løsningen.
Oppgavehjemmet, hvorfra du har full kontroll over alle oppgavene dine
Filtre
På venstre side av skjermen har du muligheten til å filtrere oppgavene dine.
- Alle – se alle oppgaver
- Innboks – se oppgaver uten forfallsdato (praktisk for å holde styr på oppgaver du vet du må gjøre, men som ikke har noen fast plan for å gjøre dem ennå)
- Kommende – se kommende oppgaver
- Denne uken – se oppgaver som er planlagt for inneværende uke
- I dag – se dagens oppgaver
Du kan også filtrere etter prioritet, opprettelsesdato eller forfallsdato – sortert stigende eller synkende. Hvis du har tilkoblede selskaper, prosjekter og kontaktpersoner, vil du også se filtre for forbindelsene på sidefeltet.
På høyre side av siden kan du redigere oppgavene dine, sette prioritet (lav, middels eller høy), delegere oppgaver til kollegene dine og koble oppgaver med bedrifter, prosjekter, kontaktpersoner eller kandidater.
Oppgavetyper lar deg merke en oppgave visuelt med forhåndsdefinerte typer. Systemadministratorer kan definere oppgavetyper med farger.
Eksempel på oppgavetype-tagger
Oppgaver og hendelser vil ha forskjellige farger avhengig av prioritet.
Når en oppgave nærmer seg fristen, vil et varsel vises på startskjermen din. Dette vil øke for hvert varsel.
Hvor finner du oppgaver?
- Startskjermen din (inkluderer også kalenderhendelser)
- I oppgavehjemmet (inkluderer også kalenderhendelser)
- På kandidatkortet (inkluderer også kalenderhendelser)
- På prosjektkortet
- På firmakortet
- På bedriftens kontaktpersonkort
Hvorfor finnes de forskjellige steder?
Det korte svaret er at oppgaver skaper en sammenheng. Når du har en oppgave på kandidatkortet kan du se oppgaven når du inspiserer dem, og er du på startskjermen din kan du bare klikke på kandidatnavnet på oppgaven for å gå direkte til kandidaten.
Avhengig av hvor i løsningen du lager oppgaven, vil de ha ulike sammenhenger. Hvis du oppretter en oppgave fra et firmakort, vil oppgaven din automatisk kobles til det selskapet.
Oppgaver kan ha flere sammenhenger samtidig, inkludert en bedrift, prosjekter, kontaktpersoner og kandidater. Når du oppretter en oppgave direkte fra et annet sted enn oppgavehjemmet, opprettes en en-til-en-forbindelse. En oppgave opprettet på en kontaktperson er noe annerledes da den skaper forbindelser både til kontaktpersonen og personens bedrift. Du kan alltid gå inn i oppgavehjemmet og redigere oppgaven, enten du legger til eller fjerner tilkoblinger.
Dele oppgaver – Ansvarlig og følgere
Du står fritt til å dele oppgaver med dine medarbeidere. Når du deler oppgaven din, vil kollegaen din kunne se hvem som delte oppgaven med dem. For å dele en oppgave, klikk på høyrepilen når du oppretter den. Hvis du deler en oppgave fra oppgavehjemmet, kan du ganske enkelt søke på navnet deres under feltet Ansvarlig. Du kan legge til én ansvarlig medarbeider til en oppgave. Du har også muligheten til å legge til følgere til en oppgave. Følgere vil kunne se oppgaven og få varsler i systemet om aktiviteter relatert til oppgaven.
Dele en oppgave i systemet
Dele en oppgave med en kollega fra oppgavehjemmet
Når kollegaen din så mottar oppgaven, vil den se slik ut, der det nye ikonet indikerer at den er delt, akkompagnert av navnet på hvem som har delt den. Det vil også vises i meldingene dine.
En felles oppgave
Hvorfor har jeg disse kalenderhendelsene på oppgavene mine, og hva er de?
Kalenderhendelser og oppgaver kobles sammen i løsningen og vil vises i oversiktslisten på startskjermen din. Kalenderhendelser vil bli oppført i kronologisk rekkefølge.
Kalenderhendelse på toppen (grønn farge indikerer at arrangementet er i morgen) og oppgaver under (gul farge indikerer at forfallsdatoen for oppgavene er i dag).
Hvordan virker det?
På bildet nedenfor kan du se en oppgave på et kandidatkort.
Du kan få tilgang til kalenderen eller opprette nye oppgaver ved å klikke på ikonene til høyre. De andre alternativene er beskrevet nedenfor:
utsett til i morgen. Hvis fristen nærmer seg eller har gått ut, vil denne knappen dukke opp og lar deg utsette oppgaven til neste dag. | |
åpne oppgaven i oppgavemodulen, der du har flere alternativer for å redigere denne oppgaven. | |
slett denne oppgaven. |
Hvis du klikker på oppgaven, vil du kunne fullføre den.
Oppgaven forsvinner fra listen over aktive oppgaver i Oppgavemodulen løpet av en time dersom du har valgt filteret Naturlig i Fullført-filteret.
Arbeidsflytautomatisering med oppgavegrupper og RecBot
Med introduksjonen av RecBot har du din egen robot klar til å hjelpe deg med å lage oppgaver. Systemadministratorer kan sette opp oppgaver automatisk tildelt av RecBot til forhåndsdefinerte medarbeidere når spesifikke handlinger utløses i RecMan.
Du kan velge mellom følgende utløsere:
- Når du oppretter et selskap
- Når du oppretter en ansatt
- Når du oppretter en kandidat
- Når du lager et prosjekt
- På ny søker
- Når du oppretter et tilbud
Disse utløserne kan deretter opprette oppgaver som er definert i utløsergruppen. For eksempel, når du oppretter en ny medarbeider i løsningen, vil du at RecBot automatisk skal opprette en oppgave for medarbeideren som er ansvarlig for å ta opp nye medarbeidere for å følge opp den nye medarbeideren etter 21 dager. Ved å sette opp oppgaveautomatisering kan du bygge en arbeidsflyt i RecMan som bidrar til å holde organisasjonsprosesser effektive og enkle for å sikre samsvar med definerte forretningspraksis.
Eksempel på automatiserte oppgaver knyttet til et prosjekt
På bildet ovenfor er utløseren når du oppretter et nytt prosjekt. 3 oppgaver vises automatisk. En av oppgavene er gjennomført, mens to gjenstår. Når alle oppgavene er fullført, vil du se dette bildet som forteller deg at alle oppgaver relatert til oppgavegruppen er fullført.
Visning av fullførte oppgavegrupper