Bemanning – innstillinger

I denne artikkelen kan du lese om bemanningsinnstillingene du har tilgjengelig i RecMan.

Grunnlaget for bemanningsfunksjonen og hver lønnsberegning i RecMan er avhengig av et grundig oppsett av bemanningsinnstillingene. Til å begynne med er det viktig å legge til de aktuelle artiklene som er relevante for dine ansatte og gjøre dem tilgjengelige gjennom en kollektivavtale som beskriver når og hva de kan registrere for timene sine. Derfor blir det første trinnet i å opprette en kollektivavtale å legge til artikler i bemanningsinnstillingene, som danner grunnlaget for avtalen. I tillegg kan du også benytte deg av andre nevneverdige funksjoner her, som:

• Standardverdier: sett verdier for arbeidstid, antall feriedager- og feriepengesats. Disse verdiene legges til automatisk når du oppretter jobber.
• Validering: sett opp advarsler eller feil for manglende data, for eksempel å sjekke om kandidaten har lagt til informasjon om bankkonto eller personnummer.
• Garantiregel: Hold oversikt over avvik i registrerte timer versus det som er lovet i henhold til stillingsprosenten.
• Arbeid til godkjenning-påminnelse: Sett opp en månedlig e-postpåminnelse for dine kunders timegodkjenner – som minner dem om å logge inn på kundeportalen og godkjenne registrerte timer.

Artikler

Å lage artikler gjør det enkelt å skille mellom de ulike satsene og lønnstypene. Du kan for eksempel ha en artikkel som heter Timelønn, og en som heter Overtid 50%. Når du oppretter en kollektivavtale, kan du velge artiklene for de ulike reglene og beregningene, slik at det blir klart hvilken regel som gjør hva og med hvilken artikkel.

Artikler har også mange forskjellige formål. For eksempel kan de være svært nyttige når du eksporterer lønn til eksterne systemer. Her er artiklene viktige da de kan kobles til en artikkel i det eksterne systemet, matche dem og gjøre utbetaling av lønn til en enkel jobb.

Vi vil gå gjennom de ulike artikkeltypene og beskrive feltene du kan definere når du lager artiklene.

Lønnsartikler

Lønnsartikler er de «vanlige» artiklene knyttet til arbeidsregistrering. Eksempler inkluderer ordinære timer, overtid, månedslønn og akkordarbeid.

Navn	Dette feltet er obligatorisk. Bruk et kort, men beskrivende navn. Avhengig av ditt eksterne lønnssystem, kan det hende at dette navnet må samsvare med en artikkel i det eksterne systemet.
Sosial kostnad	Bestem om lønnsartikkelen skal inkludere sosiale kostnader.
Produkt	Alle artikler må være koblet til et produkt. Hvis det ikke finnes egnede eksisterende produkter, må det opprettes. Du kan lese om produkter i denne artikkelen.
Selskap	Gjør det mulig å begrense artikkelen til ett enkelt selskap. Den vil være tilgjengelig for Alle som standard.
Lønnsart	Dette er et tall som enten fylles ut automatisk eller definert. For å matche en artikkel med en i et eksternt lønnssystem kan dette feltet være viktig.
Alternativ lønnsart	Brukes hvis du for øyeblikket bruker et eksternt lønnssystem der dette feltet er obligatorisk.
Årsramme	Kun relevant dersom du bruker lønnsmatrise. Definerer hvor mange timer i året denne lønnsartikkelen skal brukes.
Notater	Lar deg legge til dine egne notater på lønnsartikkelen.

Fraværsartikler

Fraværsartikler lar deg lage artikler for å logge når en ansatt ikke jobber. Typiske fraværsartikkelnavn er Sykefravær eller Langtidssykefravær.

Navn	Dette feltet er obligatorisk. Bruk et kort, men beskrivende navn. Avhengig av ditt eksterne lønnssystem, kan det hende at dette navnet må samsvare med en artikkel i det eksterne systemet.
Sosial kostnad	Bestem om lønnsartikkelen skal inkludere sosiale kostnader.
Produkt	Alle artikler må være koblet til et produkt. Hvis det ikke finnes egnede eksisterende produkter, må det opprettes. Du kan lese om produkter i denne artikkelen.
Selskap	Det lar deg begrense artikkelen til ett enkelt selskap. Den vil være tilgjengelig for Alle som standard.
Lønnsart	Dette er et tall som enten fylles ut automatisk eller definert. For å matche en artikkel med en i et eksternt lønnssystem kan dette feltet være nødvendig.
Alternativ lønnsart	Benyttes hvis du i dag bruker et eksternt lønnssystem der dette feltet er obligatorisk.
Årsramme	Kun relevant dersom du bruker lønnsmatrise. Definerer hvor mange timer i året denne lønnsartikkelen skal brukes.
Notat	Lar deg legge til notater på lønnsartikkelen.

Tilleggs- og fradragsartikler

Tilleggs- og fradragsartikler brukes til noe ekstra til det vanlige loggførte arbeidet. Et tillegg kan for eksempel være nattskifttillegg, utgift med eller uten kvittering eller daglønn. I motsetning kan et fradrag være kafeteria eller kosthold, og et generelt lønnstrekk. Tillegg og fradrag kan legges til per enhet, per time, uke eller måned.

Navn	Dette feltet er obligatorisk. Bruk et kort, men beskrivende navn. Avhengig av ditt eksterne lønnssystem, kan det hende at dette navnet må samsvare med en artikkel i det eksterne systemet.
Type	Bestem om artikkelen skal være en tilleggsartikkel eller en fradragsartikkel.
Sosial kostnad	Bestem om lønnsartikkelen skal inkludere sosiale kostnader.
Lønn	Definer lønn per artikkelpost. Det du definerer her vil vises som standard ved bruk av artikkelen og er ikke nødvendig. Disse verdiene er ofte definert i kollektivavtalen.
Faktura	Definer fakturaprisen per artikkelpost. Det du definerer her vil vises som standard ved bruk av artikkelen og er ikke nødvendig. Disse verdiene er ofte definert i kollektivavtalen.
MVA	Definer MVA. Eventuelle verdier som legges til her vil standard når de legges til en kollektivavtale.
Produkt	Alle artikler må være koblet til et produkt. Hvis ingen eksisterende produkter passer, må det opprettes. Du kan lese om produkter i denne artikkelen.
Selskap	Det lar deg begrense artikkelen til ett enkelt selskap. Den vil være tilgjengelig for Alle som standard.
Lønnsart	Dette er et tall som enten fylles ut automatisk eller definert. Dette feltet kan være nødvendig for å matche en artikkel med en i et eksternt lønnssystem.
Alternativ lønnsart	Benyttes hvis du i dag bruker et eksternt lønnssystem der dette feltet er obligatorisk.
Årsramme	Kun relevant dersom du bruker lønnsmatrise. Definerer hvor mange timer i året denne lønnsartikkelen skal brukes.
Notat	Lar deg legge til notater på lønnsartikkelen.

Kollektivavtaler

En Lønns- og kollektivavtale (L&K) er et sett med regler som definerer hvordan timer registreres, hva som betales i lønn og hva som faktureres basert på loggført arbeid. L&K er en mal som brukes når du oppretter en jobb, og lager forhåndsdefinerte regler for å spesifisere flere jobber raskt. Å ha minst én L&K kreves for å skape en jobb, og å skreddersy flere avtaler for ulike situasjoner og stillinger er en utmerket måte å bruke systemet effektivt på.

Jo flere kunder du har, jo mer L&K har du vanligvis. Du kan ha hundrevis av lønnsartikler og L&K. Det anbefales å ha noen standardavtaler som inneholder noen standardregler og innstillinger hvis du raskt trenger å ansette en ansatt og ikke har hatt tid til å opprette en spesifikk avtale ennå. Har du en kunde med spesifikke arbeidstider, artikler og regler, og du skal ansette mange folk for kunden, foreslås det å lage en god grunnavtale og gjøre flere mindre justeringer ved opprettelse av jobbene.

Før du oppretter en L&K, må du ha minst én artikkel; før artikkelen opprettes, må du ha et produkt. Hvis du begynner å opprette en L&K og ser at du mangler en artikkel, kan du opprette den og legge den til i avtalen når som helst.

For oppsett av en kollektivavtale, se:

• Lønns- og kollektivavtalen forklart
• Praktisk bruk av Lønns- og kollektivavtaler

Underprosjektregister

Her kan du lage et enkelt register for underordnede prosjekter som kan brukes når du bruker underordnet prosjektfakturering for enkelte kunder. Dette er ikke en nødvendighet da man vanligvis oppretter underprosjektet direkte for firmakortet før man legger dem til de aktuelle jobbene.

Eksport

Her kan du aktivere eller deaktivere tilgjengelig lønnseksport i RecMan (for fakturaeksport, gå til Økonomi-innstillinger). Dette settes for hver avdeling; Du kan imidlertid også angi samme eksport for alle avdelinger.

Se kategorien Lønnsintegrasjoner for flere artikler om de ulike lønnseksportene.

Standardverdier

Når du oppretter en jobb for en ansatt, kan du definere standardverdiene som skal gjelde. Disse verdiene kan angis per selskap og inkluderer:

• Merverdiavgift (MVA): f.eks. 25 %
• Tillatelsen til å 'logge arbeid utenfor kalender' - ja/nei
• Ferielønnsprosent
• Lønnsart

Arbeidstid

Du kan definere ulike arbeidstider for hvert av dine selskaper. Å velge disse vil begrense timene en ansatt kan jobbe og hvor mye hvile de må ha. For mer informasjon, se Arbeidstid.

Validering

Her kan du sette opp valideringer for å sjekke om informasjon er lagt til riktig eller om den mangler. Når en validering utløses, kan den settes opp enten som en advarsel eller en feil. En advarsel vil varsle deg om manglende/feil informasjon, men du kan fortsatt fortsette uten å gjøre noe. En feil vil derimot blokkere brukeren fra å fortsette til valideringen er adressert.

Les mer om validering.

Garanti lønn

En funksjon for å lage en automatisert generering av garanti- og ytelseslønn. Denne funksjonen brukes først og fremst i Sverige.

For mer informasjon, se Garantilön-artikkelen på svensk.

Garantiregel

Her kan du lage en garantiregel som lar deg spore en ansatts førte timer mot det som er lovet basert på stillingsprosenten. Du kan definere en garantiregel og legge den til i en eksisterende ansatts Arbeidsforhold-fane, som vil gi en oversikt over stillingsprosenten når den utvides:

For mer informasjon, se artikkelen om garantiregel.

Ansattgruppe

En enkel funksjon for å legge til ansattgrupper. Disse gruppene kan brukes på ansettelse der du genererer rapporter i RecMan BI med slike grupper. Noen bruker også dette dataobjektet som et element i integrasjon med lønnssystemer.

Artikkelgruppe

En funksjon for å bygge artikkelgrupper. Disse gruppene brukes i hovedsak for å bygge mer kompleksitet når det gjelder akkordlønn i kollektivavtaler.

Kostnadssted

En funksjon for å bygge kostnadssenter for å utvide grunnlaget for data - gir mer innsiktsfulle rapporter og muligheter i integrasjoner med lønns- og regnskapssystemer. Du velger og kobler et kostnadssted til et prosjekt i RecMan.

Felt	Beskrivelse
Navn	Navnet vises for brukere ved valg av kostnadssted.
Ekstern ID	En alternativ ID brukes vanligvis for integrasjoner med eksterne systemer.
Kan endres etter faktura er opprettet	En innstilling som spesifiserer om dette kostnadsstedet kan endres til et annet på et gitt prosjekt så snart en faktura på det prosjektet er opprettet. Dette for å hindre at kostnad/inntekt «flyttes mellom» kostnadssteder.
Selskap	En funksjon for å spesifisere hvilke brukere som kan velge dette kostnadsstedet på et prosjekt. Her kan du velge et selskap (del med alle brukere i det valgte selskapet), avdeling (del med alle brukere i den valgte avdelingen) eller medarbeider (del med spesifikke brukere)

Ferie

En enkel funksjon for å automatisk fylle ut "antall feriedager" når du oppretter ansettelse på en kandidat.

Sosial kostnad

Her kan du opprette sosiale kostnadstyper. Dette er en funksjon for å overstyre den sosiale kostnaden spesifisert i en kollektivavtale. Hvis du har sosiale kostnadstyper i RecMan, kan du velge det når du oppretter eller redigerer en jobb.

Arbeid til godkjenning påminnelse

En funksjon for å sette opp automatiske e-postpåminnelser for timegodkjennere. Her kan du legge til så mange påminnelser du vil, hvor du kan se et eksempel som illustrert på bildet under.

Lønnsmatrise

En lønnsmatrise brukes for å generere ulike lønnsverdier for en ansatt ved å bruke variablene ansiennitet og matrisekategori.

Se Lønnsmatrise for mer informasjon.

Her kan du lage forhåndsdefinerte vaktplaner og turnusplaner som kan brukes ved opprettelse av skift i bemanningskalenderen.

Se Oppsett av skiftplan for hvordan en opprettes og brukes i praksis.

Helligdagskalender

I RecMan kan du opprette en eller flere helligdagskalendere for å definere dager som helligdager. En opprettet helligdagskalender kan så knyttes til en kollektivavtale, slik at det kan gjelde spesifikke regler for dager som er nasjonale helligdager.

Når du velger en dag i kalenderen, blir du bedt om å velge typen og varigheten av ferien. Normalt vil du velge "Helligdag" som type, men du kan også legge til andre typer som "X", "Y" og "Z" dager for mer kompleksitet om nødvendig. Varigheten av helligdagen er vanligvis satt til hele dagen (00:00-24:00), men den kan også spesifiseres for hver dag. Merk at helligdager som varer hele dagen vises i rødt, mens en halv dag f.eks. vises i gult.