Maler – innstillinger

Denne artikkelen tar for seg oppsett av maler i systemet, opprettelse og tilpasning av maler regnes som en av de viktigste tingene du kan gjøre i systemet ved en oppstart.

Oppsett og distribusjon

Det er mange steder i RecMan man kan benytte seg av maler. Dette angår alt fra avslag til søkere, til presentasjoner av kandidater osv. Systemet skiller mellom to hovedtyper: Maler og Meldingsmaler. Maler kan typisk være en ordrebekreftelse som inneholder avtalevilkår og mer spesifikke opplysninger. Meldingsmaler og SMS-maler er typiske maler som benyttes når du sender en e-post eller SMS med et mer generelt innhold.

Maler har alle brukere tilgang til, mens meldingsmaler kan du distribuere til de medarbeidere du ønsker. En administrator lager grunnmalen, og distribuerer denne, så er det opp til hver enkelt medarbeider å legge inn sin egen signatur osv. I en typisk bedrift, hvor flere skal sende like typer e-post, benytter man seg av standardiserte maler, f.eks. til avslag av søkere på stillinger.

I alle malene kan du benytte en rik-tekst editor, men det anbefales at du begrenser litt avanserte grafiske ting på meldingsmaler, da ikke alle e-post programmer behandler disse likt avhengig av skjermstørrelse og enhet den åpnes på. Maler som du skal benytte i forbindelse med elektroniske ordrebekreftelser ol. kan naturligvis være mye mer kreative da de åpner seg i nettleseren til mottaker.

Bruk av mScript i maler

Bruk av mScript eller «flettekoder» i malene er alfa og omega, når det kommer til å opprette maler. For å lese mer om mScript og hvilke flettekoder man kan benytte seg av, klikk her. RecMan er bygget opp på en måte som gjør at informasjon i systemet, som f.eks. kandidater, kan hentes ut ved bruk av flettekoder. Skulle du derfor ønske å sende ut en mail til flere kandidater om gangen, kan man benytte seg av flettekoder for å gjøre e-posten mer personlig, ved f.eks. å legge inn en «@candidate.firstName», som vil gjøre seg om til mottakerens fornavn ved utsendelse.

Versjonshåndtering

Du kan også se tidligere versjoner av malene dine. For å finne disse trykker du på følgende symbol når du står inne på en mal:

Når du trykker på denne knappen får du opp følgende skjerm:

Som vi ser her kan vi se hvem som har gjort endringen og når endringen ble gjort. Du kan også trykke på pilen for å gjenopprette denne versjonen til å være gjeldende, eller på forstørrelsesglasset for å se på denne versjonen. Du kan ikke endre på en tidligere versjon.

Meldingsmaler

Dele / publisere

Når du har laget meldingsmaler kan du som nevnt dele disse med de øvrige brukerne i systemet. Dette gjør du enkelt ved å klikke på knappen i høyre hjørne øverst (markert i rødt). Denne lar deg dele den meldingsmalen du står i, til en eller flere medarbeidere. Deler du den, vil den dukke opp i meldingsmalene til den enkelte medarbeider under “Profil”, og hver medarbeider kan da bruke din mal å redigere denne ved f.eks. å legge til sin egen signatur etc.

Medarbeiderne kan fra deres profiler tilpasse meldingsmalene for å tilpasse dem, men hvis en større endring er gjort i malen, kan det hende du vil krysse av for Oppdater meldingsmaler for de som allerede har valgt mal. Dette vil overskrive eventuelle endringer de har gjort, og bruke den nyopprettede malen til profilen deres.

Tildel meldingsmal

Du kan også automatisk tildele en meldingsmal til en ny medarbeider. Dette gjør slik at alle nye medarbeidere som får opprettet en konto, vil få tildelt denne malen. Det er også mulig å velge et bruksområde for meldingsmaler. Dette gjør at ikke alle meldingsmaler dukker opp overalt i systemet. Avslagsmail mal til søker behøves f.eks. ikke som et alternativ når man skal sende ut en e-post med presentasjoner.

Meldingsmaler SMS

Man kan også bruke meldingsmaler for SMS-utsendelse i RecMan. Opprettelse av SMS-maler foregår på samme måte som opprettelse av andre maler og meldingsmaler, nemlig i Systeminnstillinger → Maler → SMS-maler. Dette gjør at man kan sende standardiserte SMSer fra alle steder i systemet der det er mulig å sende SMS, slik som i bildet nedenfor.

Legge inn bilde(r) i mal

Ønsker du å legge inn bilder i malene, slik som f.eks. logo i signaturen din, så støtter selvfølgelig systemet det.

• Steg 1

Først trenger bildet å ligge på internett. Dette kan enkelt gjøres gjennom å laste opp bildet inne på filarkivet i systemet som du finner i menyen i hjemskjermen din.

Trykk på Legg til (se bilde nedenfor) og Last opp filer, du har også mulighet til å gruppere filene i mapper. For å få mer system på det som skal legges inn.

Etter at du har lastet opp filen, kan du huke av for filen og deretter velge Deling-knappen. Der velger du Delt internt (medarbeidere) dersom du også ønsker at andre medarbeidere også skal kunne se filen, og på den måten slippe å laste opp sitt eget bilde.

Filene vil nå legge seg i filarkivet, og du kan nå få din delbare link ved å trykke på symbolet markert i rødt i bildet nedenfor. Du vil da få en URL som du skal kopiere.

• Steg 2

Gå så til Din profil og opprett en ny mal, eller rediger en eksisterende mal.

Trykk på Bilde-ikonet i tekst-editoren under maler.

Nå vil du få opp dette skjermbildet der du kan legge inn den kopierte URLen fra steg 1.

Hvis bildet er for stort kan du redigere på størrelsen på bildet gjennom å endre på tallene i «Bredde» og «Høyde» feltene. Bruk forhåndsvisningen til høyre for å se ca. størrelse på bildet i forhold til tekst.

Når du er fornøyd klikker du OK og bildet skal være satt inn i din mal.

Legge inn link i mal

For å linke til f.eks. en fil eller en webside, så markerer du først teksten som du ønsker skal bli til en link. Deretter klikker du på lenke-knappen, og limer inn URLen. Ønsker du at linken skal åpne seg i et nytt vindu, velger du fanen “mål”, og deretter “Nytt vindu (_blank)” fra nedtrekksmenyen.