Henvendelses modulen

Hvordan bruke henvendelsesmodulen effektivt.

Hensikten med henvendelsesmodulen er å kunne registrere bestillinger, forespørsler og mer generelle henvendelser som kommer inn til bedriften. Henvendelser kan typisk komme fra telefon, e-post eller via vårt API fra skjema på deres nettsted. Det kan være svært krevende å håndtere alle disse på en enkel og oversiktlig måte. Dette hjelper henvendelsesmodulen til med. Hvis du har tilgang til henvendelsesmodulen, finner du den i hjemskjermen din i RecMan (se bilde under).

Henvendelsesoversikten

Når man står inne i Henvendelser modulen kommer man inn til oversikten over alle henvendelser som er registrert inn i systemet. Dette er skjermbildet som møter deg:

1. Til venstre i skjermbildet har man en søke-/filtreringsfunksjon. Her kan man filtrere på:

• Innboks eller arkiverte henvendelser.
• Henvendelsesnummer.
• Tag.
• Status.
• Type.
• Velge hvordan man skal sortere henvendelsene i oversikten.
  • Ikke åpnet – sist oppdatert
  • Ikke åpnet – sist opprettet
  • Periode – fra dato
  • Periode – til dato
• Hvilken medarbeider henvendelsen er knyttet til.
• Periode – Om prosjektvakter er booket eller ikke. Smart når man f.eks. ønsker å få oversikt over alle prosjektvaktene som enda ikke er booket opp.
• Frist – Her kan man filtrere frem de henvendelsene som f.eks. er i ferd med å utløpe.
• Søke på prosjekter (prosjektet må da ligge som en ressurs på henvendelsen).
• Søke på bedrifter (bedriften må da ligge knyttet henvendelsen).

2. Markerer man en henvendelse fra oversikten dukker det opp tre symboler midt i skjermbildet:

• Arkivsymbolet lar deg arkivere henvendelsen.
• Redigeringsymbolet lar deg redigere henvendelsen.
• Søppelkassen lar deg slette den.

3. Oppe til høyre i oversikten har man tre muligheter:

• Oppdatere oversikten (resirkuleringssymbol).
• Gå til innstillingene for modulen – Kan f.eks. endre/legge til tags, typer henvendelse og statuser (skiftnøkkel).
• Opprette en ny henvendelse (+ Ny).

Lese en henvendelse

Når man går igjennom henvendelsesoversikten og ser på de ulike henvendelsene får man denne informasjonen:

• Henvendelsesnummer.
• Navnet på henvendelsen og eventuelt periode for bestilling av prosjektvakt.
• Status – Disse statusene definerer man selv, slik at man kan velge statuskategori basert på arbeidsflyten internt i bedriften (hvis man har rettigheten til dette).
• Ressurser – Hvilke ressurser som er tilknyttet henvendelsen, med mulighet til å trykke seg inn på ressursene. De ulike typene ressurser er:
  • Bedrifter
  • Kontaktpersoner
  • Kandidater
  • Medarbeidere
  • Prosjekter
• Type henvendelse – Som status kan man definere type henvendelse selv (hvis man har rettigheten til dette).
• Tags – Som status og type kan man definere type henvendelse selv (hvis man har rettigheten til dette).
• Opprettet – Når henvendelsen ble registrert i systemet.
• Oppdatert – Når det sist ble gjort en oppdatering på henvendelsen.

Opprette ny henvendelse

Når man skal opprette en ny henvendelse (trykker på knappen +Ny oppe til høyre) så vil en tom henvendelse dukke opp på skjermen din:

1. +Ny-knappen.
2. Trykker man i dette feltet kan man legge inn navnet på henvendelsen. Smart å ha et forklarende og unikt navn slik at det er enkelt for kolleger å skille mellom de forskjellige henvendelsene (eksempelet vi har brukt tidligere i denne artikkelen, der henvendelsen heter Bestilling av ting er et dårlig eksempel på dette).
3. Trykker man i dette feltet får man mulighet til å legge inn en beskrivelse av henvendelsen. Her kan man også hente opp en mal hvis det er ønskelig. Malene hentes fra Systeminnstillinger → Maler.
4. Når man jobber med henvendelsen kan det være smart å kommentere underveis. I det man legger inn en ny kommentar blir også henvendelsen oppdatert, slik at den vil komme på toppen av listen igjen, hvis man har filtrert etter Sist oppdatert.
5. Mulighet til å arkivere, trykke på Mer (vil bli forklart mer nøye under), og gå tilbake til henvendelsesmodulen.
6. Liste over alle ressurser man har knyttet til denne henvendelsen.

Mer-flik

Når man trykker på Mer fliken så utvides det en rekke valgmuligheter. Disse forklares i tabellen under, med bildet av den utvidete fliken til høyre.

Opprette periode	Her oppretter man perioder. Som igjen kan omgjøres til prosjektvakter.
Last opp filer	Laste opp filer som skal være tilknyttet denne henvendelsen.
Marker som ulest	Hvis man f.eks. har vært inne å sett på henvendelsen, men ikke ønsker at den skal markeres som lest kan man bruke denne funksjonen.
Visninger	Trykker her så ser man hvem som har sett henvendelsen og hvor mange visninger.
Sett status	Her får man mulighet til å sette/redigere status.
Sett type	Mulighet til å sette/redigere type henvendelse.
Legg til tags	Sette/legge til tags.
Frist	Når fristen for behandling av henvendelsen er.
Knytt til ressurser	Knytte til ulike ressurser i systemet (f.eks skal man opprette prosjektvakt, så må man knytte til et prosjekt).
Rediger	Redigere på informasjon.
Slett	Slette henvendelsen.

Det er altså veldig mye av jobben rundt opprettelser av henvendelser som gjøres fra denne fliken.

Etter man har opprettet henvendelsen dukker den opp i oversikten. Trykker man på henvendelsen så kommer man inn til en detaljert visning av den. Her har man all informasjon knyttet til denne henvendelsen. Med mulighet til å gjøre endringer/legge til mer info.

Det er blant annet smart å legge igjen kommentarer til henvendelsen. Når man legger inn en kommentar vil i tillegg henvendelsen oppdateres, slik at den legger seg på toppen i henvendelseoversikten (hvis man sorterer etter Ikke åpnet – Sist oppdatert).

Opprett prosjektvakt fra en henvendelse (periode)

Man kan også knytte henvendelsen til et prosjekt. For å gjøre dette trykker man ganske enkelt på Mer fliken også videre på Knytt til Prosjekt (se bilde under). Skriv inn navnet på aktuelt prosjekt og henvendelsen knyttes til dette når du trykker på prosjektet.

Da vil prosjektet komme i oversikten over ressursene man har knyttet henvendelsen til. I boksen under Ressurser finner man periodene henvendelsen gjelder for. Herfra kan man også opprette flere perioder, repetere perioder, redigere periodene eller slette de (søppelkassesymbol). Fra periodeoversikten kan du også opprette prosjektvakter, dette gjøres ved å hake av en eller flere perioder og trykk på kalenderknappen, Opprett prosjektvakt (se bildet nedenfor).

Etter man har trykket på denne får man mulighet til å velge hvilket prosjekt (må være tilknyttet som en ressurs) prosjektvakten skal opprettes på.

Etter man har trykket på lagre, vil det komme en boks opp som er identisk som den man finner når man oppretter prosjektvakter fra bemanningsplanen (se bilde under).

Fra bemanningsplanen kan man søke/filtrere på henvendelsesnummer, og dermed se hvilke prosjektvakter som er knyttet til et henvendelsesnummer.