Det er flere måter å motta henvendelser på i RecMan. Et eksempel er å bruke APIet i et Kontakt oss-skjema på hjemmesiden sin, slik at hver gang noen skriver noe inn i dette skjemaet så kommer det automatisk inn i deres RecMan-system som en henvendelse. En annen mulighet man har er å sette opp unike mottaksadresser i systemet, dvs. e-postadresser som omgjør innkommende e-poster til henvendelser. Videre i denne artikkelen skal vi forklare hvordan man setter opp slike mottaksadresser, eller e-postfeeder som det kalles i systemet, samt gi noen eksempel på hvordan dette praktisk sett kan brukes.
Sette opp e-postfeeder
Dette gjøres fra Systeminnstillinger → Database → E-postfeeder → Trykk Opprett (markert i rødt i bilde nedenfor).
I dette feltet skriver man inn ønsket navn på e-postadressene som skal fungere som e-postfeeder. Som en kan se så vil alle e-postadresser få domenet @recman.email, det er derfor smart å bruke et e-post navn som er helt unikt og spesifikt for deres bedrift. F.eks. recman.sales@recman.email.
Når man har opprettet en eller flere mottaksadresse vil disse vises i oversikten her.
I dette tilfellet har vi satt opp to mottaksadresser, slik at hver e-post som sendes til disse to adressene vil komme inn i deres system som en henvendelse. Det er i tillegg en del andre ting man kan sette opp for å gjøre denne funksjonen enda bedre. Trykk på verktøysymbolet og du får mulighet til å endre på innstillingene til mottaksadressen. Det er tre endringer/tilpasninger du kan gjøre her:
| Tags | Her kan du sette det opp slik at hver gang det kommer en henvendelse igjennom denne mottaksadressen så får den automatisk en spesiell tag (tags hentes fra tag-registeret i henvendelsesmodulen). |
| Type henvendelse | Her kan du sette det opp slik at hver gang det kommer en henvendelse igjennom denne mottaksadressen så får den automatisk en type henvendelse (typer henvendelser hentes fra henvendelsesmodulen). |
| Forward e-postadresser | Her kan man sette opp forwarding-adresser. F.eks. at man setter opp en salg@bedrift.no til å videresende alle innkommende e-poster til salg.bedrift@recman.email som er satt opp i feedmanager. På denne måten vil feedmanager forstå at innkommende henvendelser er videresendt fra salg@bedrift.no, og derfor kunne legge opp den opprinnelige avsenderen som avsender for henvendelsen. På denne måten kan dere ha egne e-post adresser på eksempelvis hjemmesiden, hvor kunder henvender seg fremfor å ha en xxx@recman.email adresse synlig. Man vil også da kunne ha en innboks man kan logge inn i for å kontrollere at alle e-poster som sendes til eks. salg@bedrift.no dukker opp i henvendelsesmodulen. |