Opprette og publisere en stillingsannonse

Her finner du generell informasjon om hvordan du oppretter og publiserer en stillingsannonse i RecMan.

Opprette en stillingsannonse

RecMan har en funksjon for å opprette stillingsannonser som er både brukervennlig og effektiv. Systemet lar deg fylle ut stillingsannonsen din med informasjon og publisere den på RecMans karriereside og flere andre eksterne nettsteder og plattformer, fra ett og samme sted.

En stillingsannonse kan også opprettes basert på en eksisterende stillingsannonse mal eller ved å lage en kopi av en tidligere stillingsannonse.

I denne brukerveiledningen tar vi deg gjennom trinnene for å lage en stillingsannonse, oppdatere den, publisere den og løse vanlige problemer du kan støte på underveis.

Komme i gang

Det finnes flere måter å opprette en ny stillingsannonse på:

1. Gå til Pluss knappen øverst til venstre og klikk på Stillingsannonse.

   

2. Gå til modulen for stillingsannonser og klikk på knappen Opprett stillingsannonse på høyre side av skjermen.

3. I rekrutteringsmodulen åpner du prosjektet ditt, og i fanen Oversikt velger du +-knappen ved siden av Ledige stillinger.

   

Hvis du klikker på Opprett stillingsannonse, kommer du til den ny stillingsannonse modulen, som har to obligatoriske felt merket med *.

• Navn på stillingsannonsen: Navnet på stillingsannonsen kan inkludere stillingstittelen, men kan også være en henvisning til søkerens interessefelt.
• Koble til prosjekt: Du må koble stillingsannonsen til et prosjekt. Alle stillingsannonser i RecMan må være koblet til et prosjekt for å ha en forbindelse med en kunde eller bedriften din internt.

For å velge prosjektet, begynn å skrive navnet i feltet. Deretter vil systemet koble til avdelingen som dette prosjektet tilhører. Søknader til stillingen vil automatisk bli knyttet til den valgte avdelingen.

Fremgangsmåte

På høyre side av skjermen ser du alle trinnene for å opprette en stillingsannonse. Hvert trinn vil bli beskrevet nedenfor.

Generell informasjon

• Overskrift
• Stillingstittel
• Sektor: Hvilken jobbsektor stillingen er tilgjengelig for. Valg mellom Privat, Offentlig, Organisasjoner, Samvirkelag og Franchise/Selvstendig næringsdrivende.
• Stillingtype: Type ansettelse. Valg mellom Fast, Midlertidig, Engasjement, Prosjekt, Trainee, Sommer/Sesong og Selvstendig næringsdrivende.
• Antall stillinger*: Hvor mange stillinger du ønsker å fylle.
• Sluttdato*: Sluttdatoen er datoen da stillingsannonsen utløper, noe som betyr at kandidater ikke lenger kan søke.
• Varighet: Hvor mange dager stillingsannonsen skal være aktiv. Standardvarigheten er satt til 30 dager. Administratorer kan konfigurere en standardvarighet på avdelingsnivå i systeminnstillinger.
• Vis sluttdatoen på kandidatsiden: Dette er en veksleknapp hvis du vil vise sluttdatoen ved publisering. Når du skjuler sluttdatoen, får du muligheten til å legge til en søknadsfrist i stedet.
• Søknadsfrist: Dette kan enten være en dato (f.eks. 31.12.2024) eller tekst (f.eks. «ASAP»). 
• Medarbeider: Du kan legge til flere medarbeidere som skal knyttes til stillingsannonsen, der tilknyttede medarbeidere vil motta varsler når du får nye søkere, og når stillingsannonsen er i ferd med å utløpe.
• Kontakter: Du kan legge til kontakter som skal være synlige kontaktpersoner når stillingsannonsen publiseres. Når du legger til kontakter, kan du enten legge til medarbeidere fra systemet eller legge til kontaktpersoner fra CRM systemet ditt ved å skrive inn navnet deres. Informasjonen de har hentes fra profilen deres, men du kan alltid legge til eller redigere informasjonen før publisering for å gjøre den så presentabel som du ønsker.
• Lokasjon: Disse er ikke obligatoriske, men det er lurt å legge inn, da det påvirker lokasjonsfiltreringen på karrieresiden, noe som gjør det enklere for kandidater å finne stillinger som passer for dem.
• Ansettelsesinformasjon: Lønninformasjon, ansettelsestype (heltid, deltid, skift/turnus), arbeidssted (fra kontoret, hybrid, fjernarbeid).

Informasjon om bedrift

«Bedriften» i dette feltet refererer til bedriftinformasjonen du vil vise når du publiserer stillingsannonsen. Derfor kan du velge å vise kundens bedriftsinformasjon ved å velge Hent fra bedrift, eller vise din egen informasjon ved å velge Hent fra avdeling. Ved å bruke din egen informasjon kan du la kunden forbli anonym gjennom hele prosessen uten å referere til navn og bedrift, men fordi du koblet stillingsannonsen til et prosjekt i utgangspunktet, vil systemet fortsatt vite hvem annonsen tilhører internt.

• Hent fra bedrift: Henter informasjon fra bedriften i RecMan.
• Hent fra avdeling: Henter informasjon fra avdelingen i RecMan.
• Navn på bedriften*: er obligatorisk, men kan redigeres etter eget ønske.
• Arbeidsplass: Angi plasseringen av fremtidig arbeidsplass.
• Bedriftsbeskrivelse: Dette feltet vil vises først i annonsen.
• Sosiale medier: Kundens adresser på sosiale medier.

Ved å opprette nye bedrifter i CRM og legge til en beskrivelse, hyperlenker til sosiale medier og laste opp en logo, er dette all informasjon som kan hentes automatisk når du oppretter nye stillingsannonser på vegne av kunder.

Stillingsbeskrivelse

Dette er en rik tekstredigerer som lar deg opprette og formatere innhold med funksjoner som fet skrift, kursivering, innsetting av bilder, lister, lenker, maler og mscripts, redigering av HTML-kode og bruk av RecMan AI.

Media

Velg bildet som skal brukes som forsidebilde for stillingsannonsen. Maksimal filstørrelse er 18 MB.

Du kan legge til flere bilder, videolenker og vedlegg. Du kan laste opp flere filer samtidig fra en enhet eller RecMan filer. Du bør lime inn video URLen direkte fra nettleseren. Korte URLer eller URLer som inneholder tilleggsinformasjon (f.eks. & Featured=youtu.be) vil ikke fungere.

Metadata for sosiale medier-delen vises hvis du aktiverer Social Media Campaign i distribusjonstrinnet.

• Tittel: Dette er overskriften til et innlegg på sosiale medier, og det er teksten som vises i tittelen på innlegget når det publiseres.
• Beskrivelse: Kort beskrivelse av jobben. Dette feltet vises ikke på alle portaler.
• Bilde: Bildeformater på 1200x630 eller 630x630 er to gode standarder for stillingsannonsen. For publisering på flere portaler kan det være lurt å bruke formatet 1200x630 piksler, slik at bildet ikke blir for høyt. For bedre optimalisering, eller hvis du ønsker et annet format, anbefales det å bruke den spesifikke portalens bildespesifikasjon/retningslinje.

Søkealternativer

• Bransje: Definer hva slags bransje eller gren stillingsannonsen er relatert til. Du kan også legge til et alternativ.
• Målrettet lokasjon: Angi et sted som skal være et alternativ i filtrene på karrieresiden.
• Nøkkelord: Legg til nøkkelord for å gjøre annonsen mer synlig for kandidater som søker. For å legge til et nytt nøkkelord, skriv ordet i boksen og trykk Enter. For å fjerne et ord du har lagt til, klikk på den blå sirkelen med en x bak ordet.
• Attributter: Du kan legge til kandidatattributter i stillingsannonsen som kandidaten kan svare på når de søker. Dette kan inkludere sertifiseringsspørsmål for en helseansattannonse, kjøretøysertifikater osv. Disse spesifikke attributtene kan senere finnes i kandidatens profil og filtreres etter i kandidatdatabasen senere. Les mer om attributter ved å klikke her.
• Ekstern søknadslenke: Ved å bruke denne funksjonen vil søkere bli sendt til lenken nedenfor når de klikker på «Søk her». Bruk den hvis kunden ønsker at søkere skal søke via sitt eget nettsted. Bruk av denne funksjonen betyr at søkere ikke registrerer seg i RecMan, men i stedet sendes til en ekstern portal/søkeverktøy. Med andre ord vil ikke kandidatene bli lagt til i kandidatbasen.

Handlinger

Her kan du konfigurere e-postmalen for bekreftelse som sendes ut til nye søkere. Denne e-postmalen kan endres i bedriftsinnstillingene av en systemadministrator.

Screening

Systemet har muligheten til å angi forhåndsscreeningsspørsmål for å sette forventninger og redusere antall søknader som mangler de nødvendige kvalifikasjonene som etterspørres i stillingsutlysningen.

Ved å legge til et forhåndsscreeningsspørsmål fyller du ut spørsmål og velger hva som er riktig svar. Når du angir et forhåndsscreeningsspørsmål, vil det være nødvendig å svare riktig for å søke. Du legger også til et svar når kandidaten velger feil svar, og gir dem et svar på hvorfor dette kan være en nødvendig ferdighet å ha for jobben.

Du kan også velge obligatoriske felt som kandidaten må fylle ut for å fullføre søknaden sin. Du kan bruke obligatoriske felt for å sikre at du får all nødvendig informasjon fra søkere. Husk at kandidater som ikke fullfører søknaden sin, ikke vil bli sendt en bekreftelses-e-post, og at de vil vises i søknadsoversikten med en rød trekant (som indikerer at de mangler obligatoriske felt).

Distribusjon

Bestem hvor du vil at annonsen skal publiseres.

• Kandidatside: Aktiver den for å publisere stillingsannonsen på karrieresiden.
• Publiser kun for ansatte: Hvis du velger dette alternativet, blir stillingsannonsen bare synlig for interne ansatte.
• Sosiale medier-kampanje: Tillater publisering av stillingsannonser på sosiale medier. Les mer om sosiale medier-kampanjer.
• Eksterne portaler: Publiser på eksterne stillingsannonseportaler. For å aktivere dem, kontakt systemadministratoren din for å aktivere dem i Marketplace eller Systeminnstillingene.

Når du føler deg klar til å publisere, kan du enkelt redigere stillingsannonsen, velge hvor den skal publiseres og til slutt klikke på Lagre.

Ferdigstille stillingsannonsen

Etter at du har fullført og gjennomgått annonsen din og sørget for at alle obligatoriske felt er utfylt, kan du forhåndsvise og opprette annonsen. Disse knappene er øverst til høyre.

Hvis annonsen din ikke er komplett, vil du se i trinnene hva som mangler.

Gå tilbake til oversikten over stillingsannonsen etter å ha opprettet en ny stillingsannonse

Etter at du har opprettet stillingsannonsen, kommer du tilbake til oversikten over stillingsannonsen, der du kan se alle stillingsannonsene som er tilgjengelige for deg. Hvis du vil se flere annonser eller begrense visningen til en bestemt bruker eller avdeling, kan du bruke filtrene til venstre. Ved siden av hvert innlegg kan du se tagger som viser hvor det er publisert. Ingen tagger betyr at annonsen bare er lagret, ikke publisert.

Under annonsen kan du også se navnet på kunden/bedriften annonsen tilhører og hvilket prosjekt den er knyttet til.

Kolonnen viser hvor mange ganger annonsen din har blitt vist, hvor mange søkere det er til stillingen, hvor mange som er ubehandlet, i rekrutteringsprosessen, hvor mange som har blitt avslått og hvor mange som har blitt merket som ansatt. I tillegg kan du se om den har noen som har sendt inn søknader siden du sist var i søknadsdatabasen.

Hvis du klikker på stillingsannonsen i oversikten, åpnes skuffen med detaljer og statistikk til høyre. For å gå til søkerne til stillingen, klikker du bare på Søkere. Det samme gjelder for å se ansatte kandidater, de som er i prosess, avslåtte eller venter på søknad.

Utløpende stillinger

Hvis annonsen din utløper innen en uke, vil du bli varslet med en gul utløpsdato.

Endre en allerede publisert stillingsannonse

Etter at en annonse er lagret og publisert på en eller flere portaler, kan den fortsatt redigeres. Du kan også velge å endre hvor annonsen publiseres, legge til portaler og fjerne dem.

1. Velg Rediger-knappen med et blyantikon.
2. Gjør justeringer i tekster/innhold osv.
3. Merk av for portalene som skal forbli aktive. Du kan velge å fjerne en enkelt portal, selv om den allerede er publisert.
4. Trykk deretter på knappen øverst til høyre Lagre endringer.

Annonsen vil nå bli oppdatert, og en liten bjelke vil vises i oversikten over stillingsannonsen, som gir deg et sammendrag av hvilke portaler som ble oppdatert.