Opprette og publisere en stillingsannonse

Her finner du generell informasjon om hvordan du oppretter en stillingsannonse i RecMan.

Opprette en ny stillingsannonse

RecMan har et system for stillingsannonser som både er brukervennlig og raskt. Det lar deg ferdigstille hele annonsen i ett og samme bilde, publisere den til en rekke nettsider i hele norden og på din bedrift sin nettside fra ett og samme sted.

En stillingsannonse kan også lages basert på en tidligere annonse, på en mal eller basert på info knyttet til en bestemt kunde eller avdeling.

I denne oversikten skal vi gå gjennom, steg for steg, hvordan du lager en annonse, oppdaterer og publiserer den. Vi vil også gå gjennom typiske “problemstillinger” som man kan møte på.

Opprett en ny annonse fra bunn av

Første steg for å lage en stillingsannonse vil være å opprette et prosjekt for selve prosessen.
Trykk så på "+" ikonet og så Opprett stillingsannonse.

Knytt annonsen til et prosjekt og avdeling

Du vil nå komme inn i et nytt vindu hvor du kan utarbeide og publisere selve annonsen.

Alle stillingsannonser i systemet må knyttes til et prosjekt, slik at det har en tilhørighet til en kunde, internt osv.

For å velge prosjekt, klikk inn i Knytt til prosjekt boksen, og begynn å tast navnet på prosjektet annonsen skal knyttes til. Dersom du ikke husker navnet på prosjektet, kan du istedet taste navnet på kunden / bedriften, så vil systemet liste ut de ulike prosjektene for denne kunden.

Velg så rett avdeling. Normalt vil systemet foreslå den avdelingen du tilhører, men du kan også velge en annen, f.eks. dersom du skal publisere en annonse på vegne av noen andre i organisasjonen. Søkere på stillingen blir automatisk tilknyttet avdelingen (på kandidatkortet).

Generelt

Angi annonsens Overskift og Stillingstittel. Legg merke til i eksemplet hvordan overskrift og selve stillingstittelen ofte avviker.

Varighet: Her bestemmes annonsens varighet, altså hvor lenge annonsen skal være aktiv.

Antall stillinger: Hvor mange stillinger skal bemannes.

Tiltredelse, Lønn, Sektor, Stillingstype og Søknadsfrist er som man er vant til fra f.eks. Finn.no eller lignende.

Velg logo

Systemet vil automatisk velge logo fra prosjektet. Dersom da f.eks. dette prosjektet tilhører en kunde, vil kundens logo bli foreslått. Du kan naturligvis velge ditt firma sin logo også, ved å klikke på Hent egen logo.

Dersom det er hverken kundens eksisterende logo, eller ditt firma sin logo som skal brukes, kan du laste opp en egen logo fra din datamaskin. Klikk da Last opp logo, og systemet vil da gi deg muligheten til å hente en logo fra din desktop / mappe.

Merk at en logo bør være under 1000 px bred, og i .jpg format.

Informasjon om arbeidsgiver

Arbeidsgiver i dette tilfellet er enten info om kunden, eller dersom dette skal holdes anonymt i annonsen kan man gjøre dette ved å legge inn informasjon om eget selskap istedenfor (trykk på Hent fra avdeling knappen). Fordelen med dette er at ingenting i annonsen viser til hvilken kunde den tilhører, men fordi du knyttet annonsen til et prosjekt i starten, vil systemet allikevel vite hvem annonsen “tilhører” internt.

Hent fra avdeling knappen henter informasjon ifra avdelingen (internt) i RecMan, fremfor fra kundekortet.

Feltene Arbeidsgiver og Beliggenhet er obligatoriske.

Informasjon om firma er det som kommer som ingress i annonsen.

Har du kundens lenker til sosiale media kan disse legges inn også, men de er ikke obligatoriske.

Kontaktpersoner

Her legger du til hvilke kontaktperson som skal stå i annonsen ved å klikke Legg til. Dette vil åpne vinduet for å kunne enten velge en av dine medarbeidere fra internt i systemet eller legge til en ny person som ikke ligger i systemet.

For å legge til en eksistrende medarbeider av deg (kollega), kan du bare begynne å taste navnet på vedkommende i feltet Hent medarbeider. Klikk så på navnet på vedkommende på den listen som kommer opp.

Informasjonen som nå fylles inn kommer fra din medarbeider sin profil i systemet. Du kan naturligvis endre dette, f.eks. å fjerne mailadresse eller telefonnummer. Når informasjonen er slik du ønsker, klikk den grønne knappen Legg til kontaktperson.

Bak hvert navn er det på listen 3 knapper for å kunne se detaljene på kontaktpersonen, for å redigere den info som ligger der og den siste er for å fjerne denne kontaktpersonen.

Annonsetekst

Annonseteksten er selve teksten som inneholder beskrivelsen av stillingen osv. Denne fungerer rimelig likt en vanlig teksteditor som lar deg f.eks. velge en fet skrifttype (bold), kursiv (italic), understreket (underline). dele opp i punktliste (bulletpoints) osv.

Du kan også lime inn fra andre steder ved å bruke kopier / lim inn. Det er imidlertid mye formatering som er forskjellig mellom f.eks. Word og Web, slik at et godt tips er å enten lime inn som ren tekst, eller dersom det kommer fra Word, bruk Ctrl+Shift+V eller Cmd+Shift+V, så vil innlimingen forsøke å fjerne en del av formateringen.

Arbeidssted

Her definerer du sted, hvor man starter med land, deretter vil det dukke opp en nedtrekk også for fylke. Sted er ikke obligatorisk, men fornuftig å legge inn. Dette er nemlig viktig for søkene en kandidat gjør.

I adressefeltet er postnummer og sted påkrevet. Sjekk at kartet oppdaterer seg rett basert på adressen du legger inn. Dette vil også styre kartet til f.eks. Finn.no / jobreg.no osv.

Lokasjoner

Her kan du legge inn adresser, byer, land og all annen oppslagbar destinasjon i Google Maps. Bare begyn og å skriv, så vil systemet foreslå resten! Fordelen her er at det kan legges inn flere lokasjoner, og disse ville bli vist i kartet på eksempelvis deres RecMan-side og Jobreg.

Publiseringskanaler

Det er herfra man velger hvor man ønsker å publisere selve annonsen. Man lagrer og publiserer fra samme knapp / funksjon. Framgangen er svært enkel: Hak av for de stedene du vil at annonsen skal publiseres. Den øverste (RecMan-page) er det som går ut på deres egen hjemmeside og Facebook side. Jobreg er bransjens egen portal, og inntil videre gratis, så den er alltid avkrysset.

Du vil på listen også få valg om en eller flere eksterne portaler, som f.eks. Finn. Hver av disse har sine egne felt som må krysses ut.

Finn.no

På Finn.no er det spesielt ett valg som er viktig; Ta med logo. Denne funksjonen er der for å kunne slå av å sende logo til Finn, dersom den logoen som er i annonsen allerede ligger i den faste malen dere har på Finn, altså for å unngå at den kommer to ganger. Husk allikevel å alltid ha med logo i annonsen til de øvrige portalene.

Velg også rett bransjekode for Finn, da de kjører sine egne er dette viktig for søket sin del.

Industri

På samme måte som for Finn sine kategorier, må du definere en bransje basert på de interne kategoriene også. Du kan også legge til et alternativ, men det er ikke påkrevet.

Nøkkelord

Som du sikkert er vant til fra før, kan du også legge inn inntill 5 nøkkelord for å gjøre søket enda bedre. Disse søkeordene blir også med inn i Finn.no

For å legge til et nytt søkeord, skriv ordet inn i feltet og trykk enter. For å fjerne et ord du har lagt til, klikk på den blå sirkelen med x i bak ordet.

Pre-screening

For å få ned antallet total irrellevante søkere til en stilling, f.eks. de som ikke har de nødvendige papirer, sertifikat, språkkunnskap etc., har systemet et såkalt pre-screening.

Kort fortalt fungerer dette slik at du legger inn en eller flere Ja / Nei spørsmål, og hvor du definerer om det er ja eller nei som er riktig svar. Du kan også legge inn tilbakemeldingen til søkeren om vedkommende taster motsatt av det som er ønsket.

Pre-screeningen er bygget slik at de som ikke tilfredstiller kravene ikke får søkt på stillingen i det hele tatt, framfor at de skal få et avslag i etterkant.

Når du trykker på redigerknappen bak et spørsmål, vil du få opp et vindu for å gjøre dette.

Diverse media

Du kan nå legge til bilder (en eller flere), eller en video om du ønsker. Bilder laster du opp fra din datamaskin, og video legger du inn som en URL fra YouTube eller Vimeo.

Bilder

Bilder får du også lastet opp. Laster du opp flere enn ett bilde blir bildene vist i en bildekarusell i annonsen.

Tags for deling på sosiale media

Tittel: Dette er overskriften området i et innlegg på sosiale media og når du skriver en tekst i denne så vil teksten bli overskriften på innlegget ved publisering.

Beskrivelse: En kort beskrivelse om jobben. Dette feltet er ikke synlig på alle portaler.

Bilde: Bildeformatet som 1200x630 eller 630x630 er to gode standard størrelser for innlegg. Om du deler på flere portaler, så kan det være lurt å bruke bilder som er 1200x630 piksler, når disse ikke blir for høye. For bedre optimalisering, eller om du ønsker et annet format, så anbefaler vi å se etter hva som er den spesifikke portalens bilde spesifikasjoner/retningslinjer.

Filer

Her kan man laste opp filer man ønsker at potensielle kandidater kan laste ned.

Attributter knyttet til annonse

Her kan du legge til hvilke attributter som kandidaten har mulighet til å svare på, som er spesifikke til annonsen. Dette kan for eksempel være sertifiseringsspørsmål til en Helsemedarbeider-annonse etc. Disse attributtene dukker så opp når en kandidat søker på stillingen. Disse selvbestemte attributtene kan deretter filtreres på i f.eks. kandidatbasen og søkeroversikten inne på en stilling.

Sende søkere til eksternt søkerskjema

Dersom kunden f.eks. ønsker at søkerne på stillingen skal gå til sitt eget søkerhåndteringssystem, så er det mulig å fasilitere i RecMan.

Skreddersy svarmelding

I Systeminnstillinger → Selskaper kan man definere standard svarmeldinger som blir sendt til kandidater og nyregistrerte kandidater. Disse standardmeldingene kan man overstyre på hver enkelt stillingsannonse, hvis man ønsker å skreddersy svarmeldingene for hver enkelt stillingsannonse. Dette gjøres ved å trykke Rediger i boksen Egen e-post til søkere på denne stillingen, og fyller ut feltene. Lagrer man noe her så overstyrer man altså den standardiserte svarmeldingen.

Medarbeidere

Om det er flere medarbeidere som skal samarbeide om en stillingsannonse, men som ikke nødvendigvis skal være kontaktpersoner på annonsen, kan man legge inn disse under Medarbeidere. Man får da ikke beskjed om det kommer en ny søker for eksempel, men man vil kunne filtrere på seg selv som medarbeider for å få se annonsen.

Trykk på Legg til for å legge til flere medarbeidere fra en liste, eller trykk på ikonet til høyre for hver medarbeider for å fjerne dem.

Påkrevde felter

Du kan også definere påkrevde felter for din annonse. Det betyr at kandidaten som søker på stillingen vil måtte fylle ut feltene du definere for at deres søknad skal bli synlig for deg. Dette gjør det enkelt å stille krav til kandidaten om hvilken informasjon du er interessert i.

Se over og publisér

Etter du har sjekket annonsen, og påsett at alle obligatoriske felt er utfyllt, kan du publisere annonsen.

Øverst i høyre hjørne vil du finne knapper:

Trykk på knappen Lagre / publiser.

Du vil nå få opp en boks med hva som kommer til å skje. Dersom annonsen ikke ble godkjent, vil det stå inne i denne boksen hva som mangler.

Her vil du også se en klar oversikt over hvor annonsen nå blir publisert. Publisering skjer umiddelbart (også på Finn etc).

Annonsen opprettet

Du har nå opprettet en ny annonse, og vil komme til et bilde som viser DINE stillingsannonser (altså de du står som kontaktperson på). Vil du se alle annonser, bare annonsene til en bestemt medarbeider eller kunde, bruk filtreringene markert. Det er også her du kan filtrere på aktive, utløpte og avsluttede stillingsannonser.

Under hver annonse vil de blå tagene vise hvor annonsen er publisert. Ingen tags betyr at annonsen kun er lagret.

Under annonsen ser du også navnet på kunden / bedriften annonsen tilhører, og ved siden av hvilket prosjekt den er knyttet til. Helt nederst under hver annonse ser du en oppsummering på når den ble opprettet, oppdatert osv. De ulike blå tagene viser i hvilke kanaler annonsen er ute i. Disse tagene er klikkbare, slik at du enkelt kan navigere deg direkte til stillingsannonsen og hvordan den ser ut på f.eks. Finn.no.

Forklaring til felter og knapper inne i selve stillingsannonseoversikten

Stillingene er sortert på publiseringsdato. Sist publiserte annonse ligger øverst.

Bak hver annonse finner du flere knapper. Disse har følgende betydning:

1. Se annonsen på nettet (slik den ser ut “live”)
2. Se en liste over publiseringslinker
3. Endre utløpsdato på annonsen
4. Endre / Rediger stillingsannonsen

   Warning

   Selv om du endrer utløpsdato, vil ikke dette påvirke de betalte portalene, som f.eks. Finn / Monster etc. Dersom du har en annonse som har utløpt perioden sin i Finn, har RecMan er smart funksjon for dette. Dersom annonsen er godkjent og lagt ut på Finn, vil det legge seg enda en knapp på denne rekken som heter “Republisér til Finn”. Dette gjør at man kjøper en ny 42- dagers runde på Finn, men slipper å lage en ny annonse, og søkere kommer inn på samme annonse i systemet selv om den er “ny” på Finn. Utvidet utløpsdato internt i systemet settes automatisk.

5. Opprett kopi av annonse
   Dette er en smart funksjon som lar deg benytte en gammel / eksisterende annonse som en mal for en ny. Ved å klikke her vil du starte med en ny annonse, men hvor alle felter er fyllt inn fra den eksisterende du valgte.
6. Slett annonse
   Det er få grunner til å bruke denne. Når en annonse utløper, vil den legge seg i Utløpte annonser. Du trenger derfor ikke slette en annonse.
7. Avslutt annonse
   Du kan avslutte en annonse. Da vil den få status som avsluttet, og du finner avsluttede annonser ved å filtrere på de i filtermenyen til venstre i stillingsannonseoversikten.

   Merk

   Å avslutte en annonse avpubliserer IKKE annonsen på f.eks. Finn. For å avpublisere annonsen før utløpt periode, så må du først redigere på annonsen og huke bort Finn som publiseringskanal, og så lagre. Deretter avslutter du annonsen.

   I kolonnen vises hvor mange ganger annonsen har vært vist, hvor mange søkere det er på stillingen, hvor mange som er ubehandlet (som ikke er satt i prosess, landet eller fått avslag) og hvor mange som er satt i prosess. I tillegg ser du om det har kommet inn noen uleste søknader siden sist du var inne i søkerhåndteringen og kikket på søkerne.

   

8. For å gå til søkere på stillingen, klikker du bare på tallet bak Søknader eller på selve annonsetittelen, for å se statistikk på annonsen klikker du bare på tallet bak Visninger, for å se kandidatprosessen / pipeline klikk tallet på I prosess osv.

9. Annonser som løper ut

   Hvis annonsen utløper innen en uke vil man bli varslet i form av en gul varseltrekant som dukker opp i oversikten.

   

10. Hvis man ønsker å motta varsel på e-post kan man skru på dette i Min profil → Varslinger → Huk av for Morgen e-post.

Endre på en allerede publisert annonse

Etter en annonse er lagret og evt. publisert til en eller flere steder kan den fortsatt redigeres. Du kan også f.eks. fjerne annonsen bare fra Finn.no, eller legge til enda flere publiseringskanaler i etterkant. Framgangen er svært enkel.

1. Trykk på knappen for å redigere en annonse.
2. Gjør dine endringer i tekster / innhold osv. Husk å lagre teksten i selve teksteditoren også slik at siste versjon blir publisert.
3. Huk av de portalene som fortsatt skal være aktive. Dersom du nå f.eks. vil fjerne annonsen fra Finn.no før utløpt periode, huker du bare bort Finn.
4. Trykk så på knappen øverst i høyre hjørne Lagre endringer.
   Annonsen vil nå bli oppdatert. Den vil bli fjernet fra de portalene som ikke nå er avhuket, og den vil bli publisert til de som er avhuket.

Kjøpe en ny periode på Finn.no

Etter en annonse er laget, og publisert, er det i noen tilfeller ønskelig å la annonsen ligge ute lengre. Finn har dessverre ingen funksjon for å enkelt kunne forlenge en periode, så dette har RecMan utviklet en funksjonalitet for. Dette er svært praktisk når du f.eks. har en annonse som løper over flere måneder, og du ikke ønsker at søkere skal spres på mange annonser i systemet.

Gjør som følger:

1. Gå inn i stillingsannonsemodulen og lokaliser den annonsen du ønske å republisere på Finn. (Hvis annonsen har utløpt, finner du den ved å gå på Utløpte annonser. Endre dato for at annonsen skal aktiv igjen).
2. Klikk på knappen Republiser på Finn.
3. Bekreft at dette er noe du virkelig ønsker.

Statistikk på portaler

Du kan lett se hvor søkerne på stillingsannonsene dine har søkt fra. Dette gjør du ved å gå til annonsen det gjelder, og trykke her:

Du vil da få opp en grafisk statistikk over søkerne på annonsen. Det vil se slik ut:

Som man kan se på bildet får du full oversikt over kjønnsfordeling, portaler som er søkt igjennom, når personene har søkt, osv.

Konvertering:

Forholdet mellom søkere og visninger.

Søkere / Visninger * 100 = Konvertering