Kalender modulen

I denne artikkelen kan du lese om de grunnleggende kalenderfunksjonene i RecMan.

RecMan har en innebygget fullgod kalender med alle de normale kalenderfunksjonene som du finner i f.eks. Google Calendar, iCal (Mac) eller Outlook (PC). Kalenderen er integrert med resten av systemet, slik at dersom du booker et møte ifra kundekortet etc. så vil det legge seg inn i kalenderen i RecMan. RecMans kalender finner du i menyen på Hjem-skjermen.

1. Naviger raskt gjennom hele måneden, uavhengig av kalenderinnstillingene dine, for rask og sømløs utforskning.
2. Flytt frem og tilbake sømløst, skreddersydd for den valgte kalendervisningen.
3. Gå til gjeldende dag.
4. Velg og endre din foretrukne kalendervisning etter dag, uke eller måned.
5. Lag enkelt nye arrangementer. Forbedre planleggingsferdighetene dine og utforsk ulike typer arrangementer gjennom den praktiske rullegardinmenyen til høyre.
6. Endre hvilken kalender som er synlig. Kryss av for enhver kalender du foretrekker å ikke se og legg enkelt til flere via +-knappen. Få tilgang til flere innstillinger med et klikk på tannhjulikonet for ytterligere tilpasningsalternativer, skreddersydd for dine preferanser.

Legge til en ny kalenderevent

Booker du et møte ifra kundekortet, eller for eksempel kaller inn en kandidat til intervju andre steder i systemet så vil det automatisk opprettes en kalenderevent på møtet. Men du kan også legge inn events i kalenderen direkte ifra kalenderen, og så knytte eventen til deltagere.

Trykk på et tidspunkt i kalenderen eller trykk og dra over en lengre periode for å opprette en event. Du vil umiddelbart bli sendt videre til følgende skjerm:

1. Navn på møte.
2. Lokasjon. Om du trykker på Hos oss vil den hente adresse utifra adressen som er registrert på din avdeling. Ved gyldig adresse vil du også få et kart nederst i bildet.
3. Hvilken kalender eventen skal ligge i. Typisk brukt hvis du skal booke et møte for en annen kollega.
4. Beskrivelse av møtet/møte agenda.
5. Lenker. Her kan du linke til relevante nettsider eller lignende.
6. Legg til deltager. Når du begynner å skrive i dette feltet vil den automatisk slå opp i hele deres RecMan system, og kategorisere på medarbeider, kandidat, osv.
7. Deltagere som er lagt til i eventen.
8. Repetisjon. Her kan du legge repetisjon av event. Du kan repetere hver uke, hver 2. uke, hver 3. uke, osv.
9. Lagre og gå tilbake til kalenderen.
10. Trykk på Medarbeider for å få en liste over medarbeidere, sortert på avdeling. Trykk på Ekstern for å legge til eksterne møtedeltagere.

Redigere eksisterende event

Om du skal endre på et eksisterende event, så vil skjermen se veldig lik som når du oppretter, med et par endringer.

1. Her ser du en liste over deltagerne, og deres status. Du som møte arrangør har også mulighet til å endre på andre deltageres status. De kan settes som Tentativ eller som kommer ikke. De kan også redigeres og slettes. Om de slettes, vil eventen også bli borte fra deres kalender.

2. Hvis dette er en repeterende event, vil du også få knappen som heter Tråd. Her kan du se fremtidige events, og slette dem fra din kalender. Er du deltager vil alle fremtidige hendelser slettes fra din kalender. Om du er arrangør, så vil den slettes for alle inviterte.

   

Som deltager kan du også velge å slette en event. Eventen vil da bli borte fra din kalender, og du vil stå som kommer ikke for møtets arrangør og andre deltagere.

Møtebooking

Ved å trykke på knappen Opprett invitasjon kan du også opprette møtebooking til din hendelse. Invitasjon lar deg sende flere alternativer til tider til dine deltakere, sånn at de kan velge selv når det passer best for dem.

Trykk på knappen som vises over for å komme til invitasjons-skjermen. Den ser slik ut:

1. Her setter du navn på møtebookingen.
2. I denne boksen velger du type invitasjon – Du kan velge mellom En av gangen og Gruppe. Skulle du velge gruppe vil du få opp en liten boks hvor du kan skrive inn maks antall som skal være med i gruppen.
3. Her kan du skrive en generell beskrivelse.
   
4. I denne boksen kan du skrive inn en adresse for hvor møtet skal være. Dette vil bli brukt til å illustrere på kart (Google maps) i selve invitasjonen.
5. URL lar deg skrive inn en relevant URL for møtet.
6. Under deltagere kan du søke opp kandidater, medarbeidere og kontaktpersoner i systemet, og invitere dem. Du kan ikke invitere deltagere som ikke ligger i systemet fra før.
7. Her kan du se hvilke deltagere som allerede ligger inne.
8. Under Alternativer vil du først og fremst se en dato og et klokkeslett. Dette er tidspunktet avtalen er på, men vi kan legge til mange flere alternativer ved å trykke på Legg til tilgjengelighet og Foreslå tider. Tilgjengelighet er en periode du er tilgjengelig i, som kandidater kan plukke av. Foreslå timer er spesifikke tider du ønsker å sette opp. Når du har lagt inn tidene du er tilgjengelig, vil møte deltagerne velge en tid utifra der du er ledig, og booker da inn et møte med deg. Du kan også trykke på søppelbøtten for å slette et eksisterende forslag/tilgjengelighet.
9. Trykk her for å opprette din invitasjon.
   

Deling av og abonnering på kalender

Du har mulighet til å dele din kalender med andre, og andre kan dele sin med deg. Under Kalenderinnstillinger finner vi muligheten både å dele en kalender med en medarbeider, se hvem som har delt med deg og endre på innstillinger og utseende på dine kalendere.

1. Kalender innstillinger, deling og abonnering.
2. Navn på hvilke kalendere du har og hvilke du abonnerer på. Typiske navn vil være navnet på kollegene som eier kalenderen.
3. Viser hva slags rettigheter du du har i de forskjellige kalenderne.
4. Viser hvilken farge kalenderen har og hva den er synkronisert med.
5. Rediger kalender. På dine egne kalendere kan du endre navn, beskrivelse, sted, tilgjengelig for medarbeidere og farge.
6. Del kalender. Her får du mulighet til å dele din kalender med medarbeidere i RecMan.
7. Opprett kalender. Her har du mulighet til å legge inn forskjellige kalendere.
8. Abonner på kalender. Her får du en liste over dine medarbeideres kalendere som har satt Tilgjengelig for medarbeidere: Ja (se steg 5).
9. Kalendersynk. Se artikkel for kalender synkronisering av Office 365 eller Google Calendar.

Kalender på kundekortet

Du kan også finne kalenderen direkte på kundekortet. Denne kalenderen fungerer helt likt, men det er mye enklere å kalle inn personer satt som kontaktperson, og du har også mulighet til å velge kundens lokasjon direkte.