Kalender modulen

Denne artikkelen gjelder grunnleggende funksjoner i RecMan kalenderen.

RecMan har en fullverdig innebygd kalender med alle de forventede kalenderfunksjonene som du finner i Google Kalender, Apple Kalender eller Office 365. Kalenderen ligger under Hjem-skjermen i navigasjonsmenyen på venstre side.

1. Naviger raskt gjennom hele måneden, uavhengig av kalender innstillingene dine, for å sikre rask og sømløs utforskning.
2. Beveg deg frem og tilbake sømløst, tilpasset ditt valgte kalendervisning.
3. Hopp til dagens dato i kalenderen.
4. Sett og endre din foretrukne kalendervisning etter Dag, Uke eller Måned.
5. Opprett enkelt en ny event. Forbedre planleggingen din og utforsk de forskjellige event typene via den praktiske nedtrekksmenyen på høyre side.
6. Endre hvilke kalendere som vises. Kryss av for kalendere du ikke ønsker å se, og legg enkelt til flere med + knappen. Tilgang til flere innstillinger med et klikk på tannhjul ikonet for ytterligere tilpasningsmuligheter tilpasset dine preferanser.

Legge til en ny kalender event

Hvis du for eksempel inviterer en kandidat til intervju fra kandidatkortet, vil en kalender event automatisk bli opprettet. Men du kan også opprette event direkte fra kalenderen og deretter knytte eventen til deltakere.

Ved å trykke på et tomt område åpnes også et popup-vindu for å Ny event. Velg et tidspunkt i kalenderen, og klikk deretter (og dra over en lengre periode om nødvendig) for å opprette en event. Du blir da videresendt til følgende skjerm:

1. Navn og tidspunkt for eventen. Begge er obligatoriske for å opprette en event.
2. Her kan du velge om eventen skal gjentas, og i så fall er flere alternativer tilgjengelige.
3. Sted. Du kan skrive inn adressen eller velge den på kartet med knappen Vis kart. Når du skriver, vil en nedtrekksliste med forslag vises.
4. Legg til en varsling og spesifiser når du vil motta den med denne knappen.
5. I hvilken kalender eventen skal vises.
6. To nedtrekkslister. I den første kan du velge status for profilen din under denne eventen. Og i den andre kan du velge synligheten - privat eller offentlig. Offentlig betyr synlig for dine kolleger som har tilgang til kalenderen din. Privat er usynlig for kolleger selv om kalenderen deles. Endringene gjelder for din kalender, men ikke for andre deltakeres kalendere. Begge innstillinger gjelder bare hvis kalenderen deles. Uansett hvilke innstillinger du velger for eventen, hvis kalenderen ikke deles, vil eventen kun være synlig for deg.
7. Beskrivelse av møtet / møteagenda.
8. Lenker. Her kan du legge til relevante nettsider eller lignende.
9. Legg til eller fjern deltakere. Når du begynner å skrive i dette feltet, vil det automatisk søke i hele RecMan systemet ditt og kategorisere brukere som kolleger, kontaktpersoner og kandidater. Du kan også legge til en ekstern deltaker.
10. Definer hvilket tilgangsnivå deltakerne skal ha - Se event, Invitere andre, Se deltakerlisten eller Endre event.
11. Lagre og gå tilbake til kalenderen.

Rediger eksisterende event

Hvis du trenger å endre en eksisterende event, vil skjermen se veldig lik ut som når du oppretter den.

Hvis dette er en gjentakende event, vil du se tre forskjellige alternativer for Rediger eller Slett.

Hvis du er deltaker, vil alle fremtidige gjentakelser også bli slettet fra din kalender. Hvis du er arrangør, vil den bli slettet for alle deltakere. Som deltaker kan du også velge å slette eventen. Eventen vil da forsvinne fra din kalender, og du vil bli angitt som Ikke kommer til møte arrangøren og andre deltakere.

Avhengig av svaret ditt vil eventen se forskjellig ut i kalenderen. Nedenfor er tre varianter av Heldagsarrangementer med forskjellige svar: Ja, Nei og Kanskje. Svaret Ja vil automatisk bli valgt for eventen du oppretter.

Du kan holde eventboksen og dra & slipp den for å endre dato for eventen.

Avtalebokser

Ved å velge nedtrekkslisten på høyre side av Ny event-knappen, kan du også opprette Avtalebokser for eventen din. Invitasjonen lar deg sende flere alternative tidspunkter til deltakerne, slik at de kan velge når det passer best i deres timeplan.

Avtaleboks vinduet ser slik ut:

1. Her bestemmer du navnet på avtaleboksen.
2. I denne boksen kan du skrive inn adressen til møtet. Dette vil bli brukt til å illustrere det på et kart (Google Maps) i selve invitasjonen.
3. Felt for å definere om dette er et offentlig eller privat møte.
4. Her kan du skrive en generell beskrivelse eller notater.
5. Under deltakere kan du søke etter kandidater, ansatte og kontaktpersoner i systemet og invitere dem. Du kan ikke invitere deltakere som ikke har vært i systemet før.
6. I Seksjonen Alternativer klikker du på Foreslå tidspunkter-knappen. Du kan legge til flere alternativer. Legg til foreslått dato og tid. Tid er en periode du er tilgjengelig som kandidatene kan velge fra, f.eks. når som helst mellom kl. 09.00 – 19.00. For Varighet er det valg mellom 15 minutter, 30 minutter eller 1 time.

Når du har lagt til tidspunktene du er tilgjengelig, vil møtedeltakerne velge en dato og tid når du er tilgjengelig og deretter booke et møte med deg. Du kan også trykke på søppelbøtten for å fjerne et eksisterende forslag til tid.

Hvis du oppretter en gruppeavtaleboks eller et påmeldingsarrangement, vil et ekstra felt vises hvor du kan skrive maksimal antall deltakere for gruppen.

Etter at du har opprettet en event eller et forslag til tid, vil du få valget mellom å sende en standard- eller en egendefinert melding til deltakerne.

Kalenderinnstillinger

I innstillingene kan du opprette en ny kalender, synkronisere med Office 365 eller Google Kalender eller dele kalenderen din. Klikk på navnet på kalenderen din for å se flere innstillinger eller delingsalternativer.

Møtereferater

Du kan automatisk lagre og få tilgang til møtereferatene dine direkte i RecMan. For å komme i gang, synkroniser Google- eller Microsoft-kalenderen din med RecMan. Tillat tilgang til referater – enten fra kalenderens synkroniseringsinnstillinger eller under den første synkroniseringsoppsettet.

Når dette er aktivert, kan møtearrangører aktivere automatisk lagring av referater før hvert møte direkte fra event-popupen i RecMan kalenderen. Dette sikrer at du ikke lenger trenger å aktivere transkripsjon manuelt i Google Meet eller Microsoft Teams.

Etter møtet avsluttes, vil RecMan trygt knytte referatet til den tilsvarende event – klart til gjennomgang, nedlasting eller analyse med RecMan Intelligence.

Du kan bruke referatene dine til automatisk å fange opp innsikter fra intervju eller møte, lage oppfølgingsoppgaver og dokumentasjon, og forberede sammendrag, presentasjoner eller rapporter raskere.

Dele en kalender

Du har muligheten til å dele kalenderen din med andre, og andre kan også dele sine med deg. I kalender innstillingene klikker du på kalenderen din, og du vil finne alternativer for å dele kalenderen med en ansatt, se hvem som har delt den med deg, og endre innstillinger og utseende på kalenderne dine.