Mallar - inställningar

I den här artikeln kan du läsa om mallar – hur du skapar dem och anpassar dem till ditt företag och verksamhet.

Skapa en mall

Det finns många ställen i RecMan där du kan ha nytta av mallar. Dessa inkluderar allt ifrån att tacka nej till kandidater och kandidatpresentationer till offerter/avtal och mer. Det finns tre typer av mallar i RecMan. Det första kallas helt enkelt Mallar och används vanligtvis för att till exempel skapa orderbekräftelser och avtal – dokument som behöver signeras. Sedan finns det Meddelandemallar som är utformade för e-postmeddelanden. Om du till exempel skickar ett avtal på en order till en kund, så kan du vilja ha en kort text i början som talar om hur de ska göra för att signera det elektroniskt, eller så kanske den bara innehåller en signatur. Slutligen har du SMS-mallar. Dessa har gjorts för att låta dig skicka ett snabbt textmeddelande/SMS från systemet med en fördefinierad text.

Mallar och meddelandemallar kan använda sig av mScript, RecMan:S system för att infoga taggar, för att automatiskt hämta information från systemet och lägga in det i ett avtal eller e-postmeddelande. Genom att addera detta till dina mallar kan du verkligen börja automatisera ditt arbetsflöde, eftersom du då kan använda samma mall för att skickas till tusentals mottagare och eftersom du kan lämna informationshämtandet till själva systemet.

Du kan läsa mer om mScript i den här artikeln.
Mallar är något som alla användare har tillgång till när de väl skapats, medans användandet av meddelandemallar kan begränsas till några utvalda medarbetare, om så önskas. I ett företag med olika roller och uppgifter kan det vara lämpligt att ha en liten bank med meddelandemallar som passar varje medarbetares behov.

I alla malltyper hittar du en rich text-editor som gör att du enkelt kan anpassa dina mallar. Du kan ändra textstorlek, font och lägga in länkar och bilder, så som du själv vill. Det är inte rekommenderat att ha mycket bilder och länkar i mallarna eftersom en del e-posttjänster och program inte stödjer det. Notera att SMS-mallarna har en begränsad texteditor.

När man skapar en mall eller meddelandemall är det rekommenderat att man benämner den efter hur det är tänkt att mallen ska användas. Detta eftersom det inte visas någon förhandsvisning av en mall innan man valt den, bara dess namn. Vid skapandet av en meddelandemall kan man även ange ett ämne som läggs in i ämnesraden på e-postmeddelandet som du skriver. Om det lämnas blankt i mallen så läggs istället namnet på meddelandemallen in i ämnesraden, om du inte anger något manuellt.

Dela en meddelandemall

Som vi nämnt tidigare så har du möjlighet att välja vilka användare som ska ha tillgång till varje meddelandemall. När du markerat en mall så ser du tre knappar längst upp till höger. Mittknappen låter dig dela mallen med dina medarbetare, som du kan se nedan.

När den delats så kan medarbetaren hitta meddelandemallen där man skickar e-post och på deras profilsida (placerad precis under användarens namn och bild högst upp till höger). Från profilsidan kan medarbetarena anpassa meddelandemallen så att den passar just dem. Om stora förändringar görs av mallen kan det dock vara idé att kryssa i Uppdatera mall för de som redan valt mallen längst ner. Detta kommer att skriva över alla ändringar som de kan ha gjort och applicera den nygjorda mallen till deras profil.

Tilldela nya meddelandemallar

Du kan också automatiskt tilldela meddelandemallar till nya medarbetare. Det betyder att när ni lägger till nya medarbetare/användare i RecMan så blir meddelandemallen delad med dem automatisk.

SMS-mallar

Du kan även göra mallar för de textmeddelanden som skickas från RecMan. Du skapar dem på liknande sätt som de andra typerna, förutom att dina valmöjligheter och texteditorn är något begränsade. Anledningen till detta återspeglar SMS-meddelandenas enkla karaktär. Genom att skapa SMS-mallar kan du snabbt skicka meddelanden till en eller flera kandidater, eller en företagskontakt, på det sätt som visas nedan.

Lägga till en bild i en mall

Om du skulle vilja lägga till en eller fler bilder till din mall eller meddelandemall så behöver du gå igenom följande steg:

Steg 1

Först av allt behöver du se till att bilden finns online. Om bilden inte finns på din dator, utan någon annanstans kan du hoppa fram till Steg 2.

Gå först till filarkivet. Du når det via menyn när du befinner dig på hemskärmen i RecMan.

Tryck Hantera filer för att öppna din datorns filhanterare.

När du har hittat bildfilen på din dator markerar du den och väljer Öppna. Detta gör att bilden börjar laddas upp. Du kan även markera och dra bilden från din dator till det grå området.

När filen laddats upp så tryck på bakåt-pilen för att gå tillbaks till Filarkivet. Lokalisera filen och följ linjen till det Dela-området. Här hittar du en liten kedjesymbol, klicka på den. Du får nu upp en URL som länkar direkt till själva bilden. Kopiera den här URL:en, eftersom den behövs i Steg 2.

Steg 2

Nu när bilden finns online i systemet och vi har en länk till den så kan du gå tillbaka till mallen eller meddelandemallen som du vill infoga bilden i. När du hittat den så tryck på den lilla bildikonen.

Då visas en ruta för dig. I URL-fältet klistrar du då in länken som du kopierade i dokumentarkivet. Du får då se en liten förhandsvisning av bilden och du kan också ändra storleken på bilden med hjälp av Höjd- och Bredd-värdena.

När du är nöjd så trycker du på OK för att infoga bilden. Notera att du när som helst kan klicka på bilden och få upp dess Bildalternativ igen.

Lägga till en länk

Om du vill länka direkt till en online-källa, som en websida eller fil, så är det möjligt. Du kan göra det på två sätt. Antingen kan du trycka på länksymbolen i texteditorn och klistra in din länk direkt, eller så kan du markera några relevanta ord i texten innan du klickar länksymbolen och klistrar in länken. Orden blir då en klickbar länk till online-källan.