I RecMan finns många CRM-inställningar som du kan konfigurera. I denna artikel beskrivs dessa inställningar.
När du går till Systeminställningar → CRM presenteras en kort lista med olika områden som kan konfigureras. Artikeln går igenom dessa, ett i taget.
Attribut för företag
Företagsattribut är anpassningsbara inmatningsfält som kan kopplas till företag i RecMan. Detta gör att du senare kan filtrera på olika attribut.
När du klickar på +Lägg till får du ett flertal alternativ. Attributen behöver ha ett namn och en typ. De olika typerna är följande:
- Ja/Nej-värde – Detta låter användaren välja mellan ”Ja” och ”Nej” när attributet används. Ett exempel kan vara ”Nyhetsbrev: Ja/Nej”. Detta skulle sedan låta dig filtrera ut företag som ska få ta emot ert nyhetsbrev.
- Stjärnrankning – Detta låter användare ranka ett attribut, från 1 till 5 stjärnor. Du kan exempelvis kalla attributet ”Kundrelation” så att medarbetare sedan kan använda attributet för att värdera hur bra relationen är genom att ange det man anser är motsvarande antal stjärnor.
- Text – Den här typen låter användaren ange fritext tillsammans med attributet. Den angivna texten kommer dock inte vara filtreringsbar, vilket dock det övergripande attributet kommer att vara.
- Rullgardin – Den här typen möjliggör att man fördefinierar ett antal alternativ, och var och ett av rullgardinsalternativen kommer att vara möjliga att filtrera på. Man kan endast välja ett alternativ.
- Flerval – Detta fungerar liknande rullgardinslistan med tillåter att man väljer flera alternativ.
I enlighet med vad som sagts tidigare, är det möjligt att filtrera på alla attribut som finns i CRM-databasen. Resultatet som då presenteras omfattar de kunder som korresponderar mot attributet och dess värde.
Även i rapporten, Kunder, kan du filtrera på attribut.
Attribut för kontaktpersoner
Precis som med företagsattributen, kan du skapa attribut som kan kopplas till kontaktpersoner. Syftet med detta är att snabbt och lätt kunna filtrera ert CRM baserat på den kund eller kontaktperson som du söker.
När du klickar på “+Lägg till” får du ett flertal alternativ. Attributen behöver ha ett namn och en typ. De olika typerna är följande:
- Ja/Nej-värde – Detta låter användaren välja mellan ”Ja” och ”Nej” när attributet används. Ett exempel kan vara ”Nyhetsbrev: Ja/Nej”. Detta skulle sedan låta dig filtrera ut kontaktpersoner som ska få ta emot ert nyhetsbrev.
- Stjärnrankning – Detta låter användare ranka ett attribut, från 1 till 5 stjärnor. Du kan exempelvis kalla attributet ”Kundrelation” så att medarbetare sedan kan använda attributet för att värdera hur bra relationen är genom att ange det man anser är motsvarande antal stjärnor.
- Text – Den här typen låter användaren ange fritext tillsammans med attributet. Den angivna texten kommer dock inte vara filtreringsbar, vilket dock det övergripande attributet kommer att vara.
- Rullgardin – Den här typen möjliggör att man fördefinierar ett antal alternativ, och var och ett av rullgardinsalternativen kommer att vara möjliga att filtrera på. Man kan endast välja ett alternativ.
- Flerval – Detta fungerar liknande rullgardinslistan med tillåter att man väljer flera alternativ.
I enlighet med vad som sagts tidigare, är det möjligt att filtrera på alla attribut som finns i CRM-databasen. Resultatet som då presenteras omfattar de kunder som korresponderar mot attributet och dess värde.
I rapporten, Kontaktpersoner, kan också du filtrera på attribut.
Standardvärden
Under Standardvärden har du möjlighet att fördefiniera en standarduppsättning med värden som nytillagda företag ska ha. Du kan fördefiniera värden för följande:
- Kredittid – Antal dagar som kunden ska ges kredit på en faktura.
- Nyhetsbrev – Det här alternativet är bara ett enkelt sätt att filtrera ut kunder, det är rekommenderat att istället använda ett attribut för detta.
- Fakturatyp – Anger det sätt som kunden ska få fakturor när de skickas ut – som bifogad fil, via spårningslänk eller i pappersformat.
- Kundrelation – Definierar kundens relation till er (kund, prospekt, etc).
Kundkort
Låter dig aktivera eller avaktivera en del fält på kundkorten. Förändringar i de här inställningarna påverkar alla företag i systemet. De aktuella fälten är följande:
- Arbetstid – Låter dig definiera standardarbetstider för en anställd som arbetar inom ett projekt som är knutet till kunden.
- Vägbeskrivning – Ger ett fritextfält där användaren kan mata in specifika vägbeskrivningsdetaljer till kundens olika kontor.
- Lönematris – Låter dig definiera en standardlönematris att användas vid projekt som är knutna till kunden.
Auto-tag
Den här funktionen låter dig aktivera automatisk taggning av era kunder. De tillgängliga alternativen är följande:
- Uppdatera kundens status när faktura skapas.
- Uppdatera kundens status när order skapas.
- Uppdatera kundens status när jobb skapas.
- Uppdatera till ”Prospekt” när offert skapas.
Funktionaliteten betyder att systemet per automatik ändrar företagets kundrelation till (A) ”Kund” eller (C) ”Prospekt” när man utför specifika operationer i systemet.
Roller för kontaktpersoner
Detta låter dig ange en uppsättning fördefinierade roller som era kontaktpersoner kan anta. Detta betyder att du kan konfigurera mallar för kontaktpersoners rättigheter i kundportalen.
Till exempel kan du skapa en roll, kallad Arbetsattestant. För rollen aktiverar du sådana rättigheter som är typiska för de som attesterar arbete, som ”Projekt – attestera arbete”, ”Radera arbete” och ”Se pris”. Sedan, nästa gång du skapar en arbetsattestant, väljer du bara den här rollen och rättigheterna kommer att läggas till automatiskt.
Du kan även välja att ange en roll som standardvärde, vilket gör att rollen kommer att appliceras varje gång du skapar en kontaktperson. Du kan givetvis byta till en annan roll i ett senare läge.
Användarvillkor
Under Användarvillkor kan du skriva in de användarvillkor som ska gälla för era kundkontakter. Ni behöver skriva er egen text här, i och med att det är just ni som avgör vilka villkor som era kundkontakter behöver gå med på.
Det finns även ett statusalternativ här. Om du väljer att ”Inaktivera” kommer inte användarvillkoren visas för kundkontakterna, och de behöver alltså inte heller godkänna dem. Om du istället väljer ”Aktivera” kommer de att kunna se dem, och en del filter och knappar kopplade till detta kommer också att dyka upp i systemet.