Visma har skapat ett eget excelark som är integrerat med Visma Lønn och används för att importera lönedata till Visma Lønn. Detta anses av Visma-konsulter som ett bättre sätt att importera lönedata till Visma Lønn än den gamla metoden, som importerade lönedata via CSV-filer (Visma v.2). RecMan har därför tagit fram en ny Visma exportfil (Visma v.3) som exporterar information som är speciellt anpassad till Vismas eget excelark.
Ladda ner Visma excel-ark
Visma excelark som Visma löneexporten är byggd för finns på Visma Community sida.
Uppsättning av Visma excelark
Innan lönedata kan importeras till deras Visma Lønn-system måste excelbladet först vara korrekt uppställt. Detta görs på fliken Inställningar i excel-arket. För den första installationen rekommenderar vi att du använder en Visma-konsult för hjälp. Här har vi goda erfarenheter av Visma-återförsäljaren Columbi.
Följande fält måste fyllas i (men flera fält kan behöva fyllas i beroende på deras Visma-installation):
- Kund/företag
- Server namn
- Det här året
- Datafilområde
Du kanske också vill ställa in några standardvärden vid import till Visma under Validation Rules (Verktyg), så ange då Visma som standard vid import utan att det behöver finnas i själva excel-arket.
Tips
Det rekommenderas att använda ett excelark per Visma-klient så att du inte behöver ändra klientinformationen vid import av data till de olika klienterna.
Notera
Vid första import via Visma excel-importarket rekommenderas det starkt att ta en säkerhetskopia av Visma Payroll-databasen så att du enkelt kan ångra importen om ett fel har uppstått under importen. Kontrollera med din Visma-konsult om hur du säkerhetskopierar.
Praktisk användning av Visma excelark
Notera
För att excel-arket ska fungera måste du aktivera makron när du öppnar excel-arket. Om du inte vill ha ett meddelande varje gång du använder arket hittar du en guide här.
Visma Lønn - personaldata - Import av nyanställda
Vanligtvis börjar man med att extrahera personaldata från RecMan och importera detta till Visma Lønn. Detta görs tidigt i bemanningen av nyanställda för att inhämta skatteuppgifter, A-meddelande mm, samt för information om befintliga anställda - d.v.s för vidare bearbetning i Visma Lønn.
-
Att hämta personaldata för Visma Lønn görs från Rapporter → Visma DK - anställning och är bra att göra innan lönetransaktioner importeras till Visma Lønn. Genom att göra det i denna ordning säkerställs att du inte försöker importera lönetransaktioner på anställda som inte har skapats i Visma Lønn och som därför kommer att få ett felmeddelande.
Filtreringsmöjligheter vid hämtning av Visma Lønn - medarbetarfil
Ofta vill man bara ha med nyskapade medarbetare i RecMan som inte finns i Visma Lønn. För att skilja på nyanställda och befintliga anställda kan en möjlighet vara att använda Skattekortet ja/nej-filtret. Om du sätter ett skattekort till "nej" på kandidatkortet under medarbetaruppgifter kommer dessa nya medarbetare att dyka upp när du filtrerar det när rapporten tas ut.
Om det görs på detta sätt är det också viktigt att ställa in skattekortet fältet till "ja" när skattekortet har erhållits från kandidaten i Visma Lønn så att även denna information uppdateras i RecMan.
När rapporten genereras laddas den ned automatiskt, eller så tillfrågas du om du vill ladda ner den (beroende på vilken webbläsare du är i). - Förvara filen på ett ställe där du enkelt kan hitta den igen och ha kontroll över vilken fil som har tagits bort (ge den gärna ett nytt namn som är beskrivande för den period du befinner dig i eller liknande). Det viktigaste är att du har kontroll över de olika filerna som exporteras.
-
Öppna Excel-arket.
- Markera alla celler i arket och kopiera alla celler UTOM den översta raden som innehåller beskrivningen för alla kolumner.
- Öppna sedan Visma excel-importfilen. Spara detta ark omedelbart som ett nytt dokument med ett beskrivande namn så att du inte arbetar med originaldokumentet.
- Sedan klistrar du in informationen från Excel-filen Visma - medarbetardata som exporterades från RecMan till Visma excel-filen. Se till att informationen hamnar i rätt kolumner i Visma excel-filen.
-
Gå sedan till fliken Huvudmeny i Visma excel-arket. Tryck sedan på knappen Uppdatera MEDARBETARE i Visma Lønn när du vill importera personaldata till Visma Lønn.
- En dialogruta visas när importen är klar. Gå gärna in på Visma Lønn och kontrollera att informationen har hamnat korrekt i Visma genom att ta några stickprov på de anställda.
Visma Lønn - lönetransaktioner
Nu när lönetransaktioner ska exporteras från RecMan går du till Paychecks. Mer vägledning om hur du skapar löneunderlag för uttag till lönesystem finns här.
- Gör önskade filter till vänster i löneunderlagsöversikten, t ex exporterat «nej», välj en specifik avdelning etc.
- Kryssa sedan för alla anställda (se till att alla anställda visas på samma sida för att undvika att behöva ta bort filerna flera gånger).
-
Klicka på knappen Visma Lønn v.3 för att ladda ner excel-filen.
-
Sedan genereras filen. Klicka på filnamnet för att ladda ner den. Ett tips är att högerklicka för att välja Spara som och sedan spara filen i önskad mapp direkt.