Inställningar för karriärsida

I den här artikeln kan du läsa om inställningarna för karriärsidan.

I RecMan kan du ha flera interna företag och avdelningar, beroende på vad som passar ditt företag bäst. Eftersom RecMan prissätts baserat på licenser kan du ha så många interna företag och avdelningar du vill, och varje interna företag och avdelning kan ha sina egna inställningar.

Innan du skapar ett nytt internt företag eller en ny avdelning bör du överväga syftet med att skapa en ny. Det finns vissa fördelar och nackdelar med att använda mer än en av varje. Varje avdelning kan ha sitt eget organisationsnummer och inställningar, och ofta är ett nytt internt företag inte nödvändigt.

Om du behöver dela upp ett internt företag med samma namn, logotyper och webbplatser rekommenderas det att skapa en avdelning istället. Varje medarbetare kan kopplas till en avdelning åt gången; detta kan vara användbart när man till exempel vill skydda kandidater. Varje avdelning kan ha sin egen fakturanummerserie och fakturalogo, eller så kan du välja att följa serien från en annan avdelning. Du kan läsa mer om ekonomiska inställningar för avdelningar i denna artikel.

Om du har två eller fler varumärken och vill dela upp din CRM och kandidatbas kan du dela in dem i olika interna företag.

Interna företagsdetaljer

Här kan du lägga till och ändra all relaterad information, såsom namn, kontaktuppgifter, länkar till sociala medier etc. och se listan över avdelningar. För varje internt företag kan du ha ett obegränsat (nästan) antal avdelningar. Var och en av dessa kan vara en separat juridisk enhet, vilket ofta används om du har ett huvudkontor och flera regionala kontor med unika organisationsnummer, till exempel.

Kopplade avdelningar

Här kan du lägga till kopplade avdelningar som kandidaten kan välja att kopplas till vid registrering.

Juridiska sidor

Här kan du klicka på integritetspolicy, cookie-meddelande eller användarvillkor för att komma åt och redigera texten för varje område. Vi tillhandahåller en standardtext som är tillräcklig för grundläggande användning av systemet, men om du behöver lägga till mer eller ändra denna text är detta platsen att göra det.

Domän

Här anger du subdomänen (URL) för din RecMan-sida. RecMan-sidan är den offentliga sidan där du kan publicera platsannonser, där kandidater kan registrera en profil, ansöka om en tjänst och registrera sina timmar om de är anställda med ett jobb. Vänligen ange alltid ett subdomännamn relaterat till namnet på din organisation, där det vanligaste är ditt företagsnamn.

Du kan också ställa in en anpassad domän om du vill att din karriärsida ska använda din primära eller rot-domän istället för RecMans domännamn. Vanligtvis, om du äger "company.com", kan du ställa in din RecMan karriärsida för att vara åtkomlig för kandidater som en subdomän som "career.company.com."

En översikt över dina karriärsidor finns under Systeminställningar → Kandidatportaler.

Den visar listan över dina företag med gamla och nya domäner. Knapparna till höger visar om trafikomdirigering från den gamla sidan är aktiverad och du kan lägga till/ta bort underföretag. Den blå kugghjulsikonen öppnar inställningarna för karriärsidan som beskrivs i denna artikel.

Hur man ställer in omdirigering för startsidan i RecMan

Bakgrund

Välj en av de flera föreslagna bilderna för bakgrunden, eller välj din egen.

Allmänna och landningssidans färger

Om du vill justera din RecMan-sida för att ha ett visst utseende som matchar din företagsprofil kan du ändra färgerna på elementen och texten här. Alla värden är i HEX-format. Klicka på Förhandsgranska-knappen för att visa de färger du angett. Cirkeln med pil återställer dina ändringar till standardinställningarna.

Om du är osäker på färgerna på din sida kan du fråga din webbdesigner eller använda denna sida för att få värdena.

Fält

Fält är vad du vill att kandidaterna kan se och fylla i på sina kandidatprofiler. Om obligatoriskt är aktiverat kommer kandidater inte att vara synliga förrän de obligatoriska fälten är ifyllda.

Synliga fält

Här kan du ställa in vilka fält kandidaterna kan se och fylla i på sin kandidatprofil. Detta kan hjälpa dig att skapa en enklare eller mer komplex kandidatregistreringsprocess som passar dina behov som rekryterare.

För "anställd"-fälten blir dessa tillgängliga när kandidaten ändrar status till anställd i systemet.

Obligatoriska fält

För viktigare fält kan du också ställa in dem som obligatoriska att fylla i för kandidater. När obligatoriska fält är aktiverade visas en avisering i kandidatprofilen som informerar att profilen är "ofullständig" och att den inte kommer att beaktas förrän de obligatoriska fälten är ifyllda.

I praktiken betyder detta att kandidatprofilen inte kommer att vara synlig för RecMan-användare i kandidatdatabasen förrän profilen är komplett. Du kan dock filtrera efter ofullständiga profiler i Compliance-modulen.

Till exempel går det att göra CV-uppladdningar obligatoriska under ansöknings- och registreringsprocessen. Detta ger möjligheten att kräva CV eller låta det vara frivilligt. Funktionen tillåter också att styra om CV-fältet är synligt i olika delar av kandidatportalen.

När den obligatoriska inställningen är aktiverad måste användare ladda upp sitt CV för att slutföra sin ansökan eller registrering. Om denna inställning aktiveras efter att en användare redan har registrerat sig, kommer systemet att uppmana dem att ladda upp sitt CV för att uppfylla kravet. För ansökningar, även om CV-parsing inte är aktiverat, kommer systemet ändå att acceptera och kräva uppladdningen.

Funktioner

Genom att aktivera funktioner kan du lägga till eller ta bort enkel funktionalitet för kandidaterna på deras profilsida.

• Parsa och importera CV: Om CV-parsing är aktiverat i ditt system kan du aktivera CV-parsningsfunktionen för kandidater också när de skapar sin profil och laddar upp sitt CV.
• Verifiera e-post: Ge kandidaten en knapp som skickar ett e-postmeddelande för att verifiera deras e-postadress.
• Verifiera e-post innan registrering: En kod skickas till kandidatens e-postadress som de angav vid registrering, som de ska ange efter att de tryckt på registreringsknappen.
• Verifiera mobiltelefon: Ge kandidaten en knapp som skickar ett SMS för att verifiera deras telefonnummer.
• Tvåfaktorsautentisering: Slå på extra säkerhet för kandidatprofiler. De får ett SMS med en kod att ange utöver sitt lösenord så länge de har verifierat sitt telefonnummer.
• Tvång på tvåfaktorsautentisering: Detta är en striktare version av ovanstående. Det kommer att kräva verifieringskoden så snart kandidaten försöker ansöka eller registrera en profil för första gången.
• Kontrollera om e-postadressen redan är registrerad: Kontrollerar om kandidatens e-post redan är registrerad som profil. Om så är fallet får de ett meddelande att de redan har en profil och kan logga in.
• Öppna attributskärm efter registrering: Om detta är aktiverat kommer den nyligen registrerade kandidaten eller sökanden att se en separat sida med ”Attribut” att fylla i innan de får tillgång till profilsidan.
• Cookie-samtycke: Visa cookie-samtyckesmodalen. Cookie-samtycket uppfyller GDPR-krav, förklarar olika typer av cookies och låter användare acceptera alla, endast nödvändiga (standard) eller välja specifika cookie-kategorier.
• Ladda ner profil: Låt kandidaten ladda ner sin profil som PDF eller som en JSON-fil.
• Begär radering: Raderingsknappen på kandidatens profil kommer, istället för att radera dem, skicka en begäran till ditt RecMan-system om att bli raderad. Sedan kan du manuellt gå igenom dessa kandidater och radera dem i Compliance-modulen.
• Radera profil: Låt kandidaten själv radera sin profil i inställningarna.
• Diplomregister: Ger kandidaterna möjlighet att hämta sina diplom från ett nationellt register (Vitnemålsportalen) och lägga till det som en fil på sin profil.
• Låt sökande välja att endast bli övervägda för de jobb de har ansökt till: Detta ger kandidaterna ett val att endast synas på den platsannons de ansökt till. Det innebär att de inte syns i kandidatdatabasen och inte beaktas för andra jobbannonser. De får också taggen – Endast sökande.
• Var anonym i den offentliga ansökningslistan: Denna funktion kan aktiveras för att ge kandidater möjlighet att ”Begära anonymitet i offentliga ansökningslistor” på platsannonser märkta som Sektor: ”Offentlig”, där de kan ange en anledning till att detta bör beviljas. Detta kan användas i rekryteringsmodulen för att bedöma anledningen och senare skapa en offentlig ansökningslista.
• Snabb och enkel registrering av ej registrerade pass: Gör det enklare för kandidater att registrera sina timmar. Detta ger dem en översikt över arbetade timmar högst upp på startskärmen, med möjlighet att snabbt godkänna eller ta bort pass. Observera att detta är beroende av att antingen 'arbetsvecka' är aktiverat eller bokade pass.
• Profilstyrka: Denna sektion listar ifyllda objekt i profilen och visar en "progress bar" som visar hur fullständig profilen fylld med data.
• Förbättra profil: Denna sektion föreslår att fylla i saknad information.
• Frågor: Visar flera frågor relaterade till anställningsstatus.
• Kursdatum är obligatorisk: Kräver att användare anger ett utgångsdatum när de skapar certifikat eller kurser, med möjlighet att ange "ingen utgång" för obegränsade behörigheter.
• Kontrollera om telefonnummer redan är registrerat: När detta är markerat får kandidaten en avisering om att deras telefonnummer redan är registrerat i systemet.

Platsannonser

Här kan du ställa in vilka filter du vill visa i översikten över platsannonser på din RecMan-sida. Du kan anpassa standardvyn (lista eller rutnät) för platsannonslistan. Som standard öppnas sidan i listvy, men detta kan enkelt ändras till rutnätsvy om så önskas. Utgångsdatum visar antalet återstående dagar, med en tooltip som visar det exakta utgångsdatumet för bättre tydlighet. En bild visas för platsannonser utan omslagsbilder för att säkerställa ett enhetligt utseende. Gränssnittet visar när en platsannons är inaktiv – utgången eller arkiverad – så att användare som kommer från externa länkar (som jobbsajter, sparade länkar eller sökresultat) kan se dess status och hitta andra tillgängliga tjänster.

Om oss

Här lägger du till eller ändrar texten om ditt företag. Det du skriver här visas i sidfoten på din RecMan-sida.

Svarmeddelande

När en kandidat ansöker till en av dina platsannonser eller registrerar en profil i ditt system får de en e-postbekräftelse med ett tack- eller välkomstmeddelande. Här kan du ändra standard e-postmeddelandet eller vilken e-postadress det skickas från.

Kandidatregistrering

Välj vilka fält som ska vara obligatoriska och/eller synliga när kandidater registrerar sig. Detta kan ställas in för att göra registreringsprocessen så enkel som möjligt eller för att säkerställa att du får den information som är viktig för dig. Till exempel kan du konfigurera LinkedIn-profillänk som obligatorisk när kandidater registrerar sig på karriärsidan eller ansöker till jobbannonser.

Sökande

Här, liknande kandidatregistreringen, kan du välja vilka fält som ska vara obligatoriska och synliga för sökande att fylla i när de ansöker till en platsannons. Obligatoriska och synliga fält gäller för alla, oavsett om de är nya eller befintliga användare. Saknade obligatoriska fält under ansökningsprocessen uppmanas att fyllas i, vilket säkerställer att alla sökande lämnar konsekvent information enligt företagets krav.

Inställningar

Ansök/registrera med LinkedIn, Vipps, etc.

Här kan du slå på eller av om du vill att kandidater ska kunna ansöka eller registrera sig med ett av dessa alternativ. Observera att Vipps också kan användas för inloggning, men att aktivering av detta medför en månatlig avgift för din lösning.

Dublettkontroll på interna kandidater

Denna funktion används för att säkerställa att användare inte kan skapa dubblettprofiler av kandidater som redan finns i kandidatdatabasen, vilket ger användaren feedbacken ”kandidat är redan tillagd”.

Företagsportal-länk

Bestäm om du vill lägga till en länk på karriärsidan genom vilken användare och kunder kan komma åt Företagsportalen. Om den är inaktiverad tas genvägen bort från karriärsidan, men den är fortfarande åtkomlig via dess URL.

Google Tag Manager

Analys av sidtrafik kan göras via Google Tag Manager. En Google-tagg (gtag.js) installeras på din RecMan-sida efter att du lagt till din Google-tag-ID. Mer information om Google-taggar finns här eller hur du ställer in dem i GTM här.

Automatiska e-postmeddelanden

Här kan du ställa in automatiska e-postmeddelanden med möjlighet att skicka återkommande e-postmeddelanden vid olika intervaller.

Språk

Detta ger dig möjlighet att ange vilka språk som ska vara valbara för kandidater på RecMan-sidan.

Meny

Detta är valfria menyalternativ som du kan aktivera på din RecMan-sida.

• Registrera dig: Detta är vanligtvis aktiverat som standard, men kan inaktiveras för att stänga av möjligheten att registrera en profil. Då kan kandidater endast skapa profiler genom att ansöka till en platsannons.
• Nyhetsflöde: Genom att aktivera nyhetsflödet kan du skapa och publicera nyheter till antingen dina kandidater, anställda eller alla besökare på din RecMan-sida. Nyhetsflödesmodulen finns under Hem-knappen i navigationsmenyn.
• Kontakta oss: Genom att aktivera sidan Kontakta oss kan du ge kandidater kontaktinformation till RecMan-användare i ditt system genom att klicka på Redigera.
• Kalender: Genom att aktivera kalendern kan kandidater lägga till sin tillgänglighet på kalendersidan för när de är tillgängliga. Kalendern är som standard synlig för kandidater som är anställda.

Dataskydd

Be om samtycke för att kontakta kandidat

Här kan du välja vilka kontaktpreferenser kandidaten kan ange om de vill bli kontaktade eller inte. Om kandidaten inte svarar är detta som standard Odefinierat på deras profilsida.

Automatisk radering

Automatisk radering är en funktion som kan aktiveras för att automatiskt radera kandidatdata efter en viss tid. Detta är generellt en rekommenderad funktion för att säkerställa att du inte lagrar kandidatinformation längre än nödvändigt och för att hjälpa till att rensa databasen så att du inte hanterar föråldrade och inaktiva profiler för nya tjänster.

För nya kandidater som omfattas av automatisk radering kan de själva justera raderingsperioden, och användare i RecMan kan också se när det automatiska raderingsdatumet infaller. Observera att för anställda kommer det automatiska raderingsdatumet att pausas tills de inte längre har anställningsstatus. Då återställs timern och kandidaten kan ange ett nytt datum för automatisk radering.

För att säkerställa att denna funktion inte raderar kandidater som fortfarande är relevanta kan du ställa in ett meddelande via e-post före radering för att informera kandidaten om den förestående raderingen. Denna e-postmall kan vanligtvis ställas in för att informera kandidaten om raderingsdatumet och att de kan logga in för att förlänga perioden och uppdatera sin profil om de vill förbli kandidat för framtida överväganden.

Meddelande via e-post före radering

För kandidater som ska raderas av den automatiska raderingsfunktionen kan du ställa in ett meddelande via e-post som skickas till kandidater inom den tidsram som anges i rullgardinsmenyn. I detta e-postmeddelande kan du informera kandidaten om att de snart kommer att raderas om ingen åtgärd vidtas och att de kan uppdatera datumet i sina profilsinställningar om de vill förbli kandidat.

Vi rekommenderar att aktivera automatisk radering för våra användare, eftersom många kandidater kan ansöka till ett jobb och sedan glömma sin profil. Denna funktion säkerställer att profiler och personuppgifter automatiskt tas bort om kandidater glömmer att göra det själva, och kan hjälpa dig som rekryterare att hålla din kandidatdatabas uppdaterad.

Godkänna användarvillkor via e-post

Detta är ett e-postmeddelande du kan skriva som automatiskt skickas till kandidater som ännu inte accepterat användarvillkoren. Denna funktion används vanligtvis för att informera manuellt inlagda kandidater, med taggen Intern för deras nyss skapade profil, och ger dem möjlighet att logga in och acceptera användarvillkoren.

Anpassade fält

Här kan du lägga till kandidat-attribut som ska vara tillgängliga för kandidater att fylla i på karriärportalen. En bra funktion om du vill få in ytterligare information från nyregistrerade kandidater och sökande.

Avdelningar kan ha egna anpassade fält, oberoende av interna företaget. Dessa attribut är specifika för avdelningarna och påverkar inte interna företaget.

Det finns en möjlighet att dölja titlar och beskrivningar för attribut, vilket ger en renare och mer anpassningsbar upplevelse. Till exempel, om inga anpassade fält är inställda på  för ett "internt underföretag" kan användare registrera sig utan att mötas av några ytterligare attribut. Däremot, i internt underföretag med anpassade fält, kommer användare att se anpassade fält och beskrivningar under registreringen.

Detta säkerställer att både huvud- och underföretag kan möta sina unika operativa behov effektivt.

Benämning

Här kan du ändra benämningar för vissa fält i platsannonslistan och i platsannonser på RecMan-sidan. Kanske har du en annan namnstandard än standarden i RecMan? Då kan du ändra till det ordval du föredrar här.

Logotyper

Här kan du lägga till logotyper för ditt företag.

• Huvudlogotyp: Logotypen som syns högst upp på din RecMan-sida.
• Sidfotens logotyp: Logotypen som syns längst ner på din RecMan-sida.
• E-postlogotyp: Här kan du lägga till en logotyp som visas som standard i de e-postmeddelanden du skickar ut.
• Mörkt läge: Här kan du testa om din logotyp ser bra ut på en mörk bakgrund. För mörka bakgrunder bör logotypen helst vara i .png-format för att stödja transparent bakgrund.

Delade filer

I delade filer kan du ladda upp filer som du vill dela med dina kandidater eller anställda. Dessa filer kan sedan nås från deras kandidatprofil.