No importa para qué se use el sistema, hay algunas configuraciones que recomendamos que todos consideren antes de usar RecMan. En este artículo, repasaremos lo que le recomendamos revisar.
Como introducción, es posible que desee leer primero cómo se estructura RecMan en términos de estructura. Puede leer más sobre esto en el siguiente artículo, Arquitectura del sistema.
Para configurar los ajustes del sistema, vaya a Ajustes del sistema en el menú de navegación de la izquierda.
Nota
Solo tendrá acceso a la configuración del sistema si tiene uno de los accesos de administrador.
Este artículo se centrará más en los elementos básicos de la configuración, y varios de ellos se revisarán aquí.
General
Existen grandes oportunidades para hacer que RecMan sea más fácil de usar y para crear una buena base de datos para obtener información. En la configuración general, tienes la opción de especificar qué categorías de registro pueden ser utilizadas, así como configurar un registro con etiquetas que se pueden utilizar de diferentes maneras. Por ejemplo, se puede añadir una etiqueta a un candidato o a un cliente para verlo fácilmente en las vistas generales de la base de datos de candidatos o CRM.
Compañeros de trabajo (Usuarios)
Un compañero de trabajo en RecMan es lo mismo que un usuario del sistema, a menudo llamado licencia de usuario. Estos son los usuarios internos en el sistema que tienen acceso al "interior" de su solución de RecMan. Hay una increíble cantidad de derechos que puedes asignar a cada compañero de trabajo. Recomendamos encarecidamente que se creen uno o más roles (un conjunto de derechos), que se pueden asignar a usuarios nuevos y existentes. De esta manera, se mantiene el control sobre las funciones y el nivel de acceso que tiene cada compañero de trabajo. Normalmente, los roles se configuran en función del tipo de puesto o del propósito del acceso al sistema.
Eliminación de compañeros de trabajo
Tienes la libertad de crear y eliminar compañeros de trabajo según sea necesario. Sin embargo, deberías pensarlo bien antes de realizar dicha acción. Los compañeros de trabajo a menudo están vinculados a proyectos y tareas, lo que constituye un enlace "privado". Sería una buena idea transferir estas tareas a un usuario activo antes de eliminarlos. Toda la información que el compañero de trabajo haya introducido permanecerá en el sistema.
Para más información sobre la configuración de compañeros de trabajo, consulta la sección de Configuración de compañeros de trabajo.
Corporaciones
Una empresa en RecMan a menudo se puede comparar con una marca (marca) o una organización. Tratamos de relacionarnos con una terminología simple y podemos entender que las empresas y los departamentos pueden ser confusos al principio. En resumen, una empresa es lo que un candidato, cliente u otras partes externas percibirán externamente. Si tiene varias empresas, existe la posibilidad de que partes externas vean a estas dos empresas como entidades independientes, aunque formen parte de la misma solución RecMan.
Cada empresa tendrá su propia base de datos de candidatos y su propia página de carrera (a menudo denominada página RM). Entonces, un candidato puede registrar un perfil en la empresa A y no tener la oportunidad de postularse para los puestos publicados por la empresa B. Luego, el candidato debe tener un perfil para cada una de las empresas, ya que se trata de bases de candidatos separadas.
Eliminación de empresas
Debido a la arquitectura del sistema, la eliminación de una empresa tiene algunas implicaciones. Por lo tanto, usted no tiene la oportunidad de hacerlo usted mismo y, por lo tanto, debe solicitar la asistencia de un técnico para poder llevar a cabo dicha acción. No cree nuevas empresas a menos que sepa lo que está haciendo.
Para obtener más información sobre la configuración y la configuración de la empresa, consulte Corporaciones.
Departamentos
Un departamento en RecMan es a menudo lo que es su entidad legal. La mayoría de las soluciones de RecMan consisten en una empresa y un departamento, donde la información es similar para ambos niveles. Si, por el contrario, tiene varios departamentos, unidades legales, ubicaciones o similares en los que desea segregar información, esto se puede hacer a nivel de departamento. Por ejemplo, un proyecto siempre estará vinculado a un departamento, y si se va a enviar una factura a un cliente desde este proyecto, se utilizará la información del departamento. Los departamentos pueden potencialmente compararse con un centro de costos.
Por lo tanto, es a nivel de departamento que se ingresa la información que debe estar en la factura. También es en los departamentos donde carga un logotipo que será visible en la parte superior izquierda dentro de RecMan cuando haya iniciado sesión como empleado. Esto significa que un empleado siempre está vinculado a un departamento. Vale la pena señalar que un departamento siempre es parte de una empresa, lo cual está de acuerdo con la ilustración de la arquitectura del sistema. Esto significa que un proyecto y un empleado siempre tendrán una conexión lógica con un departamento y una empresa.
Eliminación de departamentos
Debido a la arquitectura del sistema, la eliminación de un departamento tiene algunas implicaciones. Por lo tanto, usted no tiene la oportunidad de hacerlo usted mismo y, por lo tanto, debe solicitar la asistencia de un técnico para poder llevar a cabo dicha acción. No cree nuevos departamentos a menos que sepa lo que está haciendo.
Para obtener más información sobre la configuración y la configuración de los departamentos, consulte Departamentos.
Plantillas
Gran parte de RecMan se basa en el uso de plantillas, y al configurar buenas plantillas tanto para acuerdos, confirmaciones de pedidos, ofertas, contratos, correo electrónico y SMS, podrá aumentar considerablemente la eficiencia, así como evitar que algunos empleados de trabajar de diferentes maneras. . Al estandarizar las plantillas e implementar esto como una "mejor práctica", se garantiza que la jornada laboral será más simple y productiva.
Para obtener más información sobre la configuración y la configuración de plantillas, consulte Plantillas.
Base de datos
La configuración de la base de datos tiene, entre otras cosas, buenas opciones para administrar claves API y recuperar empresas/proyectos/candidatos/anuncios de empleo recientemente eliminados. También puede conectar RecMan a otras bases de datos o integraciones como Mailchimp, Azure AD y Google Workspace, así como crear un alimentador de correo electrónico independiente para recibir consultas directamente en su RecMan.
Para obtener más información, consulte Base de datos.
Seguridad
En RecMan, tenemos un fuerte enfoque en la seguridad. Hay mucha información que puede ser perjudicial para usted y su organización si termina en las manos equivocadas. Además, considerando la cantidad de datos que se cargan en su solución a través de CV, cartas de solicitud, archivos en general, archivos adjuntos en los correos electrónicos que ingresan y que puede reenviar a sus clientes, es increíblemente importante tomar las medidas que puede asegurarle contra situaciones desafortunadas.
Podrá instalar un antivirus que analice los archivos en busca de virus y similares, así como establecer restricciones en el inicio de sesión por empleado que pueden evitar que el acceso al sistema se desvíe.
Para obtener más información sobre la configuración de seguridad, consulte Seguridad.
Correo electrónico
Con RecMan como solución de IT para empresas, a menudo se envía una cantidad increíble de correos electrónicos. Si se trata de algo enviado por usted como empleado a uno o más destinatarios, o si se envía como un correo automático, es importante tener en cuenta esta configuración. Todas las soluciones de RecMan están conectadas a nuestros servidores de envío de correo electrónico, lo que significa que puede enviar un correo electrónico segundos después de iniciar sesión por primera vez. La desventaja de usar nuestros servidores es que aparecerá como remitente, por ejemplo, con ola.nordman@techbemanning.no, donde el correo electrónico proviene de un servidor llamado mail.recman.io. Varios destinatarios interpretan esta discrepancia como riesgosa y, por lo tanto, el correo electrónico puede terminar en un filtro de spam o ser bloqueado por completo.
Para contrarrestar que la entrega no sea óptima, se recomienda configurar un servidor SMTP general como requisito mínimo. También se recomienda configurar el SPF, ya que esto puede evitar que los correos electrónicos se detecten como correo no deseado en caso de que SMTP falle por algún motivo. Para un nivel adicional de seguridad, también se puede configurar DKIM.
Para obtener más información sobre la configuración del correo electrónico, consulte Correo electrónico.
Si desea obtener una utilización óptima de la funcionalidad de correo electrónico de RecMan, también se recomienda configurar una integración de correo electrónico por empleado. Esto es algo que cada empleado debe hacer por sí mismo, y el diseño de esto se puede leer aquí.
Campos personalizados
Puedes crear campos personalizados globales en tu cuenta de RecMan, los cuales pueden aplicarse a los objetos de datos que elijas. Para comenzar, puedes crear campos personalizados desde la configuración. Después de hacer esto, puedes dirigirte a la configuración de proyectos para habilitar algunos o todos los campos que has creado. Una vez habilitados, podrás seleccionar los campos en un proyecto.
Páginas de carrera
Esta sección de configuración está dedicada a personalizar tu página de Carrera. Es un acceso rápido y sencillo para personalizar el aspecto y la sensación de tu página de Carrera, gestionar las preferencias de candidatos y publicaciones de empleo, y optimizar el proceso de solicitud.