En este artículo, puede leer sobre el envío de ofertas de trabajo por turnos desde la vista general de ofertas de trabajo por turnos.
En el calendario de personal de RecMan, tienes la oportunidad de hacer un seguimiento de muchos empleados en varias ubicaciones al mismo tiempo. Cuando se asigna un turno a un empleado, es común enviar una oferta de trabajo por turnos tanto al empleado como al cliente. Esto se puede hacer directamente desde el turno que ha reservado, pero si tiene un gran número de ofertas de trabajo por turnos que deben ser enviadas, se recomienda utilizar la vista general de ofertas de trabajo por turnos.
Definir plantillas y valores predeterminados
Antes de enviar una oferta de trabajo por turnos, es importante definir qué debe enviar el sistema y a quién. Desde la oferta de trabajo por turnos en sí, no tiene la oportunidad, por ejemplo, de definir qué plantilla usar. Esto se puede definir en Configuración del sistema para que sea el valor predeterminado de toda la empresa, pero también puede definirlo por proyecto.
Primero, veremos las posibilidades que tiene en la configuración del sistema. Para encontrar esta configuración, vaya a Configuración del sistema → Proyectos → Valores predeterminados → Su empresa. Verás esto:
Como vemos aquí, tenemos algunas opciones, pero nos concentraremos principalmente en aquellas que están relacionadas con la oferta de trabajo por turnos.
Como puede ver, tiene la opción de elegir entre dos plantillas diferentes, ambas para ofertas de trabajo por turnos: una para el empleado y otra para el cliente. Las plantillas definidas aquí se seleccionan automáticamente cuando utilizas la vista general de ofertas de trabajo por turnos, a menos que se especifique lo contrario a nivel de proyecto. Las plantillas se obtienen de las plantillas en la Configuración del Sistema, sobre lo cual puede leer más aquí.
También puede definir si la oferta de trabajo por turnos debe enviarse por correo electrónico o SMS. Tenga en cuenta que esto no se puede definir a nivel de proyecto, pero puede cambiar el método de envío al enviar la confirmación.
Desde el proyecto, también tenemos la capacidad de definir qué plantillas usar, y además, podemos elegir qué contacto será el estándar. Este contacto se seleccionará por defecto cuando cree una oferta de trabajo por turnos desde la vista general de ofertas de trabajo por turnos. Encontrará estas configuraciones en Salario y datos del proyecto en la ficha del proyecto.
Descripción general de ofertas de trabajo por turnos
Esta descripción general le proporciona una vista rápida de qué turnos han sido reservados y cuáles aún no tienen una oferta de trabajo por turnos firmada, además le permite enviar todas las ofertas de trabajo por turnos al mismo tiempo.
Para encontrar este resumen, vaya al módulo de Proyectos y selecciona Ofertas.
En la esquina superior izquierda, verá el botón para las ofertas de trabajo por turnos.
Podemos filtrar las ofertas por estado, periodo, empresa, departamento, grupo de departamento y compañero de trabajo.
Consejo
Si solo deseas ver los turnos reservados hoy, filtra un periodo donde la fecha de inicio sea hoy y la fecha de finalización esté en blanco.
Podemos ver los turnos que no han sido enviados. También puedes ver en qué cliente, proyecto y empleado se basan. Además, recibirás información sobre el turno, como la fecha, la hora y cuándo fue creado.
Podemos ver el estado de las ofertas: la cruz roja indica que una oferta no ha sido enviada, mientras que la marca de verificación verde indica que una oferta ha sido enviada.
Nota
Si una oferta ya ha sido enviada a un cliente o empleado, no se enviará de nuevo cuando realices ofertas desde esta vista general.
Enviar ofertas de trabajo por turnos
Para enviar ofertas desde este resumen, comienza marcando las ofertas que deseas enviar. Cuando hayas marcado una o más, aparecerá este botón en la parte superior:
Al pulsarlo, verá la siguiente pantalla:
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Aquí tiene algunas opciones. Comienza con el mensaje, que le permite elegir cómo se enviará la oferta y con qué texto (ver punto 2). También puede ir a Configuración, lo que le permitirá cambiar los ajustes de la oferta.
Elige si deseas enviar la oferta tanto al empleado como al cliente.
- En este campo, definimos el método de envío real y el mensaje que seguirá con la oferta. Puedes definir si se enviará por SMS o correo electrónico, y puedes recuperar plantillas.
- Aquí, puedes definir una plantilla o ingresar un texto separado para aquellos que recibirán la oferta. Dependiendo del tipo de envío que realices desde aquí, tendrás la opción de una plantilla de SMS o una plantilla de correo electrónico.
Pulse Enviar para enviar la oferta para su firma.