Descubra cómo organizar su trabajo para aumentar su productividad con un calendario de personal y de trabajo.
En el calendario de personal, tenemos tres vistas de calendario de trabajo que le brindan una descripción general de qué empleados tienen turnos de proyecto durante un período de tiempo. Lo que hace que el calendario de trabajo sea más útil es que es fácil registrar el trabajo; por ejemplo, si un empleado no puede acceder o no puede registrar su trabajo electrónicamente, puede hacerlo más fácil desde esas vistas. Más adelante, en este artículo, revisaremos las tres vistas del calendario de trabajo y explicaremos las posibilidades que tiene.
Filtrado y búsqueda en el calendario de Trabajo
Lo primero que veremos es el filtro de búsqueda que se aplica a las vistas del calendario de trabajo. El filtro Estado le permite ver todos los empleados y filtrar por aquellos que han registrado trabajo en un turno de Proyecto durante el período o posiblemente aquellos que no han registrado trabajo en un turno de Proyecto. Por ejemplo, esto le permite enviar rápidamente un correo electrónico a los candidatos para recordarles su horario.
Calendario de trabajo – Empleado por mes
Si selecciona la vista Calendario de trabajo - Empleado por mes, obtendrá una lista de todos los empleados con turnos de Proyecto en el mes seleccionado. En el siguiente ejemplo, hemos elegido noviembre de 2022 como período.
Como podemos ver en la imagen a continuación, todo el personal se enumera a la izquierda y todos los turnos se muestran como puntos. En el lado derecho, podemos ver la cantidad de horas que tiene un empleado para el mes seleccionado. Los puntos que ve en el resumen significan que el empleado tiene un turno en esta fecha. Estos puntos pueden tener tres códigos de color diferentes:
- Punto verde: se ha registrado el trabajo para el turno.
- Punto rojo: el trabajo aún no se ha registrado para un turno con una fecha anterior a la fecha de hoy.
- Punto azul: el trabajo aún no se ha registrado para un turno en el futuro.
- Punto amarillo: el empleado no trabajó en este turno.
Presionar uno de los puntos lo lleva a la pantalla de registro de trabajo para que pueda registrar fácilmente el trabajo en el turno. El objetivo aquí debería ser que todos estos puntos sean verdes después de un período de tiempo. También existe un criterio de búsqueda del calendario laboral denominado Estado; por ejemplo, puede buscar todos los turnos que aún no están registrados.
Si selecciona uno o más empleados, obtendrá más opciones (vea la imagen a continuación). El primer botón le permite descargar una lista de Excel (esto le brinda mucha información sobre todos los turnos de los empleados), el segundo botón genera un documento PDF con información sobre los diferentes turnos y el último botón le permite enviar el turno lista a los empleados por correo electrónico.
Calendario laboral – Semana
Esta vista es similar a Calendario de trabajo: empleado por mes, como se explica en la sección anterior, pero tiene otras características y muestra la información de manera diferente. La principal diferencia es que la acumulación en esta vista es por semana y no por mes (ver imagen).
En la descripción general (elemento 2 en la imagen a continuación), se enumeran todos los días de la semana con todos los turnos del proyecto y los empleados que trabajan en esos días, así como el turno del proyecto al que está adjunto. Esto da una muy buena visión general de los empleados en el trabajo en la semana elegida, la hora del turno, los descansos y el número total de horas. Al igual que en la vista mensual, también tenemos puntos que explican si el trabajo está registrado o no.
Cuando selecciona uno o más empleados (elemento 1), obtendrá opciones de opción múltiple (elemento 2 en la imagen de arriba):
- Al presionar el primer botón, puede extraer una lista de Excel de todos los turnos con información ampliada sobre los turnos. Esta lista de Excel es bastante similar a la que puede sacar en la vista Mes.
- El segundo botón le permite extraer un documento pdf con información limitada sobre los turnos. Similar a la lista de pdf en la vista de mes.
- El tercer botón le permite marcar manualmente los turnos como registrados. Esta función es útil si el turno es en un punto de tiempo (por ejemplo, 7:00 – 15:00), mientras que el empleado hará acordes al registrar su trabajo (para que no registre el trabajo en el turno). Entonces no quedará registrado como asignado al turno del proyecto, y podrá registrarlo manualmente.
- El cuarto y último botón le permite eliminar el turno del empleado.
En el extremo derecho del Calendario de trabajo – Semana (ver elemento 3 en la imagen de arriba), tiene algunos botones que le permiten navegar a diferentes módulos asociados con el turno del proyecto: Pantalla de registro de trabajo (reloj), ver/editar trabajo / contrato de trabajo (equipo) y editar jornada (bolígrafo). Si se registra una nota en este turno de proyecto, aparecerá como un cuadro de texto.
Calendario de trabajo - empleado por semana
Este resumen se acumula por semana y muestra todos los turnos a los empleados en una semana seleccionada.
A la izquierda hay una lista de todos los empleados que tienen guardias en el período elegido (semana). En el resumen de la semana, verá si los empleados tienen turnos ese día y la hora del turno. Como en los otros dos resúmenes, los colores en este resumen muestran si hay trabajo registrado en el turno o no. A la derecha, puede ver el número total de horas de turnos de proyecto para un empleado durante el período determinado. La suma que está en la línea inferior es el número total de horas por día de todos los empleados.