Un plan de proyecto es una herramienta excelente para la selección de personal, especialmente cuando se trata de turnos de trabajo o proyectos más cortos.
Se puede encontrar una descripción general de todos los planes del proyecto en el calendario de personal y luego seleccione Plan del proyecto - Mes en la parte superior derecha de la página.
Luego, todos los proyectos se enumerarán bajo el cliente al que están afiliados. La pantalla enumera todos los días del mes definidos en la parte superior de la pantalla, y todos los días se representan como filas/cuadros.
Los diferentes colores significan:
| Cuadrado blanco | No hay turnos de proyecto este día |
| Cuadrado rojo | Ninguno de los turnos del proyecto está cubierto (asignado un empleado). |
| Cuadrado verde | Todos los turnos del proyecto en este día están cubiertos. |
| Cuadrado naranja | Con triángulo de advertencia significa que hay una desviación. Puede ser, por ejemplo, una doble reserva, configurada en un turno que no existe, cubriendo solo partes de los turnos del proyecto, etc. |
Los números en el cuadrado describen cuántos turnos se cubrirán o deberían haberse cubierto.
Haga clic en un cuadrado para ver todos los turnos de ese día. Aquí puede, entre otras cosas, crear nuevos turnos de proyecto y cubrir turnos fácilmente.
También puede hacer clic en el símbolo de mostrar más (>) para ver una descripción más detallada de los empleados en el proyecto.
Filtrado y búsqueda en el mes del plan del proyecto
Los filtros de búsqueda que se aplican a la vista mensual del plan del proyecto son:
También hay un filtro de los filtros de descripción general de empleados que se puede usar en el mes del plan del proyecto.
| 1 | Estado del plan del proyecto | Aquí puede filtrar los días cubiertos, descubiertos y parcialmente cubiertos. Por ejemplo, puede ver qué días no tiene personal. |
| 2 | Peticiones | Filtra el estado de las solicitudes. Si son rechazados o aceptados. |
| 3 | Consulta no. | Aquí puede ingresar el número de consulta. y ver los turnos del proyecto adjuntos a una consulta específica. |
| 4 | Atributos del candidato | Aquí puede filtrar empleados que tienen uno o más atributos de candidato. |
Resumen de empleados que tienen o han estado afiliados al proyecto
Cuando esté en la descripción general de turnos (toque uno de los cuadrados en la descripción general del plan del proyecto), verá qué empleados tienen trabajos activos en el proyecto, así como también aquellos que han trabajado anteriormente en el proyecto. También puede ver la disponibilidad de los empleados.
| Pestaña de empleado | Presionar la pestaña de empleado le brinda mucha información en una lista. Calificación con estrellas del empleado (editable), salario y precio de la factura, desde y hasta la fecha (editable), a qué convenio colectivo está asociado el contrato de trabajo, la matriz salarial a la que está afiliado el empleado y un campo de nota extraído de las fichas de empleados (editable ). |
| Calendario | El icono de calendario es un acceso directo al calendario de trabajo del empleado. Si está rojo, significa que el empleado tiene otro turno ese día. |
| Maleta | La maleta es un atajo al contrato de trabajo (convenio colectivo) para el puesto de trabajo. |
| Persona | Proporciona una vista previa de la tarjeta del candidato. |
| Teléfono | El icono de teléfono muestra el número de teléfono del empleado. |
| Partir de la fecha | La fecha en que comenzó el trabajo. |
| Hasta la fecha | La fecha en que finaliza el trabajo. |
| Libro | El último símbolo se utiliza para reservar turnos en el empleado. |
Si el período de trabajo del empleado está fuera de la fecha del turno, el candidato estará en Trabajos anteriores. Presionar la pestaña en Trabajos anteriores le brinda a todos los empleados anteriores y la oportunidad de obtener toda la información de su asignación de empleados. También obtiene un ícono de flecha, que es una función para extender su asignación hasta hoy (el día en que está en el plan del proyecto) para que el empleado esté disponible fácilmente para asignar un turno.
El ícono rojo Detener significa que el empleado ha sido colocado o no está disponible ese día.
El ícono de marca de verificación verde significa que el empleado se ha configurado como disponible ese día.
Crear un turno de proyecto
Aquí vamos a través de tres formas de crear turnos.
- Crear un solo turno o múltiples turnos
- Crear un plan de turnos repetitivos.
- Replicar un plan de turnos existente.
Crear un solo turno o múltiples turnos
Para crear un turno, primero debe tocar el cuadrado en el día que desea crear el turno.
Luego presione Crear turno de proyecto.
Luego obtendrá esta pantalla, definiendo la información sobre el turno del proyecto. Los diferentes campos se explican a continuación:
Definir fechas: a la izquierda, tiene un calendario, y a la derecha del calendario, obtiene un campo para la fecha y campos para definir la hora de inicio y finalización del turno. Si desea crear más turnos, puede tocar más fechas en el calendario y se agregarán a la lista de fechas.
Asignar turnos del proyecto a los empleados: debajo del calendario, hay un campo donde puede asignar turnos a los empleados que tienen trabajos activos en este proyecto. Volveremos a la asignación de turnos de proyectos más adelante en este artículo.
A la derecha de este campo, define el nombre del turno (el nombre del proyecto es el predeterminado). A continuación, puede definir si debe haber un descanso en el turno y su duración (por ejemplo, 30 minutos como en el ejemplo anterior). En Cantidad, define cuántos turnos necesita para las fechas definidas; por ejemplo, si necesita tres personas para un turno de día, elija 3 en el campo Cantidad. La función de repetición la explicamos en profundidad a continuación. Luego hay tres campos para notas, interno, notas de empleados y notas de factura. Finalmente, puede definir a qué subproyecto debe pertenecer el turno (si ha creado un subproyecto en el cliente). Cuando haya terminado de completar toda la información para el turno, simplemente guárdelo. Recuerde editar la información después presionando el icono de edición en la descripción general.
Crear un plan de turnos repetitivos
Si desea crear un plan de turnos que abarcará un período de tiempo más largo, es decir, turnos repetidos. Puede hacer esto (desde Agregar turno de proyecto, los otros campos que usa como en el ejemplo anterior) tocando en el campo Repetir. El valor predeterminado para este campo es Sin repetición , por lo que solo crea turnos individuales. Si cambia este campo, puede definir un ciclo de repetición, por ejemplo, si este horario se va a repetir cada semana, cada dos semanas, cada tres semanas, etc.
El siguiente paso es elegir qué días se debe aplicar la repetición. Por ejemplo, si desea crear turnos para todos los días de la semana pero no para los fines de semana (como en el ejemplo a continuación).
El paso final antes de hacer un plan de turnos repetitivos es la fecha de finalización que define en el campo Repetir hasta.
Después de guardar, ahora se creará un plan de proyecto completo con solo unas pocas pulsaciones de teclas, y ahora puede comenzar el trabajo de turnos de personal en este plan de turnos. Lo bueno de hacer estos planes de turnos repetitivos es que ahora están en el mismo hilo de turno, lo que facilita eliminar todo el hilo o posiblemente eliminar el hilo con las asociaciones de empleados.
Replicar un plan de turnos
Por ejemplo, si ha configurado un plan de turnos utilizando uno de los dos métodos que mostramos anteriormente, es posible que desee copiar/replicar fácilmente el plan de turnos que ha creado. Por ejemplo, por extensión de la asignación, para que no tenga que volver a crear un plan de turnos.
En lugar de presionar Agregar turno de proyecto y crear un nuevo plan semanal, presionamos Replicar.
En la siguiente pantalla (vea la imagen a continuación), obtiene en el campo de la izquierda ( Copiar período ) una descripción general de los turnos originales (fecha, hora y empleado asociado). A la derecha, obtendrá una descripción general de los turnos copiados/replicados (fecha, hora y posiblemente asociación de empleados si desea copiarlos también). Cuando presionas Replicar, esto se guarda y has copiado el plan de turnos.
Tenga en cuenta que puede elegir entre dos intervalos de período diferentes, Semana y Período. Si selecciona Semana, puede replicar un plan de turnos semanales (solo puede replicar una semana a la vez). Si elige Período, primero debe definir el período que desea replicar (puede variar desde un turno hasta 100). También define la fecha de inicio del período en el que desea crear nuevos turnos.
Ajustes
Haga clic en el ícono de Configuración para agregar nuevas etiquetas o cambiar hilos:
Reserva de empleados/asignación de turnos
Asignar turno a un empleado
Puede asignar un turno a un empleado en el cuadro para un turno de proyecto. Esto se hace mediante el campo Asignar justo debajo del calendario donde define las fechas de turno (vea la imagen a continuación). Esta lista desplegable contiene todos los candidatos que tienen trabajos activos en el proyecto.
Si primero creó el turno y desea asignarlo más adelante, puede hacerlo fácilmente arrastrando y soltando desde la vista general del día. Luego, mantenga el puntero del mouse sobre el nombre del empleado (debe tener un trabajo activo en el proyecto), haga clic y arrastre el nombre al turno que desea asignar (vea la ilustración a continuación). Si el empleado no está en este resumen, significará que él o ella no tiene un trabajo activo aquí, entonces debe agregarse primero, algo que veremos un poco más adelante en este artículo.
Reservar empleado en un hilo de turno
Si el turno del proyecto es parte de un hilo de turno, podrá reservar al empleado para varios turnos dentro de ese hilo cuando arrastre al empleado sobre el turno del proyecto. Entonces llegarás a esta pantalla.
Aquí puede seleccionar los turnos actuales y pulsar Reservar. Luego, el sistema revisa los turnos y la información relacionada con el empleado (información del empleado y contrato de trabajo) y busca una violación de cualquiera de los turnos (luego aparece un triángulo rojo de advertencia).
En el ejemplo anterior, puede ver que hubo una violación del turno el 11/09/2022. Cuando regresamos al plan del proyecto e intentamos reservar al empleado en esta fecha manualmente, obtenemos un cuadro de notificación donde puede leer por qué no pudo registrar al empleado en este turno.
Reservar un empleado que no pertenece al proyecto
Si no tiene a nadie disponible en el proyecto anteriormente, puede buscar empleados disponibles haciendo clic en Agregar empleado.
Aquí podrá buscar empleados en la base de empleados, así como filtrar según los diversos criterios que desee. Por ejemplo, puede filtrar por empleados que hayan trabajado anteriormente para la empresa, categoría de matriz salarial y atributos de candidatos personalizados. Estos atributos son los mismos atributos que se encuentran en la base de candidatos y, si ya filtró atributos específicos en la base de candidatos, el sistema recordará y le mostrará los mismos atributos que filtró en la base de candidatos. Puede "construir" un filtro filtrando en múltiples atributos al mismo tiempo para encontrar empleados con solo la experiencia específica, etc., que necesita. Los resultados de la búsqueda se muestran a la derecha en el Resumen de empleados.
Haga clic en Agregar para poner al empleado a trabajar en el proyecto en particular. Si desea poner a trabajar a más empleados al mismo tiempo, simplemente seleccione más y haga clic en Crear trabajos . Luego obtiene la pantalla Crear trabajo , que define las especificaciones del trabajo (salario, precio, matriz, duración, etc.).
Luego simplemente arrastre al empleado al turno que desea cubrir.
Si desea contratar a un empleado rápidamente cubriendo más turnos, toque el símbolo de enlace y luego podrá hacer clic en los diversos turnos de proyecto disponibles en los que desea que el empleado trabaje.
Haga clic en los turnos de proyecto disponibles en azul para asignarles personal.
Próximo paso
Después de asignar los turnos del proyecto a los empleados, se incluirán en el resumen/calendario de trabajo del empleado. El siguiente paso es registrar las horas en los turnos. Puede leer más sobre el registro de horas en este artículo.
Quitar a un empleado de un turno de proyecto
De la misma manera, puede crear fácilmente turnos de proyecto y asignar turnos a uno o más empleados, y también puede eliminar fácilmente empleados afiliados a un turno de proyecto. Esto se hace presionando el icono de editar en el turno para editar.
Luego llegas a esta pantalla (imagen de abajo). Aquí vemos que el turno está asignado a Carrie Fox, para eliminarlo presiona el ícono de la papelera. Si el candidato está afiliado a un hilo de turno más grande, entonces tiene la opción de eliminar varios turnos en el hilo al mismo tiempo.
Nota
El sistema no enviará automáticamente un correo electrónico al empleado que “pierde” el turno. Esto se puede hacer manualmente seleccionando al empleado de la descripción general en el plan del proyecto y presionando el ícono de correo electrónico.
Consultar turnos de proyecto
En RecMan, tiene la oportunidad de solicitar a los empleados si pueden tomar turnos disponibles directamente en el sistema. Para enviar solicitudes, vaya al turno del proyecto, marque los empleados a los que desea preguntar quién puede tomar el turno y luego presione el botón Enviar solicitud de turno.
Luego llegará a una pantalla donde puede marcar los turnos a los que desea enviar una solicitud. Luego presione Enviar.
Aceptar/rechazar turnos solicitados
Los candidatos solicitados aparecen en el calendario de trabajo del empleado en su perfil (RecMan-page). Allí tienen la oportunidad de presionar los distintos turnos (en amarillo) para elegir si quieren tomar el turno o negarlo.
La lista de turnos solicitados se puede encontrar en el turno del proyecto presionando el símbolo del avión de papel. Aquí puede elegir los empleados que han aceptado, como desea poner a trabajar, o puede optar por retirar la solicitud si ya ha encontrado al empleado que desea tomar el turno.
En el calendario de personal en Plan de proyecto: vistas mensuales, también tiene la opción de ver las solicitudes enviadas presionando el ícono Mostrar más.
Enviar acuerdos para un solo día
Para enviar acuerdos rápidamente para un día reservado específico, presiona el botón Enviar acuerdos en la parte superior derecha cuando estés en un día.
Para enviar los acuerdos, seleccione Empleado y Cliente como destinatarios, así como una plantilla (por ejemplo, es inteligente usar los campos de combinación que hemos usado para enumerar los turnos).
Luego llega a la pantalla para enviar el acuerdo. Aquí elige si el acuerdo se enviará por SMS o correo electrónico, y también elige una plantilla de mensaje que será el correo electrónico/SMS que se envía. Toque Enviar y recibirá un recibo por los acuerdos enviados.
En la configuración, puede elegir el fondo (imagen o neutral), el idioma y si los acuerdos se pueden firmar o comentar.
Enviar acuerdos (confirmación de asignación/confirmación de pedido) para un período más largo
Arriba explicamos cómo enviar acuerdos (confirmación de asignación/confirmación de pedido) para un día específico. Si deseas confirmar un período más largo, por ejemplo, todo el período programado, se puede hacer de la misma manera que se mencionó anteriormente, pero desde Ofertas en el menú principal y Ofertas de trabajo por turnos.
Selecciona un cliente, proyecto, empleado o varios al mismo tiempo, dependiendo de si deseas crear una confirmación para varios proyectos y varios empleados simultáneamente, y luego haz clic en Crear ofertas.
Ten en cuenta que en esta vista también puedes filtrar por diferentes datos, por ejemplo, estado, período y empleados.