Aprobador de trabajo

En este artículo, puede leer más sobre la funcionalidad del aprobador de trabajo en RecMan.

En RecMan, los usuarios externos pueden aprobar el trabajo realizado por los empleados en el sistema. Estos se denominan aprobadores de trabajo. Tienen su propio inicio de sesión para ver, cambiar, crear y aprobar el trabajo. Esto hace posible que los clientes que desean supervisar ellos mismos el trabajo registrado mantengan el control.

Crear un aprobador de trabajo

Para crear un aprobador de trabajo, seleccione Personas de contacto.

Aquí se pulsa el nombre de una persona de contacto para acceder a su perfil. En concepto, todas las personas de contacto son aprobadores de trabajo, solo que sin inicio de sesión ni adjunto a los proyectos. Aquí puede crear un inicio de sesión y, después de esto, un conjunto de derechos.

Ahora que tiene algunos aprobadores de trabajo, puede comenzar a enviar inicios de sesión, establecer derechos y vincular el aprobador de trabajo a los proyectos.

Inicio de sesión y proyectos

Aquí puede ver cómo es el perfil de una persona de contacto que no es aprobador de trabajo:

1. Esto muestra a qué empresa está asociada la persona de contacto.
2. En esta área encontrará información básica sobre la persona de contacto y tiene la opción de editarla.
3. Al presionar Crear inicio de sesión, puede enviar un nombre de usuario y una contraseña al aprobador del trabajo para que pueda iniciar sesión. Vea más abajo.
4. En este campo, puede ver cuántas veces la persona de contacto ha iniciado sesión como aprobador de trabajo, el último inicio de sesión, la hora del último contacto (y puede actualizarlo con un clic), a cuántos proyectos está vinculado y un campo de nota.
5. Aquí puede ver a qué proyecto está vinculado el aprobador de trabajo y puede agregar más o eliminar proyectos.

Acceso

Al presionar Crear inicio de sesión, se le mostrará el siguiente cuadro:

Aquí tiene la opción de escribir una contraseña autodefinida que el aprobador de trabajo puede usar para iniciar sesión. Tenga en cuenta que al presionar Guardar no se envía un correo electrónico al aprobador de trabajo; esto se hace más tarde.

Cuando presione Guardar, verá lo siguiente:

Como puede ver aquí, recibirá la información de inicio de sesión para el aprobador de trabajo. Tiene la opción de cambiar esto en cualquier momento que desee, y al presionar el botón Enlace para iniciar sesión, puede enviar un correo electrónico al aprobador del trabajo con la información de inicio de sesión.

Proyectos

Un aprobador de trabajo debe estar vinculado a proyectos para poder ver y aprobar las horas de trabajo. Puede, en cualquier momento, agregar y eliminar proyectos de esta lista. Cuando un aprobador de trabajo está vinculado a un proyecto, puede aprobar el trabajo de todos los trabajos ubicados en la tarjeta del proyecto.

También puede ir al proyecto y agregar al aprobador del trabajo/persona de contacto como recurso, y luego podrá aprobar el trabajo.

Permisos

Un aprobador de trabajo conectado tiene acceso a una variedad de información y funciones, controladas por Permisos, que se pueden encontrar en el perfil del aprobador de trabajo.

Los permisos significan, en su orden:

• Editar información de la empresa: otorga permiso al aprobador del trabajo para cambiar la información sobre las empresas de propiedad: nombre, organización, direcciones, tipo de factura, etc.
• Consultas: les da permiso para agregar consultas directamente en RecMan y mantenerse al día con las agregadas anteriormente.
• Administrador de empleados: permiso para administrar empleados.
• Administrador de personas de contacto: permiso para administrar personas de contacto.
• Administrar atributos: permiso para administrar atributos.
• Puestos de trabajo: posibilidad de crear y gestionar puestos de trabajo.
• Empresa - Facturas: da acceso a las facturas que se envían al cliente al que están asociados.
• Proyecto - Facturas: da acceso a las facturas que se envían y vinculan al proyecto al que están asociadas.
• Empresa - Ver trabajo: permite que el aprobador del trabajo vea el trabajo sin importar el proyecto, siempre que el trabajo esté asociado con el cliente.
• Proyecto - Ver trabajo: el aprobador de trabajo podrá ver el trabajo vinculado al mismo proyecto que el aprobador de trabajo.
• Empresa - Aprobar trabajo: permite que el aprobador del trabajo apruebe el trabajo sin importar el proyecto, siempre que el trabajo esté asociado con el cliente.
• Proyecto - Aprobar trabajo: permite que el aprobador del trabajo apruebe el trabajo vinculado al mismo proyecto que el aprobador del trabajo.
• Eliminar trabajo: permite que el aprobador del trabajo elimine el trabajo registrado.
• Ver el precio de la factura: otorga permiso al aprobador del trabajo para el precio de la factura del trabajo registrado.
• Ver salario: otorga permiso al aprobador del trabajo para ver el salario en el trabajo registrado.
• Editar proyecto secundario: permite que el aprobador del trabajo cambie el proyecto secundario en el trabajo registrado.
• Crear proyectos secundarios: el aprobador del trabajo puede crear nuevos proyectos secundarios.
• Ocultar valores cero: decide si el aprobador del trabajo puede ver los valores cero.
• Ver notas internas: permite que el aprobador del trabajo vea las notas internas realizadas por el empleado u otro compañero de trabajo.
• Comentarios: permite que el aprobador del trabajo deje comentarios sobre el registro del trabajo; estos serán visibles nuevamente en el módulo Trabajo registrado.
• Ver trabajo aprobado: otorga permiso al aprobador del trabajo para ver el trabajo que ya se aprobó. Esto se hará visible mediante el uso de un filtro.
• Empresa - Trabajos: otorga permiso para ver todos los trabajos asociados con la misma empresa.
• Proyecto - Trabajos: otorga permiso para ver todos los trabajos asociados con el mismo proyecto.
• Empresa - Calendario de personal: da permiso para ver el calendario de personal de toda la corporación.
• Proyecto - Calendario de personal: otorga permiso para ver el calendario de personal para los proyectos agregados a la tarjeta de la persona de contacto.
• Reservar turnos: da permiso para reservar turnos en el calendario de personal.
• Reserva de autoservicio: TBA
• Propietarios de la lista solamente: muestra la información de contacto de los compañeros de trabajo agregados a la tarjeta de la persona de contacto.
• Listar todos los compañeros de trabajo: muestra la información de contacto de todos los compañeros de trabajo en el sistema.
• Ofertas/acuerdos propios: da permiso para ver las ofertas enviadas a ellos mismos (persona de contacto).
• Empresa - Ofertas/acuerdos: otorga permiso para ver las ofertas enviadas a la misma empresa.
• Proyecto - Ofertas/acuerdos: otorga permiso para ver las ofertas enviadas al mismo proyecto.

Los cambios que realice en los permisos del aprobador de trabajo entrarán en vigencia de inmediato, y el aprobador de trabajo solo necesita actualizar el sitio para ver los cambios.

Roles

También puede definir roles si lo desea. Esto simplificará la asignación rápida de permisos al aprobador de trabajo. Para configurar nuevos roles, debe ser administrador del sistema, pero estarán disponibles para todos una vez creados.

Para crear un nuevo rol, vaya a Configuración del sistema → CRM → Roles de persona de contacto → + Agregar:

Como se muestra, podemos seleccionar qué permisos deben activarse cuando selecciona el rol, y puede configurarlo para que se use como predeterminado. Si establece un rol como predeterminado, se elegirá automáticamente cuando cree una nueva persona de contacto.

Cuando se haya creado un rol, estará disponible aquí:

Base de datos de aprobadores de trabajo

Para obtener una descripción general de todos los aprobadores de trabajo, puede visitar la base de datos de aprobadores de trabajo. Lo encuentras en Aprobadores de obra.

Al pulsarlo, se le dirigirá a la siguiente pantalla:

1. Aquí puede filtrar por aprobadores de trabajo y puede filtrar aquellos que tienen trabajo para aprobación (para enviar recordatorios), corporación, departamento, compañero de trabajo, empleado al que están vinculados, fecha (en qué período se realizó el trabajo) y atributos
2. En este campo verá el resultado de su búsqueda y filtros. Se le dará una descripción general rápida de los aprobadores de trabajo con información como el nombre, la empresa, desde/hasta la fecha, la cantidad de proyectos a los que están vinculados, la cantidad de horas y la suma que tienen para aprobación.
3. Aquí puede enviar correos electrónicos a los aprobadores de trabajo marcados. Desde aquí, también puede enviar correos electrónicos a todos los aprobadores de trabajo para recordarles que aprueben el trabajo, por ejemplo. Vea las plantillas de ejemplo a continuación.

Ejemplos de plantillas

Ejemplo de plantilla para iniciar sesión como aprobador de trabajo:

Hola,

Debajo, encontrará un enlace para iniciar sesión en nuestro portal de clientes. Aquí puede aprobar trabajos, ver facturas y ofertas, etc.

¡Tenga en cuenta que el enlace solo está activo durante 48 horas!

@companyContact.singleUseLoginLink

saludos desde

@usuario.nombre @usuario.apellido

@usuario.título

Ejemplo de plantilla para aprobación de obra:

Hola, @job.workApproverName,

Recuerde iniciar sesión y aprobar el trabajo de los empleados de los que es responsable. A continuación encontrará un enlace directo para ingresar al sistema (el enlace está activo durante 48 horas), o puede iniciar sesión con su nombre de usuario y contraseña. Notifíquenos si ha perdido su información de inicio de sesión.

@companyContact.singleUseLoginLink

saludos desde

@usuario.nombre @usuario.apellido

@usuario.título – @usuario.nombrecorporación

Correo electrónico: @user.email

Trabajo: @usuario.officePhone

Multitud: @user.mobilePhone

Linkedin: @usuario.linkedin