En introduksjon til hvordan du bruker og setter opp aktivitetsbudsjettet.
I Aktivitetsbudsjett kan du sette opp aktiviteter og legge inn budsjett som din bedrift/avdeling kan følge for å se om dere når deres forventede mål eller ikke. Aktiviteter blir sporet basert på loggføringer gjort i eksempelvis bedriftskortet, kontaktpersonskortet, kandidatkortet eller prosjektkortet. For å spore aktiviteter korrekt, så defineres de i Aktivitetsbudsjett-modulen, og kan med ett godt oppsett brukes for å skaffe en enkel oversikt i en dashbord-widget.
Oppsett av aktivitetsbudsjettet
Når du først går inn i aktivitetsbudsjettet vil det se slik ut:
Når du åpner aktivitetsbudsjettet for første gang
Legg til aktiviteter
For å starte kan man sette opp aktivitetene som skal spores ved å gå til Aktiviteter. Her kan du legge til aktiviteter og gi dem triggere som lar systemet telle de. På bildet under er aktiviteten Telefonsamtaler opprettet, og gitt triggere.
| Ved å klikke + Legg til utløser åpnes utvalget av utløsere, hovedsakelig i 3 kategorier for å skille aktivitetene: |
|
Å logge en aktivitet i RecMan kan gjøres på 4 forskjellige steder, og skal dekke de ulike aktivitets-triggerene som vi drøftet i seksjonen over.
| Hvor en aktivitet kan loggføres: | Utløser-kategori |
|---|---|
| Bedriftskortet | CRM |
| Kontaktperson-kortet | CRM |
| Kandidatkortet | Kandidat |
| Prosjektkortet | Prosjekt |
Som et eksempel: i prosjektkortet så kan en loggføre kategorier som Telefonkontakt, Email, Møte, Kundebesøk, Reise etc. Dette kan da være en logget aktivitet som en telefonsamtale som fører til et møte.
Eksempellogg på telefonkontakt og møte under et prosjekt.
Sette budsjettet
Med 3 aktiviteter opprettet kan vi sette et budsjett ved å gå til Mitt budsjett → Rediger budsjett.
Sette opp budsjettet
Her kan du sette budsjettet for de enkelte månedene, eller bruke standard for å legge inn samme verdi for alle 12 måneder. Du kan også utvide aktivitetene for å få en glidebryter for å justere verdiene.
Kan ikke redigere budsjett?
Hvis budsjettet allerede er godkjent, vil du ikke kunne redigere. For å fikse dette, gå til budsjettgodkjennelse og fjern godkjenningen.
Budsjettgodkjenning
Til slutt, når budsjettet er satt, kan det godkjennes i Budsjettgodkjennelse, dette er også den første skjermen når du først navigerte til Aktivitetsbudsjett . Her kan du se om et budsjett er sendt inn, hvilke som venter på godkjenning og de som allerede er godkjent.
Bruk av aktivitetsbudsjettet i et dashbord
Med de loggede aktivitetene og budsjettet satt opp, kan den distribueres til et dashbord ved å bruke for eksempel widgeten Aktivitetsliste m/ budsjett.
Aktivitetsliste m/ budsjett dashbord-widgeten
I widget-innstillingene så kan du velge datanivået den skal bruke for å vise frem data. Her kan du velge mellom:
- Alle
- Selskap
- Avdelingsgruppe
- Avdeling
- Medarbeider
For valg 2-5 så kan du også spesifisere en eller flere avdelinger eller medarbeidere som widgeten skal spore. En kan også benytte seg av en dynamisk visning, som betyr at widgeten vil justere dataen ettersom hvilken bruker som ser den.
Du definerer også perioden som widgeten skal spore, enten med en av standardverdiene gitt i innstillingene eller med en egentilpasset periode som dekker ditt behov, enten om det er for forrige uke eller helt tilbake til forrige år. Til slutt definerer du hvilke aktiviteter å inkludere som vi har dekket i seksjonene over i artikkelen.