Det er her du finner generell informasjon om kandidatdatabasen, tagger, filtre, kandidatpool med mer.
Kandidatbasen
Kandidatbasen er en samling og oversikt over alle kandidatene som er registrert i ditt RecMan-system. Her kan du se deres status via tagger, som viser om de er i en eksisterende rekrutteringsprosess, eller om de er en ansatt. I tillegg kan du søke i databasen etter bestemte kandidater ved å bruke navnene deres, eller ved å bruke en av de tilgjengelige filtrene for å begrenset søket.
Kandidatens status (tags)
Bak hvert navn i kandidatbasen vil du se en eller flere tagger som viser viktige detaljer om kandidatene. Noen tags viser også en tallverdi som indikerer f.eks. hvor mange jobbsøknader kandidaten har. Her er en oversikt og forklaring av de ulike taggene:
| Kandidaten er opprettet internt i systemet (dvs. ikke registrert av kandidat selv). Det er viktig å sjekke notatene på disse kandidatene da de kanskje ikke er klar over at de er satt inn i systemet. | |
| Kandidaten er godkjent for bemanning, og ligger for øyeblikket i ansattbasen med eller uten aktiv jobb. | |
| Kandidaten er godkjent for bemanning, og ligger for øyeblikket i ansattbasen med en aktiv jobb. | |
| Kandidaten har intervju(er) registrert/gjennomført på sin profil. | |
| Kandidaten er i en eller flere prosesser der de endte opp med å bli ansatt. | |
| Kandidaten er for øyeblikket i én eller flere prosesser. | |
| Kandidaten har søkt på en eller flere stillingsannonser i systemet, eller er lagt til som søker manuelt. | |
|
Kandidaten er presentert elektronisk for en kunde. |
|
| Kandidaten har blitt oppdaget å ha en duplikatprofil registrert, for mer informasjon: Duplikatkandidater. | |
| Kandidaten har blitt referansesjekket. | |
| Kandidaten har blitt importert gjennom RecMan’s Chrome-utvidelse. |
Hvordan navigere i databasen
For å finne en kandidat, eller lage et utvalg av potensielle kandidater, så er bruk av søke- og filterfunksjonene en nyttig måte å navigere i databasen på. Du kan kombinere ulike kriterier som kompetanse, lokasjon og/eller status for å begrense søket. Derfor skal vi se nærmere på de ulike søkemetodene som er tilgjengelige i kandidatdatabasen.
Søkekriterier/filtre
Når du søker etter kandidater basert på kriterier, f.eks. en kombinasjon av egenskaper som alder, lokasjon og kvalifikasjoner, er filtrering den vanligste metoden som brukes. I RecMan er bruk av filter dynamiske, noe som betyr at søket vil oppdateres kontinuerlig mens du spesifiserer filtrene. Du kan se hvordan et nytt filter påvirker resultatet når du legger det til.
Det er viktig å merke seg at et filter bare søker innenfor de angitte feltene. Hvis feltet det søkes i er tomt og du søker etter et bestemt ord, kan det hende at den aktuelle kandidaten ikke vises i resultatene. Hvis du f.eks. søker på ordet "salg" under utdanning , samt bruker ordet "salg" i arbeidserfaring , vil kun søkere som har begge kvalifikasjonene dukke opp i resultatene.
Øverst på kriterielisten vil du se tre knapper (vist på bildet over):
- Oppdater: Fjerner alle valgte kriterier.
- Lagre : Lagrer utvalget av kriterier, som vil være tilgjengelig fra lagrede søk.
- Innstillinger : Gir deg muligheten til å velge hvilke kriterier som skal være tilgjengelige i kandidatbasen din. Dette er en god måte å begrense listen over kriterier til dine behov.
Mer informasjon om lagrede søk
Når du har gjort søk og filtrert deg frem til et utvalg av kandidater, kan det være lurt å lagre dette søket slik at det blir enkelt å hente disse søkekriteriene og ikke glemme resultatene senere. Dette kan gjøres i kandidatbasen ved å bruke Lagre søkefunksjonen.
Da vil vi ha muligheten til å navngi dette søket (se bildet nedenfor). Det kan være en klok beslutning å gi søket et navn som du lett vil kunne kjenne igjen og som tydelig skiller dette søket fra andre lagrede søk.
I den øvre linjen har du en Lagrede søk- knapp der du kan hente frem alle søkene du har lagret. Merket med rødt på bildet under finner vi søket vi nettopp har lagret. Herfra kan du også oppdatere søkeresultatene, se resultatene, redigere navnet og slette søket.
Mer informasjon om filterinnstillinger
Du kan velge hvilke filtre som skal være synlige på din egen bruker. For å velge dette, trykk på skiftenøkkelknappen og angi filteralternativene du ønsker skal vises i kandidatbasen.
Disse valgene er bare relevante for brukeren din.
Du kan også dra kriteriene opp og ned for å endre rekkefølgen på filtrene.
Boolsk søk og ferdigheter
Et annet kraftig verktøy for søk er å bruke boolsk søk, eller søk på ferdigheter. Her kan du leke deg med filtrering som AND, OR og NOT for mer avanserte søk. Med dette verktøyet drar og slipper du de anvendte kriteriene for å endre logikken.
Typisk bruk av filtre
For å bruke filtre må du aktivere det du vil bruke. Noen filtre har et tekstfelt der du kan legge inn dine egne søkeord, mens andre har rullegardinmenyer med forhåndsdefinerte alternativer, som kjønn, region, bransje og så videre.
Som vist i eksempelet nedenfor, er det et utvalg av filtre tilgjengelig som du kan mikse og matche etter ønske. Det er imidlertid viktig å merke seg at systemet bare kan referere til nøyaktig det du har søkt etter og ikke kan gjette på dine vegne. For eksempel, hvis du leter etter en sykepleier med erfaring innen åndedrettspleie og kandidaten ikke har oppført dette under sine erfaringer, vil de ikke vises i resultatene, selv om de har oppført åndedrettspleie under sertifiseringene eller kursene sine.
Du kan også søke i vedlegg (f.eks. PDF, Word osv.) i tilfelle de inneholder tekst (og ikke bilder).
I tilfelle du er veldig usikker på hvor i en kandidats CV informasjonen du leter etter kan forventes å finnes, er det beste alternativet multisøk-funksjonen i kandidatbasen. Multisøk lar deg søke etter spesifikke søkeord, men i motsetning til filtre utføres søket flere steder samtidig. For eksempel, hvis du søker etter et bestemt ord, vil resultatet vise deg hvor det fant treff i kandidatens CV.
Attributter
En annen nyttig funksjon er muligheten til å søke etter attributter. Disse er definert som en systemadministrator og kan brukes på mange forskjellige måter. Når du velger et flervalgs-attributt som skal brukes som filter, kan du krysse av eller fjerne merket for å begrense kandidatutvalget til de som har ønsket attributt. For eksempel ved å bruke et flervalgsattributt for programmeringsspråk: 1) Ved å legge til attributtet én gang og velge C++ og Java, får du alle kandidater med C++ eller Java. 2) Ved å legge til attributtet to ganger og velge C++ i den ene, og Java i den andre, får du alle kandidater med C++ og Java.
| |
|
|
Eksempel 1) Kandidater med C++ eller Java
|
Eksempel 2) Kandidater med C++ og Java
|
Kandidatpool
Legge til kandidater til en pool og dele den
Kandidatbasen har også noe som kalles en kandidatpool. Kort forklart kan dette sammenlignes med en spilleliste, dvs. du kan flytte kandidater inn i en slik pool. Du kan legge til en eller flere kandidater, og en kandidat kan være i flere «pooler» samtidig. Selv om du sletter en pool eller fjerner en kandidat fra en pool, vil de ikke forsvinne fra kandidatbasen, kun den aktuelle poolen.
En kandidat-pool kan også deles med andre medarbeidere slik at de har samme pool på skjermen. Ellers er en pool individuell.
For å legge til kandidater i en pool, kryss av i avmerkingsboksen foran kandidaten(e) og klikk Legg til i kandidatpool. I tilfelle du ikke har opprettet en pool for å sette kandidaten inn i, vil du kunne opprette en i dette samme vinduet.
For å fjerne en kandidat fra en pool, gå inn i den aktuelle poolen, kryss av i boksen foran kandidaten(e) og klikk på Fjern fra pool.
Du kan legge kandidaten til en pool fra kandidatkortet.
Knappene bak hver pool er å fjerne, dele pool, redigere navnet på pool og slette pool.
For å gå ut av kandidatpoolens visning, klikk på den igjen.
Opprette en kandidat manuelt
I tilfelle du ønsker å opprette en kandidat i kandidatbasen manuelt, kan du enkelt gjøre dette. Du kan registrere en kandidat med kun fornavn og etternavn. Dersom kandidaten har en e-postadresse, så har systemet en automatisk funksjon for å sende innloggingsinformasjonen til kandidaten.
Tips
Sjekk alltid grunnlaget for en kandidats navn før du oppretter et nytt, i tilfelle kandidaten har registrert seg selv uten at du vet det.
Slik gjør du det: Klikk på Pluss-knappen i øvre venstre hjørne og velg Kandidat.
Et nytt vindu åpnes nå hvor du kan legge til informasjonen du har om kandidaten. Alt kan redigeres etter at kandidatkortet er opprettet.
Fyll inn informasjonen du har tilgjengelig. Etter at kandidatkortet er opprettet kan du legge til filer, utdanning osv. hvis du ønsker det. Når du trykker på knappen Registrer, opprettes kandidatprofilen, og du blir omdirigert til det nye kandidatkortet.
I tilfelle dette er en kandidat du skal trekke inn i en pipeline, kan dette gjøres umiddelbart ved å sette markøren under feltet Legg til pipeline / link til prosjekt. Skriv deretter inn en del av navnet på prosjektet eller kunden som prosjektet tilhører, så vil systemet automatisk begynne å søke.
På samme måte kan du også legge til kandidater som søker på en bestemt stilling i systemet (dvs. dersom du mottar en søknad i papirformat men ønsker at kandidaten skal legges inn i systemet sammen med resten).
Den mest brukte funksjonen er imidlertid muligheten til å la kandidatene selv fylle ut informasjonen. For å gjøre dette, legg til kandidatenes e-postadresse, gi dem et passord, og kryss av E-post brukernavn og passord. Du vil da få opp et vindu som lar deg skrive følgende e-post eller velge en forhåndsdefinert mal (hentet fra meldingsmaler på brukeren din).
Avanserte navnesøk
Du kan også gjøre et såkalt avansert navnesøk. Dette gjøres hvis du trenger å nå en spesiell kandidat.
Som vist i eksempelet brukte vi @firstName=. Dette vil vise alle kandidater som har det fornavnet og vil alltid samsvare 100 % med det du søker etter. Du kan også bruke @lastName=, som gir deg etternavnet, eller @name=, for å bruke hele navnet på en gang.
Neste artikkel: Opprettelse av kandidat