Fakturering modulen

I denne artikkelen kan du lese om alt du trenger å vite om fakturering.

Opprette fakturaer ut fra en ordre

Ordreoversikten finner du i Økonomimodulen → Ordrer.

Du kan lese mer om opprettelse av ordre fra Ordrereserve arbeid her og fra Prosjektkortet her.

Ifra ordreoversikten velger du ordren(e) du ønsker å opprette faktura på. Husk å gå gjennom de ulike ordrene og sjekk at alt er korrekt FØR du oppretter fakturaen(e). Her kan man bruke piltastene (opp/ned) for å gå gjennom ordrene raskt. Et godt verktøy her er å bruke søkefunksjonaliteten i ordreoversikten (se bilde under). Her kan du bruke fritekstfeltet for å søke frem ordren, eller du kan trykke på forstørrelsesglasset for å få opp noen flere søkekriterier.

Når du huker av én eller flere ordre vil det dukke opp en grønn Fakturer-knapp. Da kommer du til en oversikt over de ordrene du ønsker å fakturere. Trykk på knappen Opprett faktura for å opprette faktura på de valgte ordrene.

Du får deretter en “kvittering” over fakturaene som har blitt generert. Deretter kan du klikke på fakturaoversikt for å komme til en visning der du kan sende ut fakturaene på e-post. Det er to måter en kan komme frem til fakturaoversikten på, den vi ønsker å bruke i dette tilfellet er denne.

Merk at denne visningen viser kun de fakturaene som ble generert i forrige handling, og ikke alle i systemet (det gjør knappen Fakturaer). Det vil si at du nå enkelt kan huke av alle fakturaene du ønsker, og f.eks. sende disse ut på e-post. For å se tidligere fakturaer så oppdaterer du siden, og du vil få opp alle fakturaene som ligger i fakturaoversikten.

RecMan kan sende ut fakturaen på ulike måter. E-postfaktura m/tracking link vil si at e-posten inneholder en link til fakturaen (og dvs. at systemet kan spore om fakturaen har blitt åpnet av kunden). E-postfaktura m/vedlegg vil si at fakturaen ligger som et vedlegg i e-posten. Dette valget brukes gjerne for kunder som bruker automatiske fakturamottak (f.eks. kundenavn@ebilag.no), hvor systemet til kundens fakturasystem ikke klarer å fange opp fakturaen dersom den ikke ligger som et vedlegg. Merk at du da mister muligheten til å «tracke» om fakturaen er åpnet av kunden. Kundens fakturainformasjon finner man i kundekortet, her kan man redigere på fakturatype.

Slå sammen flere ordre

For å slå sammen flere ordre huker du av de ordrene du ønsker å slå sammen, for deretter å trykke på Slå sammen-knappen. Da får man også spørsmål om hvilken ordre som skal være «master» i sammenslåingen.

Fakturaoversikt

Inne i fakturaoversikten finner du alle fakturaer som er generert i systemet. Her kan du filtrere (venstre side på skjermen) på dato, selskap, avdelinger, prosjekt, fakturasum etc. Du kan også søke på fakturanummer eller kunde. For helt presise søk på navn, kundenummer og fakturanummer i fakturaoversikten kan man bruke enkelte kodesnutter (ta bort gåseøynene fra eksemplene nedenfor).

• Kundenavn (må være 100% match) = «@name=RecMan AS»
• Kundenummer = «@companyNo=1»
• Fakturanummer = «@no=25»
• Kundenavn (må være 100% match) = «@companyName=RecMan AS»

Du ser også tydelig hvilke fakturaer som har forfalt (i rødt), hvilke som er betalt (i grønt).

I fakturaoversikten er det en rekke funksjoner du kan gjøre illustrert ved de ulike knappene under.

• Den første knappen (checkmark) trykker du på for å registrere innbetaling. Dette kan også skje automatisk dersom man importerer OCR-filer fra nets. Dette gjøres via importer knappen ifra menyen inne i fakturaoversikten. Denne endrer seg til et kryss (marker som ikke betalt), hvis det er registrert innbetaling på den.
• Den neste knappen (to piler) er for å opprette kreditnota (se neste del for kreditering).
• Den siste knappen (PDF-ikon) viser fakturaen som PDF. Gjennom denne knappen kan man se og eventuelt skrive ut faturaen.

I tillegg kan andre symboler vises i fakturaoversikten:

	Sky symbolet viser at fakturaen er eksportert (til regnskapssystem).
	Papirfly-ikonet viser at fakturaen er sendt som e-post. Purrer du på fakturaen ved å sende en e-post med fakturaen på nytt vil e-posten legge seg her, i tillegg til e-posten som ble sendt ut opprinnelig. Klikk for å se de ulike e-posten som er sendt.
	Øye-ikonet viser at kunden har åpnet faktura (er kun tilgjengelig dersom man har valgt e-post /m tracking-link).
	Dollartegnet viser at det er gjort innbetaling, med info fra OCR-filen. Trykker man på den ser du når innbetalingen ble gjort, avstemming på om kunden har betalt for mye/for lite og et kontonummer for eventuelt å betale tilbake etc.
	Snakkeboblene betyr at det ligger et internnotat på fakturaen. Klikk på symbolet for å se notatet.

Ikonene i raden til høyre kan endre seg avhengig av hva som har skjedd med fakturaene. Som du ser har det dukket opp en del tilleggsikoner her.

Du kan også utføre søk på kundenummer og fakturanummer, for å finne spesifikke faktura. Du kan også søke på flere fakturanummer samtidig, ved å sette et komma (,) i mellom.

Eksportering, utsendelse og fakturautskrift

Markerer du en eller flere fakturaer får du opp muligheten til å sende faktura(ene) på e-post, slå de sammen til én PDF-fil eller eksportere de til ditt eksterne regnskapssystem. (Valg over eksportmuligheter settes opp via Systeminnstillinger → Økonomi → Fakturaeksport).

Opprette og sende kreditnota

Å opprette kreditnota på en faktura gjøres ifra fakturaoversikten. Trykk på Kreditnota-knappen og du vil få opp en skjerm med alle fakturalinjene som skal krediteres.

Ønsker du kun å delkreditere så fjerner du de som IKKE skal krediteres, og lar de andre linjene som skal krediteres stå.

Klikk deretter Valider-knappen, velg dato for kreditnota (påvirker hvilken periode/måned krediteringen legger seg på i rapporter) og så Opprett kreditnota for å opprette kreditnota. Kreditnotaen finner du igjen i fakturaoversikten i linjen under fakturaen du krediterte (se bilde nedenfor). Ønsker du å også sende kreditnotaen på e-post så filtrerer du først på kreditnota i filtermenyen til venstre, for så å huke av på kreditnotaen du ønsker å sende.

Kreditnotaen kan ikke slettes.

Når du oppretter en kreditnota, er det viktig å vite hva som så skjer med det krediterte arbeidet i systemet. Når du krediterer en faktura, så havner fakturaen tilbake i ordreoversikten som en ordre. Dersom du ikke ønsker å lage faktura av den samme ordren på nytt er det viktig at du også sletter ordren! Når ordren slettes havner arbeidet i ordren tilbake i Ført arbeid delen av systemet som Godkjent. Ønsker du å endre eller slette arbeidet må du først filtrere på Godkjent arbeid i ført arbeid visningen, for så å markere timene du ønsker å endre status på. Når du har markert disse kommer det opp en knapp øverst hvor du kan sette arbeidet som Marker som til godkjenning. Når timene har status som Til godkjenning kan du gjøre hva du vil med arbeidet (endre/ slette arbeidet).

Faktureringsprosessen illustrert

Under er prosessen for fakturering i RecMan illustrert. Klikk på illustrasjonen for å se illustrasjonen i sin helhet.

Den øverste linjen illustrerer hvordan man vil fakturere fra timene er ført til fakturaen er opprettet. Alle timer som er ført må gjennom denne prosessen for å bli fakturert.

Den nederste linjen viser hva du må gjøre om du skal endre på timene etter det er opprettet faktura på dem. Timene det gjelder må krediteres, ordren må slettes og de må settes til Til godkjenning. Når endringen er gjort, gjennomfører man den øverste prosessen igjen.

Diverse fakturarelatert

• Hvilken valuta fakturaen skal være i kan defineres på avdelingsnivå. Dette gjøres av systemadministrator via Systeminnstillinger → Økonomi.
• Ønsker du å finne ut hvilken faktura ført arbeid på en ansatt “tilhører”, kan du trykke på info-knappen inne på ført arbeid inne på prosjektet, og så klikke på PDF-ikonet for å få opp fakturaen.

Lese inn OCR-filer ifra Nets

Etter at du har satt opp KID i RecMan (se administrasjonsdelen av brukermanual under KID) har du mulighet til å ta ut OCR filer fra deres nettbank og lese disse inn i RecMan. Dette finner du hvis du velger Økonomimodulen i hovedmenyen, og deretter Importer i blåmenyen. Klikk Velg filer og velg filen lokalt som du ønsker å importere. Deretter trykker du på Importer-knappen.

Registrerte OCR-innbetalinger blir oppdatert automatisk i fakturaoversikten etter man har gjort en import. Hvis fakturaen er betalt i sin helhet, vil fakturaen bli grønn i oversikten og det ligger et dollartegn som viser at det er gjort en innbetaling. Hvis fakturaen ikke er betalt i sin helhet, vil den ligge med dollartegn men uten grønn markering. Trykker man på dollartegnet får man oversikt over hva som er utestående og hvilke innbetalinger som er gjort.

Følge opp innbetalinger

Trykker man på checkmark-symbolet (Registrer innbetaling) på en faktura så vil man få opp en oversikt (vises i bildet under) der man kan følge opp innbetalinger gjort på denne fakturaen. Under bildet forklarer vi kort rundt de ulike feltene som man får opp her.

1. I dette feltet kan man registrere en eller flere innbetaling(er) manuelt og datere disse. Når man trykker lagre så dukker de opp i innbetalingsoversikten (punkt 3).
2. Internt notat er et fritekstfelt der du kan skrive informasjon hvis det f.eks. er noe spesielt med denne fakturaen eller innbetalingene.
3. Her listes alle de registrerte innbetalingene opp. Hvis de kommer fra OCR-filer så vil det stå BTG (Bedrifts Terminal Giro), hvis innbetalingen er registrert manuelt så vil det stå Manuell innbetaling, og hvis man har foretatt en tilbakebetaling så vil det stå Tilbakebetaling.
4. I dette feltet vises fakturasummene i sin helhet. Ekskl. mva, mva, inkl. mva også får du i de to siste feltene oversikt over hva som er innbetalt og eventuelt hva som er utestående. I tilfellet over har vi en faktura på 25 000 kr der vi har registrert en delinnbetaling den 13.04.2023 pålydende 100 kr dvs. at denne fakturaen har et utestående beløp på 25 100 kr.