Skru på Huldt & Lillevik som en mulighet for lønnseksport
Gå til Systeminnstillinger → Bemanning → Eksport → Velg avdeling(er) = Alle → huk av for Huldt & Lillevik (H&L). Da vil H&L dukke opp som et alternativ når man skal eksportere lønnsgrunnlag i RecMan.
Sette klientnummer for Huldt & Lillevik
Man setter klientnummer for H&L på samme sted som ovenfor, men isteden for at Velg avdeling = Alle, så trykker du på en spesiell avdeling. Da får du mulighet til å legge inn klientnummer for H&L om du trykker på Rediger-knappen i boksen.
Generere eksportfilene
Hvis du da går i oversikten over lønnsgrunnlagene man har opprettet i systemet (finner disse i Prosjekter → Lønnskjøring → Lønnsgrunnlag). Når man nå huker av på ett eller flere lønnsgrunnlag ser man at H&L kommer som et valg for eksport. Trykker man på denne vil man laste ned en fil med navnet huldt_og_lillevik_lonn.zip.
ZIP-filen som lastes ned inneholder igjen noen filer med en rekke forskjellig informasjon. Den ene filen er ansattfilen (.TXT), den ene har med lønnslinjene (ITxxxxTRS.HLW (xxxx = klientnummer)) og den siste er tar med seg fraværslinjene (.FRV), fraværsfilen blir kun med hvis det faktisk er ført fravær i lønnsgrunnlaget. Disse filene skal man importere til H&L.
Om man ønsker å se på informasjonen som blir med kan man åpne filene i notisblokk (om man bruker PC) eller text editor (om man bruker mac).
HLW- og FRV-filene er flate ASCII-filer uten komma og gåseøyne, så det kan være vanskelig å se hvor informasjonen legger seg. Vi skal uansett forsøke å vise dette her.
Filene fra H&L
Ansattfilen – Personer.txt
Denne filen tar med seg generell ansattinformasjon. Åpner man den i notepad vil all informasjon ligge på en linje, noe som kan virke uoversiktelig det er derimot viktig at man ikke endrer noe på filen her. Den skal importeres direkte til H&L.
Informasjon som er med i RecMan-filen
- Ansattnummer
- Navn (etternavn fornavn)
- Adresselinje 1
- Adresselinje 2
- Prosjektnummer
- Personnummer
- Kontonummer
- E-post privat
- E-post arbeid
- Ansattype
Lønnslinjefilen – ITxxxxTRS.HLW
Denne filen tar med seg alle lønnslinjene fra eksporten.
MERK: Alle dagene og lønnsartene får en egen linje, det summeres ikke for en lønnsart. Summering av lønnslinjer gjør man i Huldt & Lillevik.
Nedenfor ser dere et skjermbilde med forklaring av hvor man finner den ulike informasjonen på linjene i filen.
En linje i lønnsfilen ser typisk ut som den nedenfor, vi har delt den ulike informasjonen med skilletegn (|) for å illustrere her (det er ingen skilletegn i selve filen). Som dere sikkert kan se så er noen av feltene helt blanke (bare nuller) her tas det altså ikke med informasjon i eksporten fra RecMan, eller så har informasjonen verdi «0».
000780|00001|000000000000|000000000000|000000000000|000000000000|000000000000|000000000000|000000000000|080216|0000000750|0000012000|0000000090000|000000000000000000000000000000|
| Skilletegn | Informasjon (fra eksempellinjen ovenfor) |
|---|---|
| 1 | Ansattnummer (780) |
| 2 | Lønnsartnummer (1) |
| 3 | Prosjektnummer |
| 4 | Avdelingsnummer (0) |
| 5 | Element 1 (Ikke i bruk) |
| 6 | Element 2 (Ikke i bruk) |
| 7 | Element 3 (Ikke i bruk) |
| 8 | Element 4 (Ikke i bruk) |
| 9 | Element 5 (Ikke i bruk) |
| 10 | Dato jobbet (08.02.16) |
| 11 | Antall timer (7,5 timer – legges ut med to desimaler) |
| 12 | Sats (120 kr – legges ut med to desimaler) |
| 13 | Totalbeløp (900 kr – legges ut med to desimaler) |
| 14 | Filler (Ikke i bruk) |
Fraværsfilen – FRAVxxxx.FRV
En linje i fraværsfilen ser typisk ut som den nedenfor, vi har delt den ulike informasjonen med skilletegn (|) for å illustrere her (det er ingen skilletegn i selve filen). Som dere sikkert kan se så er noen av feltene helt blanke (bare nuller) her tas det altså ikke med informasjon i eksporten fra RecMan, eller så har informasjonen verdi «0».
0000|00039606|98|17022016|17022016|00000000000000000000|10000|00750|
| Skilletegn | Informasjon (eksempellinjen ovenfor) |
|---|---|
| 1 | Klient ID (0000, altså ikke lagt inn i RecMan i vårt eksempel) |
| 2 | Ansattnummer (39606) |
| 3 | Lønnsart (98) |
| 4 | Fra dato (17.02.2016) |
| 5 | Til dato (17.02.2016) |
| 6 | Kommentar (Ikke i bruk) |
| 7 | Sykeprosent («100» altså 100 % , dette vises uansett) |
| 8 | Antall timer (7,5 timer – legges ut med to desimaler) |
Filene vi leverer er standard for lønnseksport til H&L. Vi har tidligere gjort tilpasninger for kunder når det gjelder lønnseksport. Dette kan vi også være behjelpelig med i fremtiden, hvis det er behov for dette. Det medfører isåfall en utviklingskostnad som avhenger av størrelsen på tilpasningen. Hvis dette er ønskelig, så ta kontakt med vår support.