Visma har laget et eget excelark som er integrert med Visma Lønn og som benyttes for å importere inn lønnsdata inn i Visma Lønn. Dette regnes av Visma konsulenter som en bedre måte å importere inn lønnsdata i Visma Lønn enn den gamle metoden, som importerte inn lønnsdata via CSV filer (Visma v.2). RecMan har derfor utviklet en ny Visma eksportfil (Visma v.3) som eksporterer informasjon som er spesialtilpasset til Vismas sitt eget excelark.
Nedlasting av Visma excelark
Visma excelarket som Visma lønn eksporten er bygget for finner dere på følgende side: https://community.visma.com/t5/Brukertips-i-Visma-Lonn/Innlesing-import-av-data-til-Visma-Lonn/ta-p/26401
Oppsett av Visma excelark
Før lønnsdata kan importeres inn i deres Visma Lønn system så må excelarket først settes opp på riktig måte. Dette gjøres i Innstillinger fanen i excelarket. Ved førstegangsoppsett så anbefaler vi å benytte en egen Visma konsulent for oppsettet. Her har vi gode erfaringer med Visma forhandleren Columbi.
Følgende felter må være fylt ut (men det kan hende at flere felt skal være utfylt avhengig av deres Visma installasjon):
- Klient/firma
- Servernavn
- Inneværende år
- Område for datafiler
Det kan også hende at man ønsker å sette noen standardverdier ved import til Visma under Valideringsregler (Verktøy), så da kommer Visma inn som standard ved import uten at det må ligge i selve excelarket.
Tips
Det anbefales å bruke ett excelark per Visma klient slik at man slipper å endre klieninformasjonen når man importer data til de ulike klientene.
Varsel
Ved førstegangsimport via Visma importexcelark så anbefales det på det sterkeste å ta en backup av Visma Lønn databasen, slik at man enkelt kan angre importen dersom det har oppstått feil ved import. Forhør deg med deres Visma konsulent om hvordan backup gjøres.
Merk
For at excelarket skal fungere må du aktivere makroer når du åpner excelarket. Hvis du ikke ønsker varsel hver gang du bruker arket finner du en veiledning her.
Visma DK - employment – Import av nye ansatte
Normalt sett så begynner man med å ta ut ansattdata fra RecMan og importerer dette inn i Visma Lønn. Dette gjøres tidlig i bemanningen av nye ansatte for å innhente skatteopplysninger, A-melding etc. og for informasjon om eksisterende ansatte – altså for videre behandling i Visma Lønn.
-
Å hente ut ansattdata til Visma Lønn gjøres i fra Rapporter → Visma DK – employment og er naturlig at gjøres før lønnstransaksjoner importeres inn i Visma Lønn. Å gjøre det i denne rekkefølgen sikrer at man ikke prøver importere lønnstransaksjoner på ansatte som ikke er opprettet i Visma Lønn og som derfor vil ende i en feilmelding.
Filtreringsalternativer ved uthenting av Visma Lønn – ansattfil
Ofte så ønsker man å ta med kun nyopprettede ansatte i RecMan som ikke eksisterer i Visma Lønn. For å skille på nye ansatte og eksisterende ansatte så kan en mulighet være å bruke Skattekort ja/nei filteret. Setter man skattekort til nei inne på kandidatkortet under ansattopplysninger så vil disse nye ansatte dukke opp nå man filtrerer på det ved rapportuttaket.
Dersom det gjøres på denne måten er det også viktig å sette skattekortfeltet til «ja» når skattekort er innhentet på kandidaten i Visma Lønn slik at denne informasjonen også oppdateres i RecMan.
Når rapporten er generert så lastes den ned automatisk eller at man får spørsmål om man ønsker å laste den ned (avhengig av hvilken nettleser man sitter i). - Oppbevar filen et sted hvor man enkelt finner den igjen samt har kontroll på hvilken fil som er tatt ut (gi den gjerne et nytt navn som er beskrivende for perioden man er i eller lignende). Det viktigste er at man har kontroll på de ulike filene som blir eksportert ut.
-
Åpne arket i Microsoft Excel.
- Markér alle cellene i arket og kopier alle cellene UNTATT øverste rad som inneholder beskrivelse for alle kolonner.
- Deretter åpnes Visma excelimport filen. Lagre dette arket med én gang som en nytt dokument med et beskrivende navn slik at ikke man jobber med originaldokumentet.
- Deretter limer man inn informasjonen i fra Visma – ansattdata excelfilen som ble eksport i fra RecMan inn i Visma excelfilen. Sørg for at informasjonen havner i riktige kolonner i Visma excelfilen.
-
Gå så til fanen Hovedmeny i Visma excelarket. Trykk deretter på Oppdater ANSATT i Visma Lønn knappen når du ønsker å importere ansattdata inn i Visma Lønn.
- Det vil dukke opp en dialogboks når importen er gjennomført. Gå gjerne inn i Visma Lønn og sjekk at informasjonen har havnet korrekt i Visma ved å ta noen stikkprøver på de ansatte.
Visma lønn – ansattdata – Import av nye ansatte
Beskrivelse import for eksisterende ansatte kommer snart.
Visma lønn – lønnstransaksjoner
Nå lønnstransaksjoner skal eksporteres fra RecMan så gjøres dette i fra Prosjekter → Lønnskjøring → Lønnsgrunnlag. Mer veiledning om hvordan å opprette lønnsgrunnlag for uttak til lønnssystemer finner du her.
- Gjør ønskede filtreringer i venstre i lønnsgrunnlagvisningen (f.eks eksportert «nei», avdeling etc).
- Huk deretter av på alle ansatte (sørg for at alle ansatte vises på samme side for å slippe å måtte ta ut filene i flere omganger).
-
Klikk på Visma Lønn v.3 ikonet for å laste ned excelfilen.
-
Når filen er generert vises en grønn tommel. Klikk på filnavnet for å laste ned filen. Et tips er å høyreklikke å velge lagre som for så å lagre filen i ønsket mappe direkte.