Prosjekt modulen

I denne artikkelen får du en oversikt over de ulike typene informasjon som finnes på prosjektkortet og om prosjekter.

Generell informasjon

RecMan er bygget for fleksibilitet, og det er derfor viktig å kunne noen grunnleggende ting rundt prosjekter og oppdrag. Hovedsaken er at alle oppgavene du jobber med skal være knyttet til et prosjekt. Et prosjekt kan være alt fra forespørsel om konkrete avtalte bemanningsoppdrag til et internt prosjekt.

Det er flere prosjekttyper:

• Bemanning – For alle typer forespørsler, oppdrag osv. knyttet til bemanning, hvor arbeid vil bli loggført. Bruk av RecMan som bemanningsløsning.
• Rekruttering – For alle typer rekrutteringskontrakter, søk, headhunting osv., der ingen arbeid vil bli logget. Bruk av RecMan som rekrutteringsløsning.
• Rekruttering og bemanning – For blandede prosjekter.
• Rådgivning – For konsulentprosjekter.
• Annet – For alle prosjekter som ikke passer inn i noen andre kategorier og hvor arbeid vil bli logget.

Hvert prosjekt har en hovedfase som hjelper deg med å sortere og administrere prosjekter, som kan gi grunnlag for budsjettering og prognoser. Disse fasene er:

• Forespørsel – Det er en forespørsel fra en kunde om å anskaffe en kandidat som det arbeides aktivt med.
• Ikke påbegynt – Dette betyr at prosjektet er registrert, men det er verken kansellert eller aktivt. Det betyr ganske enkelt at prosjektet ikke har noen aktivitet for øyeblikket, men det kan gjøres senere.
• Aktiv eller Aktiv (haster) – Et prosjekt som det jobbes aktivt med for eksempel hvor kandidater er i pipelinen og er neste steg etter forespørselen.
• Løst (avsluttet) – Dette betyr at oppgaven er løst og helt ferdig, og at det ikke er mer aktivitet på prosjektet.
• Løst (løpende) – Normalt kun for bemanning betyr dette at den ansatte er funnet og er i arbeid, og aktiviteten består i å betale kandidatene og lage bestillinger og fakturaer. Når oppgaven er fullført, skal prosjektet endres til Løst (avsluttet).
• Avlyst – Prosjekt som er igangsatt, men som deretter er kansellert/avlyst.
• Mistet – Mistet brukes spesifikt på potensielle prosjekter som da for eksempel har blitt overtatt av en konkurrent eller stoppet av interne forhold. Denne statusen kan være nyttig statistikkmessig for å holde styr på et prosjekt som faktisk gikk tapt.

Prosjekttype og fase kan endres for flere prosjekter samtidig. Bare velg alle nødvendige prosjekter, og knappene vises på toppen:

Prosjekter har også statuser:

• Ikke satt
• I rute
• I fare
• På vent
• Av kurs
• Fullført

Du kan også tilføre verdi til prosjektet når du redigerer prosjektinformasjonen. Verdien vil også vises i prosjektoversikten.

Prosjektoversikt

For å navigere til de tilgjengelige prosjektene, hold musepekeren over det blå prosjektikonet og klikk på Prosjekter.

Prosjektikon i menylinjen

Bruke søk og filter for å holde oversikt

Oppsettet ligner på resten av systemet og lar deg filtrere de synlige prosjektene i menyen til venstre.

Hvis du har ansatte som jobber med et prosjekt og arbeid logges, vil de vises i prosjektlisten under prosjektet de jobber med. Koffertikonet ved siden av den ansatte er en snarvei til arbeidskontrakten til den ansatte, mens klokkeikonet er en snarvei til registreringen av den ansattes arbeid.

Oversikt over prosjektkortet

For å få oversikt over Prosjektkortet, se bildet under med forklaringer for hvert nummerert felt.

Oversikt over prosjektkortet

1. Prosjektnavn: På toppen ser du navnet på prosjektet, når det ble opprettet og når det sist ble oppdatert. Du vil også se hvilken kollega som har opprettet og oppdatert den.
2. Rediger prosjekt: Det er her du kan redigere prosjektet eller slette det ved å trykke på søppeldunken. I redigeringsprogrammet kan du legge inn følgende:
   Rediger prosjektfelt

   • Avdeling
   • Prosjektnr
   • Status
   • Fase
   • Type prosjekt
   • Ansvarlig medarbeider
   • Navn
   • Beskrivelse
   • Verdi
   • Prosessgruppe
   • Kosnadsted
   • Stillingstype
   • Vår fakturareferanse
   • Fakturareferanse kunde
   • Fakturanotat
   • Valuta - faktura
   • Valuta - lønn
   • Periode

   • Betalingskategori

     

3. Prosjektinformasjon: Viser generell informasjon om prosjektet.
4. Ikoner: Med disse ikonene kan du klikke for å utvide for å finne/skrive inn mer informasjon om:
   • Ressurser: Viser medarbeidere, kontaktpersoner etc. som er tildelt prosjektet som en ressurs. Du kan legge til/fjerne ressurser samt sende e-post herfra.
   • Nøkkeltall: Gir oversikt over økonomien i prosjektet basert på ansatte, omsetning, lønn og dekningsbidrag.
   • Økonomi: Viser en graf over prosjektinntektene de siste to årene. Du får også oversikt over de siste tilsendte fakturaene som er knyttet til prosjektet.
   • Filer: Du kan laste opp/laste ned filer knyttet til prosjektet.
   • Tilbud: Oversikt over tilbud og avtaler levert i forbindelse med prosjektet. Du kan også opprette nye tilbud/avtaler og få informasjon om hvor de ble sendt og om de ble åpnet og signert.
   • Bemanningskalender: Snarvei til bemanningskalenderen.
   • Ført arbeid: Snarvei til ført arbeid.
5. Lønns- og prosjektdata*: Her kan du sette overordnede lønns- og prosjektdata for prosjektet. Alternativene kan sees nedenfor ved å utvide:
   Lønn- og prosjektdatafelt

   • Standard feriepengesats
   • Standard lønns- og kollektivavtale
   • Standard lønnsmatrisekategori
   • Standard fakturapris
   • Standard timelønn
   • Overstyrende sosial kostnad
   • Påslagsfaktor
   • Tilleggsfaktor
   • Påslag i kr
   • Akkordlønn periode type
   • Kompetanseprofil
   • Mal - kundeavtale
   • Kundeavtale - kontaktperson
   • Mal - ansattavtale
   • E-post mal - kundeavtale
   • E-post mal - ansattavtale
   • Yrkeskode

   

6. Prisliste - kollektivavtale*: Her kan du angi kollektivavtale med følgende felt:
   Prisliste - kollektivavtalefelt

   • Artikkeltype: For eksempel Lønn, fravær, tillegg og trekk.
   • Artikkel: Som timelønn og overtid
   • Lønnsberegning: Fast pris, I tillegg, eller Faktor.
   • Fakturaberegning: Fast pris, I tillegg, Faktor eller Påslagslønnsfaktor.

   

7. Jobber: Her finner du både aktive og tidligere jobber. Du kan enkelt endre arbeidsperioden for jobben og gå til arbeidstakeravtalen.
8. Kandidater i pipeline: Gir en oversikt over kandidatene i prosjektet og hvor de er i ansettelsesprosessen.
9. Delt provisjon*: Dette gjør det mulig å dele opp provisjonen i prosent mellom flere medarbeidere på prosjektet. Delte provisjoner vil være synlige i rapporten Økonomioversikt.
10. Veibeskrivelse: Generell veibeskrivelse til arbeidsplassen.
11. Bransje: Her kan du definere hvilken bransje prosjektet tilhører.
12. Notater: En tekstboks for å skrive nyttige notater om prosjektet.
13. Oppgaver: Oppgaver knyttet til prosjektet. Her kan du legge til, redigere, slette og fullføre oppgaver.
14. Attributter: Attributter er skreddersydde datafelt som du kan bruke som søkekriterier som ikke er standard på prosjektkortet. Disse settes opp i Systeminnstillinger → Prosjekter → Attributter.
15. Logg: En logg over hendelser/aktiviteter knyttet til prosjektet. Du har også muligheten til å manuelt skrive loggoppføringer med muligheten til å knytte disse til en kategori, kandidat og kontaktperson.
16. Stillingsannonser: Hvilke stillingsannonser er knyttet til prosjektet? Du kan raskt navigere til stillingsposten og søkerne herfra.
17. Ordre: Denne boksen lar deg registrere en bestilling, for eksempel hvis et oppstartsforskudd skal faktureres. Alle fakturerbare forhold som ikke er relatert til arbeid (loggført arbeid etc.) bør bringes i orden. En ordre er som et utkast til en faktura som lar deg legge inn den uten å faktisk sende en. Du trenger ikke opprette en ordre på logget arbeid; systemet vil gjøre det automatisk gjennom ordrereserve - arbeid.

* Aktivert gjennom Projekt i System innstillingene.