Prosjekt modulen

I denne artikkelen får du en oversikt over de ulike typene informasjon som finnes på prosjektkortet og om prosjekter.

Generelt om prosjekter

I RecMan er systemet bygget for fleksibilitet, og det er derfor viktig å kjenne til et par fundamentale ting vedrørende prosjekter og oppdrag. Det viktigste er at alt av oppdrag dere jobber med må være knyttet til et prosjekt. Et prosjekt kan være alt fra en forespørsel, et konkret avtalt bemanningsoppdrag, til et internt prosjekt.

Det finnes 4 prosjekttyper:

• Bemanning – For alle typer forespørsler, oppdrag etc. som dreier seg om bemanning, hvor det skal føres vikartimer.
• Rekruttering – For alle typer rekrutteringsoppdrag, search, headhunting etc., hvor det ikke skal føres vikartimer.
• Helse – For bemanningsoppdrag som knytter seg til helsetjenester / hjemmehjelp etc.
• Annet – For alle prosjekter som ikke passer inn under noen av de andre, og som det ikke skal føres vikartimer på.

Hvert prosjekt har igjen en hovedstatus som skal hjelpe deg å sortere og styre prosjektene, samt danner grunnlaget for budsjettering og forecast for ledelsen. Disse statusene er:

• Forespørsel – Er en forespørsel fra en kunde på å skaffe en kandidat som det aktivt jobbes med.
• Ikke påbegynt - Betyr at prosjektet er registret, men at det ikke har noe aktivitet for øyeblikket, men kan få det senere.
• Aktivt eller Aktivt (haster) –Et aktivt prosjekt som blir jobbet på, for eksempel hvor en kandidat er i prosess.
• Løst (avsluttet) –Betyr at oppdraget er løst / ferdig slik at det ikke er mer aktivitet på oppdraget.
• Løst (løpende) – Normalt kun for bemanning. Betyr at en ansatt er funnet og satt i jobb, men at det er et oppdrag med aktivitet da personen er ute i jobb og skal lønnes / faktureres. Når kandidaten på et slikt oppdrag blir kjøpt ut, eller at bemanningsoppdraget utløper uten fornyelse så kan statusen endres til Løst (avsluttet).
• Avlyst – Prosjekt som mottatt eller startet, men som har blitt kansellert.
• Mistet – Statusen Mistet brukes spesifikt på prosjekter som man hadde, men som er overtatt av en konkurrent (bemanning), eller har blitt løst av en konkurrent. For eksempel i forbindelse med rene rekrutteringsoppdrag, eller at man mistet oppdraget på grunn av interne anliggende (kundekansellering på grunn av forhold med deres firma). Dette er en egen status som kan være nyttig for ført statistikk, hvor man kan se forskjell på det som ikke kunne løses og det som blir mistet.

Du kan også sette Verdi på prosjektet, når du redigerer prosjektinformasjonen. Verdien man setter her, vil også synes i oversikten av prosjektene.

Prosjektoversikt

For å navigere til prosjektoversikten, hold musen over det blå prosjektikonet og klikk Prosjekter.

Bruk av søk og filter i prosjektoversikten

Layout er lik som i resten av systemet, og lar deg f.eks. filtrere hva du vil se på venstre side.

Dersom man har ansatte i jobb på et prosjekt, og det er ført timer, vil de dukke opp i prosjektoversikten under prosjektet de er i jobb på. Koffert-ikonet ved den ansatte er en snarvei til jobbavtalen til den ansatte, mens klokke-ikonet er en snarvei til registrering av arbeid på den ansatte.

Oversikt over prosjektkortet

For å få oversikt over Prosjektkortet, se bildet under med forklaringer for hvert nummerert felt.

1. Prosjektnavn: På toppen ser du navnet på prosjektet, når det ble opprettet og når det sist ble oppdatert. Du vil også se hvilken kollega som har opprettet og oppdatert den.
2. Rediger prosjekt: Her kan du redigere prosjektet eller slette det ved å trykke på søppeldunken. I redigeringsprogrammet kan du legge inn følgende:
   Rediger prosjektfelt

   • Avdeling
   • Prosjektnummer
   • Status
   • Prosjekttype
   • Ansvarlig medarbeider
   • Navn
   • Beskrivelse
   • Verdi
   • Vår fakturareferanse
   • Kundefakturareferanse
   • Periode

   • Betalingskategori

     

3. Prosjektinformasjon: Viser generell informasjon om prosjektet.
4. Ikoner: Med disse ikonene kan du klikke for å utvide for å finne/legge inn mer informasjon om:
   • Ressurser: Viser medarbeidere, kontaktpersoner etc. som er tildelt prosjektet som en ressurs. Du kan legge til/fjerne ressurser samt sende e-post herfra.
   • Nøkkeltall: Gir oversikt over økonomien i prosjektet basert på ansatte, omsetning, lønn og dekningsbidrag.
   • Økonomi: Viser en graf over prosjektinntektene de siste to årene. Du får også oversikt over de siste tilsendte fakturaene som er knyttet til prosjektet.
   • Filer: Du kan laste opp/laste ned filer knyttet til prosjektet.
   • Tilbud / Avtale: Oversikt over tilbud og avtaler levert i forbindelse med prosjektet. Du kan også opprette nye tilbud/avtaler og få informasjon om hvor de ble sendt og om de ble åpnet og signert.
   • Nøkkeltall: Nøkkeltall relatert til prosjektet.
   • Bemanningsplan: Snarvei til bemanningsplanen.
   • Ført arbeid: Snarvei til ført arbeid.
5. Lønns- og prosjektdata*: Her kan du sette overordnede lønns- og prosjektdata for prosjektet. Alternativene kan sees nedenfor ved å utvide:
   Lønn- og prosjektdatafelt

   • Standard ferielønn
   • Standard tariffavtale
   • Standard lønnsmatrisekategori
   • Standard fakturapris
   • Standard timelønn
   • Den overordnede sosiale kostnaden (som vil overstyre den som er satt i en tariffavtale og jobb)
   • Påslagsfaktor
   • Addisjonsfaktor
   • Mark-up
   • Akkordperiodetype
   • Ferdighetsprofil
   • Mal - kundeavtale
   • Kundeavtale - kontaktperson
   • Mal - ansattavtale
   • E-postmal - kundeavtale
   • E-postmal - ansattavtale
   • Yrkeskode

   

6. Prisliste lønns- og kollektivavtale*: Her kan du angi tariffavtale med følgende felt:
   Prisliste lønns- og kollektivavtale

   • Artikkeltype: F.eks Lønn, fravær, tillegg & fratrekk.
   • Artikkel: Som timelønn og overtid
   • Lønnsberegning:Fast pris, I tillegg eller Faktor.
   • Fakturaberegning:Fast pris, I tillegg, Faktor eller Påslagsfaktor lønn.

   

7. Jobber: Her finner du både aktive og tidligere jobber. Du kan enkelt endre arbeidsperioden for jobben og gå til arbeidstakeravtalen.
8. Kandidater i prosess: Gir en oversikt over kandidatene i prosjektet og hvor de er i ansettelsesprosessen.
9. Deling av provisjon*: Dette gjør det mulig å dele opp provisjonen i prosent mellom flere medarbeidere på prosjektet. Delte provisjoner vil være synlige i rapporten Økonomioversikt.
10. Veibeskrivelse*: Generell veibeskrivelse til arbeidsplassen.
11. Bransje: Her kan du definere hvilken bransje prosjektet tilhører.
12. Notater: En tekstboks for å skrive nyttige notater om prosjektet.
13. Oppgaver: Oppgaver knyttet til prosjektet. Her kan du legge til, redigere, slette og fullføre oppgaver.
14. Attributter: Attributter er skreddersydde datafelt som du kan bruke som søkekriterier som ikke er standard på prosjektkortet. Disse settes opp i Systeminnstillinger → Prosjekter → Attributter.
15. Logg: En logg over hendelser/aktiviteter knyttet til prosjektet. Du har også muligheten til å manuelt skrive loggoppføringer med muligheten til å knytte disse til en kategori, kandidat og kontaktperson.
16. Stillingsannonser: Hvilke stillingsannonser er knyttet til prosjektet. Du kan raskt navigere til stillingsposten og søkerne herfra.
17. Ordrer: Denne boksen lar deg registrere en ordre, for eksempel hvis et oppstartsforskudd skal faktureres. Alle fakturerbare saker som ikke er relatert til arbeid (loggført arbeid etc.) bør legges inn som ordre. En ordre er som et utkast til en faktura som lar deg legge inn den uten å faktisk sende en. Du trenger ikke opprette en ordre på logget arbeid; systemet vil gjøre det automatisk gjennom ordrereserve - arbeid.

* Aktivert gjennom prosjektsysteminnstillingene.