Importmodul i RecMan BI

Slik bruker du importfunksjonen i RecMan BI.

Aktivering

Du trenger tillatelse aktivert i medarbeiderinnstillingene for å få tilgang til RecMan BI for å bruke importfunksjonen, som illustrert nedenfor. Den første tillatelsen gir tilgang til RecMan BI-applikasjonen, der importfunksjonen kan være plassert, og den andre – til selve importmodulen.

Introduksjon og bruk

Importmodulen støtter CSV-filtypen, og vi anbefaler å bruke CSV UTF-8.

Før du kan importere data, må du lage en mal og kartlegge den riktig, slik at RecMan vet hvordan du skal tolke innholdet i en gitt fil. Den generelle flyten for å utføre en import er som følger:

1. Motta en fil fra en kunde eller en annen
2. Få tilgang til importfunksjonen i RecMan BI
3. Opprett en ny mal ved å laste opp filen i mal opprettings vinduet
   1. Angi basis innstillinger
   2. Velg kolonnetyper
   3. Tildel intern ID til en intern jobb
   4. Tildel artikler
   5. Lagre malen
4. Gå tilbake til importfunksjonen
5. Last opp filen, og velg riktig mal
6. Importer data

Hvis alt har gått etter planen vil du få en beskrivelse av hvor mange rader som ble importert.

Hvis ikke, vises en feilmelding der du kan bli veiledet til å forstå hvor feilen oppstår, slik at du kan rette den og prøve på nytt.

Opprette en mal

Når du oppretter en mal, vil du bli guidet gjennom noen logiske trinn for å kartlegge (opprette forbindelser) tilsvarende for at den faktiske importen skal oppføre seg etter hensikten. Her har du flere alternativer og funksjoner for at importprosessen kan skreddersys til dine behov.

Angi basisinnstillinger

For det første må du legge inn noen basisinformasjon.

Navn på mal: Det er her du oppgir en tittel for malen. Dette er viktig for å fortelle deg hvilken mal du skal velge når du importerer, når du har flere å velge mellom.

Bedrift: Når du senere utfører «koble denne ID-en i filen til den jobben i RecMan», kan du hjelpe deg selv ved å redusere antall tilgjengelige jobber i kartleggingsstadiet. Hvis du vet at alt arbeid i filen er relatert til en spesifikk kunde i CRM-en din, finn den her. Hvis ikke, la dette feltet stå tomt.

Fil type: Her utfører du den viktige handlingen med å velge riktig filtype. Se Filtyper og kolonner for mer informasjon.

Velg kolonnetyper

Når du velger kolonnetyper informerer du RecMan om hvilke kolonner i filen som skal tolkes som hvilken type data. Merk at du har flere alternativer og du trenger ikke å bruke alle kolonnetyper. Se Filformat og kolonner for mer informasjon.

Tilordne ID til en intern jobb

Tilordningen oppretter en forbindelse mellom ekstern ID eller jobbnr. til en jobb i RecMan. RecMan må vite hvor arbeidet skal importeres, noe som betyr at en jobb må eksistere for å importere arbeid. Vi anbefaler å bruke en ekstern ID og den ansattes navn for å gjøre kartleggingen mer effektiv. Når du spesifiserer navnet til en ansatt, vil RecMan forsøke å foreslå riktig ansatt og dermed jobben til IDen. Kartleggingen vil skje automatisk hvis du inkluderer RecMan jobbnr. i importfilen.

Merk at RecMan bare vil finne aktive jobber som er innenfor rammen av datoene i filen. Ved å bruke "Ignorer"-alternativet kan du også ignorere jobben hvis den ble slettet eller avsluttet.

Tilordne artikler

Til slutt, når du har informert RecMan hvilke IDer og rader i filen som er koblet til hvilken jobb, kan du tilordne de valgte artiklene til tilgjengelige artikler på den aktuelle jobben. Lignende artikler vil automatisk tilordnes så snart du kobler til en gitt artikkel. Hvis artikkelnavnet i filen er identisk med det i RecMan, vil kartleggingen skje automatisk.

Filtyper og kolonner

Nedenfor er en beskrivelse av tilgjengelige kolonnetyper når du oppretter en mal. Merk at filtypene har forskjellige kolonner og funksjoner.

Fileksempler vedlagt: