I den här artikeln kan du läsa om Filarkivet. Här kan du enkelt ladda upp filer och dela dem med dina kollegor eller kandidater.
Filer och dokument i molnet
RecMan har ett inbyggt arkiv dit du kan ladda upp filer (bilder, PDF:er, Word-filer, etc.) Här finns också en dokumentgenerator som låter dig skapa enkla dokument och som ger dig möjlighet att länka till externa dokument som finns online. Utöver det kan du skapa foldrar och din egen dokumenthierarki baserat på detta.
Filarkivet har även funktionalitet för att dela dokument, både internt med dina kollegor och externt med kandidater och anställda. Du kan givetvis också behålla dokumenten så att de är synliga endast för dig själv.
Lägga till element
När du befinner dig i Hem-modulen, klicka på Filarkiv-knappen som finns till höger i Blå knapp-menyn. För att lägga till ett element, så klicka +Lägg till i det övre högra hörnet. Nu får du alternativen att lägga till en folder, en länk, ett dokument eller att ladda upp en fil. Utgångsläget är att alla element som du lägger till är synliga endast för dig. Du behöver aktivt dela dem för att ge kollegor tillgång.
Ändra filer
Om du vill ta bort, flytta, ändra delningsrättigheter eller byta namn på en fil, så klicka i kryssrutorna bredvid filen (1). Då får du upp en knapprad överst på skärmen (2).
Det här betyder att du kan markera ett flertal filer och ta bort, flytta eller ändra delningsrättigheter på dem samtidigt.
Notera
Om du inte skulle se några kryssrutor enligt ovanstående så betyder det att du inte äger filen, eller att du inte är administratör i Filarkivet.
Lägga till länkar
Utöver vanliga filer så kan du lägga till länkar till ditt filarkiv. Efter att du har tryckt +Lägg till väljer du Lägg till länk. Du kan då ge länken ett namn eller klistra in den faktiska URL:en, samt välja om länken ska delas eller inte.
Den här URL:en kan i princip vara till vilken online-sida som helst, och du kan också länka till delade filer och foldrar som finns online någon annanstans. Till exempel, till ett Google Docs-dokument som du arbetar med eller till en Sharepoint-folder. Om du skulle klistra in en länk till ett Google Docs-dokument, kan du och din kollega arbeta i dokumentet samtidigt. Dokument som har laddats upp till dokumentarkivet behöver laddas ner, ändras och laddas upp igen, vilket du alltså kan undvika genom att använda länkar.
Hente delbar link fra Google Drive
Denne filmen viser hvordan man deler dokumenter og mapper i Google Drive, følger du denne kan du hoppe ned til Legge til link i RecMan.
Det første man gjør er å generere en delbar link inne i Google Drive. Dette gjør du på følgende måte:
Når du står inne i oversikten i Google Drive, ser man alle filer, mapper og dokumenter man har lagret der (i tilfellet nedenfor er det en mappe med navn RecMan Maler og et dokument med navn RecMan Maler).
For å få en delbar link fra det dokumentet eller mappen du ønsker å legge til i RecMan, trykker du på aktuell fil slik at den markeres i blått. I bildet nedenfor ønsker jeg å lage en delbar link til mappen RecMan Maler.
Når du har markert filen vil det komme opp en rekke symboler i linjen i toppen av skjermen. Neste steg er å trykke på Del-knappen.
Etter man har trykt på del-knappen vil det komme opp et boks der man kan definere hvem som skal ha rettighet til å se innholdet i dokumentet, eller om de også skal kunne redigere det. Dette gjøres ved å legge til e-postadressene til vedkommede.
Linken som genereres her er den delbare linken man skal kopiere inn i RecMan.
Det som er fint med dette er at Google Drive kan ha mapper som inneholder masse dokumenter, og man kan få mulighet til å redigere på dokumentene i sanntid (altså jobbe samtidig i samme dokument). Dette gjør at samarbeid om filer / dokumenter osv. blir enklere enn aldri før.
Når du trykker på linken fra filoversikten kommer du direkte til dokumentet / mappen som linken er knyttet til. Hvis du får beskjed om at du ikke har rettighet til å se dokumentet, har personen som opprettet linken ikke lagt til deg i listen over de som har rettigheter til å se / redigere. Dette kan endres enkelt inne i Google Drive.
Er det snakk om et enkelt dokument kommer man direkte til visning eller redigeringsskjermen av det aktuelle dokumentet. Er det derimot snakk om link til en mappe vil man komme til oversikten over hva som ligger i mappen. Trykker man på et av dokumenten derfra går man direkte i visningsskjermen, ønsker man å komme til redigeringsskjermen må man trykke på Eget vindu oppe i høyrehjørnet. Man kan fra mappeoversikten trykke på Åpne i Drive, da vil mappen åpnes i din Google Drive. Man har også mulighet til å legge den til Min disk permanent.
Lägga till textdokument
För att skapa ett nytt textdokument, trycker du +Lägg till och väljer Skapa dokument. Du kommer då att direkt få möjlighet att namnge dokumentet och ange delningsrättigheter.
När dokumentet har sparats kommer det att öppnas. Det här dokumentet kommer endast finnas tillgängligt i RecMan och kan ändras utan att ladda ner det.
Som du kan se så använder du samma texteditor som du är van vid från andra delar av systemet, utökad med några ytterligare funktioner.
I filarkivet kommer denna typ av dokument markeras med en moln-ikon. Filen kan delas och flyttas precis som vilken annan fil som helst.
Notera
När du skapar eller ändrar ditt textdokument, så kom ihåg att spara. Detta gör du genom att klicka på diskett-ikonen i texteditorn.
Delning
I filarkivet har du flera olika delningsmöjligheter. Du kan dela dina filer med dina kollegor eller med kandidater och anställda.
Om du vill ändra delningsrättigheterna för en fil väljer du först filen genom att markera kryssrutan bredvid den. Välj sedan ikonen med en person och ett “+”-tecken ur knappmenyn som dyker upp högst upp på skärmen.
Du kommer sedan att se möjliga delningsinställningar för den valda filen.
Notera
Tänk på att delningsinställningarna som syns när du klickar på delningsknappen inte anger de rättigheter som du satt. Det kommer vara förinställt med Delad som Delad internt och RecMan-sida som Ej delad. För att kontrollera den faktiska delningsstatusen, se kolumnen för Delning i filarkivet.
Under Delad har du två val. Utgångsläget när du laddar upp en fil eller lägger till ett dokument är Privat läge. Om du vill dela filen med dina kollegor, välj Delad internt (kollegor) och tryck på spara.
Under RecMan-sida har du flera valmöjligheter som vi kommer att gå igenom här.
- Ej delad – Ej delad med någon kandidat eller anställd
- Delad med alla kandidater – Detta betyder att alla kandidater som redan har en profil eller kommer att skapa en i framtiden, kommer att ha det här dokumentet tillgängligt på sin profilsida.
- Delad med alla anställda – Detta betyder att alla nuvarande och framtida anställda kommer att ha det här dokumentet tillgängligt på sin profilsida. En kandidat klassificeras som anställd när de satts till “Godkänd för bemanning”.
- Tillgänglig att delas med kandidat – Detta möjliggör att du delar dokumentet med de kandidater som du väljer. De valda kandidaterna kommer direkt att kunna se dokumentet på sina profilsidor.
Dela filer med utvalda kandidater
Efter att ha valt Tillgänglig att delas med kandidat för att dela en fil, får du välja vilka kandidater som du ska dela den med. Detta görs direkt från huvudvyn i kandidatdatabasen.
Välj en eller flera kandidater från listan. Till din hjälp kan du använda filter för att hitta kandidaterna som du vill dela filen med. När en kandidat valts dyker det upp en knapprad ovanför bilden. Du klickar på knappen längst till höger.
När du klickat på de kandidater som du valt ut får du en lista på kandidaterna i urvalet, tillsammans med en lista på alla filer som du har tillgängliga för delning. Kryssa för de filer som du vill dela och klicka på Dela. Kandidaterna kommer direkt kunna se filerna på sina respektive kandidatprofiler.
Delningsbar länk
Utöver att dina filer har inställningar för att kunna delas internt med kollegor och med kandidater och anställda, så kan du också dela filerna med andra externa parter. Detta görs via Delningsbar länk.
Klicka på kedjeikonen som finns på samma rad som filen som du vill dela. Detta gör så att ett nytt fönster öppnas, där den faktiska länken finns.
Länken kan i sin tur kopieras för att kunna klistras in i e-postmeddelanden, chatklienter och annat, och kommer att vara tillgänglig för mottagaren direkt.
Filtrering
I filarkivet har du möjlighet att filtrera vad du ser. Knapparna längst upp gör följande:
- Kandidatfiler – Låter dig se filer som sparats till ett kandidatkort. Du behöver söka på kandidaten.
- Företagsfiler – Låter dig se filer som sparats till ett kund- eller projektkort. Du behöver söka på kunden eller projektet.
- Delade med mig – Visar dig endast filer som delats med dig
- Mina – Låter dig se endast filer som du laddat upp och är ägare till
- Folder – Begränsar dig till att se endast foldrar
- Filer – Visar dig endast filer, inga foldrar
- Dokument – Visar endast dokument som skapats direkt i filarkivet
Knapparna blir gröna efter att du tryckt på dem, vilket betyder att filtret är aktivt. Tryck på samma knapp igen för att ta bort filtret.