I den här artikeln kan du läsa mer om Compliance - Kandidatdatabasen.
I RecMan har du en modul som heter Compliance - Kandidatdatabas. Den här modulen är ett användbart verktyg för att få en överblick över kandidater som inte har accepterat användarvillkoren eller varit inaktiva. Det hjälper dig att följa de regler och förordningar som GDPR inkluderar.
I den här modulen kan du:
- Se vilka kandidater som har accepterat användarvillkoren, integritetspolicyn och cookies policyn eller inte
- Filtrera på kandidater utifrån flera kriterier
- Ta bort flera kandidater samtidigt
- Skicka mail till flera kandidater samtidigt
- Se vilka kandidater som har tagits bort av en GDPR-funktion
- Se vilka kandidater som har begärt att bli raderade
Åtkomst till modulen
För att komma åt den här modulen måste du ha behörighet att göra det. En systemadministratör kan aktivera eller avaktivera denna behörighet, så om du inte har åtkomst kan du kontakta personen i ditt företag med administratörsrättigheter. Med behörigheten aktiverad kommer modulen att vara tillgänglig i navigeringsfältet, dit du vanligtvis går för att hitta kandidatdatabasen.
1. Filter
| Filter | Beskrivning |
|---|---|
| Senast uppdaterad | Filtrerar kandidater baserat på när kandidatkortet senast uppdaterades. |
| Inaktivitet | Filtrerar kandidater baserat på när kandidaten senast var inloggad på sin profil. |
| Automatisk borttagning | Filtrerar kandidater baserat på det automatiska raderingsdatumet som ställts in på deras profil. |
| Godkännande av användarvillkor | Filtrerar kandidater baserat på när de har accepterat villkoren eller inte. De som inte har accepterat är vanligtvis de kandidater som har registrerats manuellt av en användare (kollega). |
| Kandidatstatus | Filtrerar kandidater baserat på olika statuser. |
| Corporation | Filtrerar kandidater baserat på vilket företag de är anslutna till. |
| Avdelning | Filtrerar kandidater baserat på vilken avdelning de är anslutna till. |
| Skapat internt | Filtrerar kandidater baserat på om de skapades internt eller inte. |
| Hyrda | Filtrerar kandidater baserat på om de har flyttats till Hires i en kandidatpipeline. |
| Har e-post | Filterar kandidater baserat på om de har en e-postadress i sin profil eller inte. |
| E-post | Filtrerar kandidater baserat på e-postadress. |
| Anställd | Filtrerar kandidater baserat på om de är anställda eller inte. |
| Kandidatattribut | Filtrerar kandidater baserat på attribut. |
2. Resultatöversikt
Här får du en översikt över de kandidater som passar de filter du lade till i föregående steg. Du kan se både namn och bild, och du kan klicka på kandidatens namn för att gå till kandidatprofilen. Du kan också markera en eller flera kandidater. Du kan också se information om status, senast aktiv, datum skapad och när profilen senast uppdaterades.
3. Ytterligare funktioner
Genom att välja en eller flera kandidater kommer du att presenteras med extra knappar där du kan:
- Skicka e-post till de valda kandidaterna
- Ta bort de valda kandidaterna
Om du vill välja fler kan du klicka på rullgardinsmenyn för att öka antalet kandidater som kommer att visas i översikten.
Statistik
Om du klickar på diagrammet kommer du att få en del statistik för GDPR-relevant data i din kandidatdatabas.
Raderade kandidater
Du kan också trycka på knappen Borttagna kandidater, där du kommer att se en lista över kandidater som har raderats av en GDPR-funktion. Syftet med denna lista är att få en överblick över de som har raderat sig själva eller blivit automatiskt raderade så att du kan ta bort data eller information som lagrats för denna kandidat någon annanstans än RecMan, såsom CV-filer på din dator eller mejl i din inkorg. Observera att kandidaten kommer att vara synlig i denna lista i 14 dagar innan den raderas permanent.
Notera
Enligt standard kan anställda inte radera sig själva; endast kandidater har detta tillstånd.
Logga acceptans manuellt
Du kan också manuellt logga godkännandet av villkor för kandidater på deras kandidatkort. Detta är tillgängligt för dem som har behörighet att manuellt registrera acceptera villkor i Co-worker-inställningarna.
Vänligen notera
Använd denna funktion med försiktighet och först efter att kandidaten har accepterat tjänstevillkoren muntligt eller skriftligt.