Bokningsmodul

Denna artikel beskriver bokningsmodulen.

Bokningsmodulen integreras smidigt med alla delar av lösningen, inklusive Anställdportalen, mobilappen Employee, Företagsportalen och andra bemanningsmoduler.

I Bokningsmodulen finns kraftfulla funktioner:

• Skapa bokning: Kunder kan logga in i företagsportalen och skapa bokningar direkt, komplett med pass, bilagor och alla nödvändiga detaljer. Bemanningsadministratörer kan skapa bokningar åt kunder lika enkelt.
• Passhantering: Skapa pass, lägg till anställda och kontrollera deras tillgänglighet – allt på ett och samma ställe. Systemet föreslår till och med relevanta anställda för varje pass, och med ett klick kan förfrågan skickas som de kan acceptera eller avböja.
• Anpassade flikar: Lägg till flera flikar och välj om varje flik ska visa pass eller bokningar. Varje flik kommer ihåg sina egna filter, gruppering och sortering – vilket ger dig omedelbar åtkomst till din önskade inställning varje gång.
• Automatisk tilldelning: Det finns inget behov av manuella uppföljningar. Anställda som accepterar passförfrågningar kan automatiskt tilldelas passen, vilket minskar administrationen.
• Säker kommunikation: Sömlöst integrerat med chatten i appen vilket möjliggör säker och krypterad kommunikation med anställda om pass och bokningar – inga extra kostnader, inga SMS-avgifter, bara effektiv, inbyggd meddelandehantering.
• Förbättrad kommunikation: Dela anteckningar och projektdetaljer till anställda, så att de har allt de behöver för att lyckas. Kunderna drar också nytta av transparenta uppdateringar om bokningens status.
• Åtkomstkontroll: Robust behörighetsstyrning säkerställer att kunder och anställda bara ser det de behöver, vilket håller känslig information säker.
• Integrerad lösning: Modulen synkroniseras direkt med Översikt över anställda och Registrera arbete modulen, vilket skapar ett enhetligt arbetsflöde.
• Flexibel bemanning: Efterfråga valfri anställd att ta ett pass, även innan jobbet är helt skapat.
• Översikt: En centraliserad vy listar alla aktiva bokningar eller pass, med filtreringsalternativ för att snabbt följa deras status.

Översikt

När du öppnar bokningsmodulen ser du en tabell med befintliga bokningar. De olika kolumnerna visar olika bokningsdetaljer, såsom bokningens namn, förfallodatum, period, projekt med mera. Överst i denna tabell kan du skapa nya bokningar och snabba upp din sökning genom att använda filter eller skriva i sökfältet.

Filter

Använd filter för att snabbt hitta befintliga bokningar.

Aktivitet

Vyn aktivitet visas på höger sida inne i en bokning, fliken Översikt. Den förbättrar översyn och samarbete kring pass och bokningar. Du kan följa alla aktiviteter som utförts på en bokning, inklusive skapande av pass, tilldelningar och statusändringar. Du kan se vem som gjorde vad och när samt skriva kommentarer direkt i aktivitetsflödet.

Skapa en bokning

När du skapar en ny bokning kan du ange all nödvändig info, lägga till filer, skapa pass och välja anställda. Adressfältet i både Projekt och Bokningar ger dig bättre platskontext och flexibilitet när du hanterar arbete på plats. När du skapar en bokning fylls adressen automatiskt i från projektet, vilket sparar tid. Du kan dock enkelt anpassa adressen för att matcha den specifika platsen för den bokningen.

Automatisk bokning från e-post

RecMan Intelligence i Bokningsmodulen kan automatiskt omvandla inkommande e-postförfrågningar till bokningar, vilket hjälper dig att spara tid och svara snabbare på personalbehov.

När din e-post är synkroniserad upptäcker systemet relevanta förfrågningar (såsom pass eller personalbehov) och skapar automatiskt en bokning. Bokningen kopplas till rätt företag, genererar pass baserat på e-postens innehåll och meddelar den ansvariga medarbetaren via en avisering.

Du kan granska och justera bokningen, koppla den till ett projekt, tilldela anställda och fortsätta hantera den som vanligt.

Skapa pass

I fliken Pass kan du lägga till nya pass och tilldela anställda till dem.

Fördefinierade skifttyper – såsom "Dagpass" eller "Kvällspass" – kan ställas in med klockslag och rast (i minuter eller klockslag), och väljas vid schemaläggning för att automatiskt fylla i passdetaljer.

Pass kan snabbt läggas till med en interaktiv datumväljare. Klick på ett datum skapar ett pass direkt; klicka flera gånger skapar flera pass samma dag. Nationella helgdagar visas direkt i kalenderöversikten, vilket hjälper användare att planera runt viktiga datum utan att byta skärm.

Återkommande skiftmönster kan skapas genom att välja ett tidsintervall och applicera skifttyper över flera dagar. Visuella indikatorer, såsom ikoner för nattskift som går över midnatt, ger extra tydlighet vid schemaläggning.

Det finns två lägen tillgängliga: vanlig och skiftplan. I vanligt läge kan du lägga till en skifttyp som automatiskt fyller i fälten eller ange detaljer manuellt. Läs mer om anpassade skifttyper här.

För det andra alternativet – skiftplan – måste skiftplan först läggas till i bemanningsinställningarna. För mer information, se Skapa ett skiftplan.

Klicka på Inställningar-knappen för att välja hur du vill lägga till rast i ett pass.

Du kan välja ett av två alternativ:

1. Rast som mängd (minuter) – Ange rastens totala längd som ett antal minuter (till exempel 30 minuter).
2. Rast som tidsintervall – Ange den exakta tidsperioden för rasten (till exempel 12:00–12:30).

Detta ger flexibilitet om raster ska visas som total längd eller med specifika start- och sluttider.

När passet har skapats kan du välja det och tilldela passet till anställd eller skicka förfrågan till anställd.

Du kan söka efter anställda genom att skriva deras namn eller använda filter som team, tillgänglighetsstatus, attribut och mer.

När förfrågningar skickas till anställda meddelas de i mobilappen och du kan dessutom meddela dem via SMS, e-post eller båda.

Fliken Pass ger också åtkomst till olika funktioner genom högerklick:

Massuppdateringar av arbetspass gör det möjligt att ändra flera arbetspass samtidigt från listan över arbetspass, inklusive datum, tid, rastlängd, passtyp, tilldelade anställda och anteckningar, vilket säkerställer att scheman förblir konsekventa över flera dagar.

Du kan skapa pass utan att ange start- eller sluttider. Detta är användbart när du vet vem som ska arbeta och vilken dag, men bekräftar de exakta tiderna senare. När schemat är klart redigerar du helt enkelt passen för att lägga till tiden.

Du kan ändra detaljer även efter att skiftet har tilldelats. Redigera tid och paus direkt från tabellen, utan att öppna modaler.