Bokningsschema & Bokningssida

Bokningsschema i RecMan

Med bokningsschema kan du:

• Skapa och använda din bokningssida
  • Sätt upp en bokningssida med några klick – perfekt för de olika typer av möten du behöver schemalägga.
  • Alla med en e-postadress kan boka en tid med dig.
  • Dela länken till din bokningssida med vem du vill boka ett möte med.
  • Undvik krockar med andra händelser i din kalender eftersom din bokningssida automatiskt synkroniseras med din kalender.
• Anpassa din tillgänglighet för möten
  • Välj längden på dina möten och generera automatiskt videomöteslänkar som synkroniseras med Google Meet eller Microsoft Teams.
  • Justera hur långt innan någon som maximum och minumum kan boka en tid med dig, så att du har kontroll över ditt schema.
  • Konfigurera din dagliga tillgänglighet med flexibla anpassade scheman, så att du kan hantera din tid som du vill.
• Få e-postaviseringar om bokningar
  • Håll dig uppdaterad med bokningsbekräftelse via e-post.
  • När någon bokar en tid får de ett automatiskt bekräftelsemail, så att alla håller sig uppdaterade.

Skapa ett tidsbokningsschema i RecMankalendern

För att hantera din tillgänglighet och låta andra boka tider med dig, använd bokningsscheman i RecMankalendern.

Följ dessa steg för att skapa ett bokningsschema:

1. Öppna RecMankalendern.
2. Uppe till höger, klicka på pilen bredvid + Lägg till händelse-knappen.
3. Välj Bokningsschema.
4. Ställ in dina bokningsinställningar.
5. Klicka på Skapa.

Det skapade bokningsschemat visas omedelbart i din RecMankalender.

Översikt av bokningsinställningar

Anpassa tillgänglighet för bokningar

Du kan välja datum då du vill att ditt tidsbokningsschema ska börja och sluta:

1. Öppna RecMankalendern.
2. Skapa ett nytt bokningsschema eller klicka på det befintliga schemat för att redigera.
3. Klicka på Bokningsfönster.
4. Välj knappen Start- och slutdatum.
5. Välj de start- och slutdatum du önskar.
6. Klicka på Spara.
7. För att spara det uppdaterade schemat, klicka på Spara.

Du kan också välja en Anpassad återkommande inställning:

1. Öppna RecMankalendern.
2. Skapa ett nytt tbokningsschema eller klicka på det befintliga schemat för att redigera.
3. Klicka på rullgardinsmenyn för Återkommande, som finns bredvid Allmän tillgänglighet:
   1. Repetera varje vecka är standardinställningen – den tillgänglighet du konfigurerar upprepas varje vecka.
   2. Upprepa inte – tillgängligheten gäller endast för den aktuella veckan.
   3. Anpassad – du kan välja antal veckor som tillgängligheten ska upprepas tillsammans med start- och slutdatum.

Den valda anpassade återkommande inställningen kommer också att visas i Bokningsfönstret för schemat.

Anpassa din allmänna tillgänglighet

1. Öppna RecMankalendern.
2. Skapa ett nytt bokningsschema eller klicka på det befintliga schemat för att redigera.
3. Ställ in tillgängligheten för varje veckodag genom att:
   • Otillgänglig hela dagen - Gör tidsperioder otillgängliga en viss dag.
   • Lägg till en ytterligare period denna dag - Välj flera tidsperioder för en viss dag.
   • Kopiera tid till alla - Ersätt period för alla andra dagar.

Dela en länk till bokningsschemat

1. Öppna RecMankalendern.
2. Klicka på det skapade bokningsschemat i din kalenderöversikt.
3. Klicka på Öppna bokningssida-knappen för att se en kort sammanfattning av bokningsschemat och verifiera det själv.
4. Klicka på Kopiera länk-knappen.
5. Dela länken med vem du vill ska kunna boka ett möte med dig.

Du kan använda kortsammanfattningen för att komma åt att Redigera bokningsschemat, eller klicka på Ta bort-knappen för att ta bort det från din kalender.

Bokningssidan

Bokningssidan gör det enkelt för användare att boka möten med arrangören. 

Observera:

• Endast en tidsperiod kan bokas åt gången. Om en användare vill boka en annan tid måste de gå in på bokningssidan igen.
• Varje bokningstid på bokningssidan kan bara bokas en gång.
• När användaren bokar en tid med arrangören skapas händelsen med endast 2 deltagare:
  • Arrangören
  • Personen som bokade mötet
• Arrangören och deltagaren kan lägga till fler deltagare till mötet i efterhand, om det behövs.
• När en ny händelse läggs till i din kalender och du redan har schemalagda möten uppdateras bokningssidan automatiskt. Det hjälper till att undvika konflikter med nya händelser.

Tillgång till bokningssidan

När en användare klickar på länken till tidsbokningsschemat omdirigeras de till Bokningssidan med följande detaljer:

• Namn på tidsbokningsschema & företagslogotyp – visar schemats titel och arrangörens företagsprofil.
• Arrangörsinformation – visar vem som håller i mötet.
• Möteslängd – anger längden på mötet.
• Information om konferenstjänst – detaljer om den online mötesplattform som används (om tillämpligt).
• Tidszon – säkerställer att mötet bokas i rätt tidszon.
• Beskrivning – ytterligare information om mötet.
• Kalendervy – låter användare välja ett tillgängligt datum.
• Tillgängliga tidsperioder – visar specifika tider när arrangören är ledig enligt de konfigurerade tillgängliga tiderna.

Välja datum & tid

1. Välj ett tillgängligt datum – dagar med tillgängliga tider markeras i kalendern. Användaren ska klicka på en markerad dag för att gå vidare.
2. Välj en tidsperiod – när ett datum är valt visas alla öppna tider. Användaren ska välja den som passar bäst.

Ange personuppgifter

Efter att ha valt en tidsperiod ska användaren fylla i sina personuppgifter:

• Förnamn
• Efternamn
• E-post
• Anteckningar (valfritt) – lägg till relevanta detaljer för arrangören.
• Lägg till deltagare (valfritt) – om Inbjudna deltagare var aktiverat kan du här lägga till e-postadresser till andra mötesdeltagare.

När alla obligatoriska fält är ifyllda kan användaren gå vidare för att bekräfta sin bokning.

Bekräfta bokningen

1. Klicka på Bekräfta bokning för att slutföra din bokning.
2. En bekräftelsesida visas som indikerar att mötet är bokat.
3. Bokningen läggs till som en ny händelse i både arrangörens och deltagarens kalendrar. Både arrangören och den som bokade mötet får ett bekräftelsemail med mötesdetaljer.
4. Mötet som läggs till i kalendrarna innehåller en konferenslänk så att användare enkelt kan delta i mötet.