Här hittar du generell information om systemets CRM-modul, tillsammans med en överblick av viktiga funktioner och en genomgång av hur du skapar nya kunder i systemet.
CRM betyder “Customer Relation Management”, d.v.s. hantering av kundrelationer. Det är den del av systemet som ger dig en överblick av företagen som du registrerat i ditt system. Kortfattat så hanterar CRM-modulen allt som har att göra med företagen som du arbetar med, vare sig företaget är en kund, ett prospekt, en leverantör av en produkt eller tjänst, eller något annat.
CRM-modulens nyckelfunktioner
- Sökning efter befintliga företag i CRM-databasen. I översikten kan du då se hur många aktiva projekt du har med en kund, antalet pågående uppgifter och icke-signerade avtal, samt hur mycket du fakturerat kunden under innevarande år.
- Uppdatering av information på kundkort, som att ändra besöksadress eller fakturainformation
- Lägga till, se och editera kontaktpersoner
- Filtrering av företag för att begränsa en sökning, exempelvis baserat på plats, kundrelation, bransch eller liknande
- Bokning av kund- och uppföljningsmöten
- Skapa nya projekt
- Loggning av aktiviteter, som telefonsamtal eller kundbesök
- Lägga till nya företag till din CRM-databas
Kreditbetyg och kredituppföljning
När ett företag är betygsatt i CRM-databasen läggs det också automatiskt till i kreditbevakningen. RecBot kommer att övervaka ett företags kreditvärdighet i bakgrunden. För mer information, se Kreditkontroll med Creditsafe.
Lägg till ett nytt företag i din CRM
Om kunden som du ska arbeta med inte finns i din CRM behöver du lägga till företaget. RecMan har en integrerad företagsdatabas som gör detta till ett enkelt jobb för dig. För att lägga till ett nytt företag, tryck på den blå knappen +Skapa företag.
Börja att skriva namnet på företaget som du vill addera i sökfältet (nära överkanten). Systemet kommer att börja söka åt dig per automatik. Ju mer av företagsnamnet som du matar in, desto mer träffsäkert blir resultatet. Om företagsnamnet är väldigt speciellt så är det vanligtvis tillräckligt att endast skriva in några få bokstäver. När du ser korrekt namn, klicka på det (se bilden ovan). Systemet kommer nu automatiskt att fylla i formuläret baserat på informationen från Bisnode (organisationsnummer, antal anställda, etc.). Om det är något viktigt som saknas så fyll i informationen manuellt.
Om systemet inte kan hitta företaget i databasen så har du naturligtvis möjlighet att mata in all information manuellt.
Välj vilken relation företaget har till dig, exempelvis kund, prospekt, leverantör av en produkt eller tjänst, o.s.v.
Ägarskap-rutan
Du kan välja vilka medarbetare som ska tilldelas kunden/företaget. Du kan lägga till så många personer du vill här, och du kan enkelt ta bort dem igen. Välj från listan och klicka “Lägg till”. Den här funktionen används till största delen för att medarbetare ska kunna filtrera fram företag som de är ansvariga för, eller för att markera vem som “äger” den specifika kundrelationen.
Du kan också välja vilken avdelning hos er som företaget ska associeras med, om ni är flera avdelningar som nyttjar systemet.
Fakturainformation-rutan
I rullgardinslistan, “Fakturatyp”, kan du välja mellan tre olika alternativ för att skicka fakturor.
- E-postfaktura med spårningslänk – Fakturan är bifogad i form av en länk i e-postmeddelandet som skickas ut, vilket gör att systemet kan ta reda på om kunden öppnat fakturan eller inte.
- E-postfaktura med bilagor – Fakturor skickas via e-post med PDF-bilaga. Detta alternativet måste användas för de kunder som använder elektroniska system för automatisk fakturahantering, eftersom de inte kan läsa av fakturan om den skickats som länk.
- Pappersfaktura – Om kunden vill ha sina fakturor på papper.
“Faktura e-post” är fältet där du skriver in e-postadressen som kunden vill ha sina fakturor skickade till.
Du kan också ange en standard-kredittid för en specifik kund.
Adress-rutan
I det här fältet kan du registrera besöks-, post- och fakturaadresser. Om fakturaadressen är densamma som postadressen så kan du enkelt kopiera informationen genom att trycka på knappen under inmatningsfältet.
Logotyp-rutan
Om du har tillgång till företagslogotypen så har du möjlighet att du ladda upp den genom att trycka på “Ladda upp”.
Projekt-rutan
Slutligen har man valmöjligheten att skapa ett projekt efter det att det nya företaget är registrerat. Detta kan användas som ett uppstartsprojekt, där du bland annat kan skapa och skicka generella samarbetsavtal eller liknande. Genom att göra det kan du även använda projektet för att samla mer övergripande dokumentation av ert samarbete på ett ställe.
Notera
All information som du har fyllt i här kan du enkelt ändra från kundkortet i ett senare skede.
Avdelningar
Skulle företaget du vill lägga till har några avdelningar separata från företaget du försöker lägga till, kommer de att visas längst ner. Här kan du klicka på knappen Lägg till och helt enkelt välja vilka avdelningar du vill lägga till tillsammans med ditt huvudföretag, så kommer de alla att läggas till i CRM.