Ordermodulen

I den här artikeln kan du läsa om Ordrar, hur de funkar, hur man skapar dem och hur man använder dem som underlag för fakturering.

Vad är en order?

I RecMan har du möjlighet att skapa en order. Man kan bäst beskriva en order som ett utkast till en faktura. Under projektets gång kan du registrera orderrader och information, och till slut utgör det ett underlag för en faktura. Med andra ord kan du börja registrera kostnader i början av ett projekt, för att sedan fakturera när projektet är klart. Du kan även skapa ordrar baserat på arbete som dina medarbetare har loggat, för att sedan – snabbt och enkelt – ta fram en faktura utifrån det. En order kan ändras, raderas eller slås ihop med en annan, fram till dess fakturan är skapad.

Du kan skapa ordrar både från Ekonomi-modulen, eller direkt på ett projekt. Du läser om projektordern i den här artikeln.

Orderöversikten i Ekonomi-modulen låter dig skapa en order som i nästa steg kan faktureras kunden, och du kan även ändra datum och information härifrån.

Skapa en order manuellt

Du kan skapa en order manuellt, antingen från projektkortet eller från orderöversikten i Ekonomi-modulen.

Här kommer vi att gå igenom processen för hur man skapar en från orderöversikten. Gå till översiktsvyn och klicka sedan på +Skapa order.

Nästa steg innebär att söka upp projektet som ordern ska knytas till.

Gå nu igenom orderdetaljerna. Du kan ändra avdelningen som ordern är kopplad till, namnet, order- och fakturadatum, kreditnoteringar, interna kundreferenser, kundkontakt, projektnummer, noteringarna som följer med till slutfakturan och den generella beskrivningen.

När du är nöjd, Spara. De här detaljerna kan ändras när som helst fram till att en faktura har skapats.

När ordern skapats kan du skapa orderrader. De här raderna kommer att dyka upp på slutfakturan, och du kan även definiera namn, produkt och prissättning här ifrån. Du kan också lägga in en fakturanotering som syns på den enskilda raden.

När alla rader skapats är ordern redo för fakturering, Välj bara ordern i menyn till vänster och det visas då en knapprad. Här kan du välja att fakturera, att redigera ordern eller att slå samman flera ordrar till en enda (om de är kopplade till samma kund).

Tryck på $ fakturera-knappen och en sista skärm kommer då upp med en del generella detaljer på. Notera att en order som är RÖD inte kommer att kunna faktureras, och en del ändringar behöver göras på ordern eller kunden innan du går vidare. Om en order är GUL så kommer du att få ett felmeddelande som säger att information saknas, men informationen är tillräcklig för att kunna skapa fakturan.