I den här artikeln kan du läsa om fakturor.
Skapa en faktura från en order
Navigera till orderöversikten som du når från menyn på Ekonomi-modulens högersida. I de länkade artiklarna kan du läsa mer om hur du skapar ordrar från Orderstock – arbete och från projektkortet.
Välj de ordrar som du vill skapa fakturor för i orderöversikten. Kom ihåg att gå igenom de olika ordrarna och kontrollera att allt är i sin ordning INNAN du skapar fakturan.
När du markerar en eller flera rader så dyker det upp en grön $ fakturera-knapp. Knappen tar dig till en summering av ordrarna som du vill fakturera. Tryck sedan på knappen, Skapa faktura, för att skapa fakturor för de valda ordrarna.
Notera
Om en order skulle vara GUL eller RÖD i det här steget så är det någon information som hör ihop med ordern som inte är korrekt ifylld. Är en order RÖD kommer du inte att kunna skapa någon faktura för den.
Du får här efter ett kvitto på de fakturor som du skapat. Klicka på Fakturalista för att komma till fakturaöversikten. Till en början kommer du endast se de fakturor som du precis skapat, men om du laddar om sidan ser du alla fakturor.
Fakturaöversikt
I vyn, Fakturaöversikt, hittar du alla fakturor som skapats i systemet. Här kan du filtrera på datum, företag, avdelning, etc. Du kan även söka på fakturanummer eller kund.
För helt exakta sökningar på namn, kundnummer och fakturanummer i din fakturahistorik, så kan du använda dig av ett kodavsnitt (ta bara bort citationstecknen från exemplen nedan, och ersätt sökvärdena).
- Kundnamn: “@name=RecMan AS”
- Kundnummer: “@companyNo=1”
- Fakturanummer: “@no=25”
Notera
Var uppmärksam på att de här exakta sökningarna gör skillnad på stora och små bokstäver.
I översikten kan du tydligt se vilka fakturor som blivit betalda och inte, och de som har passerat sista betalningsdag.
Längst till höger kan du se en knapprad på varje faktura. Funktionerna hos dem är följande:
- Tryck på bock-symbolen för att registrera en betalning på fakturan. Är fakturan redan betald så ändras symbolen till ett “X”, vilket markerar att fakturan som “ej betald”.
- Nästa knapp, med de två vänstervända pilarna, används för att skapa en kreditnotering baserad på fakturan. Du kan läsa mer om den här processen längre ner i artikeln.
- Sista knappen visar en PDF. Klickar du på den kan du ladda ner en PDF-version av fakturan.
Precis till vänster om de här knapparna finns en rad med ikoner. Dessa som svarar mot olika information om vad som hänt med fakturan.
- Moln-ikonen betyder att fakturan har exporterats eller laddats ner minst en gång. Dra muspekaren över ikonen för att få på reda på vilka exporttyper som använts.
- Pappersflygplanet signalerar att fakturan skickats med e-post från systemet, direkt från fakturaöversikten. Den här ikonen kan du klicka på för att visa e-postmeddelandet.
- Ögat indikerar att kunden öppnat fakturan efter att man tagit emot den. Den här funktionen är endast tillgänglig om fakturan skickades via spårningslänk och inte som PDF. Ikonen kan klickas för att se när den öppnades.
- Dollar-ikonen visar om det gjorts några betalningar på fakturan. Ikonen kan man klicka på för att få mer information.
- Pratbubblan visar att fakturan har en intern anteckning kopplad till sig. Tryck på ikonen för att se noteringen.
Antalet ikoner som syns på en faktura kan variera från “inga” till “alla”, beroende på vilka aktiviteter som skett kopplat till fakturan.
Exportera, skicka och skriv ut
RecMan kan skicka fakturor på olika sätt. E-posta faktura med spårningslänk betyder att e-postmeddelandet innehåller en länk till fakturan, som systemet kan använda för att hålla reda på om fakturan öppnats av kunden. E-posta faktura som bilaga betyder att fakturan inkluderas som en bilaga i e-postmeddelandet. Valet bör göras utifrån kundens önskemål, men finns det inga sådana är spårningslänken att rekommendera. Kundens faktureringsinformation finns att se på kundkortet, där du också kan byta faktureringstyp.
När du markerar en eller flera fakturor så får du möjligheten att skicka dem via e-post, slå ihop dem till en PDF-fil eller exportera dem till ditt externa bokföringssystem. (Exporteringstyperna konfigureras via Systeminställningar → Ekonomi → Fakturaexport).
Skapa och skicka en kreditnotering
Du kan skapa en kreditnotering utifrån en faktura, från fakturaöversikten. Tryck på kreditnoteringsknappen på knappraden för fakturan och du tas till en skärm som visar alla fakturarader. Valda fakturarader är de som kommer att krediteras, så avmarkera de som du inte vill kreditera. Du kan även lägga till en kreditrad och lägga in ett belopp. Använd detta alternativ om det är ett generellt belopp som ska krediteras och inte faktiska rader.
När du är nöjd, tryck Validera-knappen. Detta är sista chansen för dig att se över din kreditnotering innan du skapar den. Klicka sedan Skapa kreditnotering för att skapa kreditnoteringen. Kreditnoteringen kan du nu hitta i fakturaöversikten, precis nedanför fakturan som krediterats. Om du vill skicka eller exportera kreditnoteringen behöver du ändra filtreringen på vänstersidan, från Faktura till Kreditnotering.
När du skapar en kreditnotering så är det viktigt att förstå vad som sker inne inuti systemet. När du krediterar en faktura så dyker fakturan upp i orderöversikten igen, där den ursprungligen skickades ut ifrån. Om du inte vill ha en ny faktura för samma order igen så kan du radera den här.
När fakturan raderas tappar jobb som är knutna till fakturan sin Fakturerat-status och får istället Godkänt-status igen. Detta betyder att du även kan ändra status till För godkännande och ändra eller radera arbetstid om du behöver. Den här processen gör att du tillåts göra förändringar på fakturerade timmar.
Kreditnotan kan inte raderas.
Tips
Om du inte kan se knappen, Skapa kreditnotering, kontakta din systemadministratör. Detta är en rättighet som sätts i systemet
Faktureringsprocessen i bild
Nedan kan du se faktureringsprocessen i RecMan som en schematisk bild. Denna kan hjälpa dig att förstå de mer avancerade delarna i faktureringsprocessen, från loggad timme till faktura och tillbaka. Klicka på bilden för att förstora den.
Den övre sekvensen illustrerar hur du fakturerar, från det att timmarna registreras till dess att fakturan är skapad. Alla registrerade timmar behöver gå igenom den här processen för att faktureras.
Den nedre sekvensen visar hur du ändrar registrerade timmar efter att de fakturerats. Fakturan måste krediteras, sedan raderas och timmarna behöver sättas status, För godkännande. Efter att förändringarna har utförts så kan du utföra stegen ovanför om igen.
Läsa in OCR-filer från bank
När du har ställt in KID/OCR i RecMan har du möjlighet att ta ut OCR-filer från er bank och läsa dem in i RecMan. Gå till ekonomimodulen i huvudmenyn och sedan Importera i den menyn.
Klicka på Välj filer och välj filen lokalt som du vill importera. Tryck sedan på importknappen.
Registrerade OCR-betalningar uppdateras automatiskt i fakturaöversikten efter det att en import har gjorts. Om fakturan betalas i sin helhet kommer fakturan att vara grön i översikten och det finns ett dollartecken som visar att en betalning har gjorts. Om fakturan inte betalas i sin helhet kommer den att ha dollar tecken men ingen grön markering. Om du trycker på dollartecknet får du en översikt över vad som är utestående och vilka betalningar som har gjorts.
Tips och tricks
Om valutan som fakturan är angiven i är fel, så är det något som du kan ändra i systeminställningarna. Gå till Ekonomi-modulen och välj din avdelning, och du kommer sedan att kunna ändra valutan på fakturan. Priser och lön är bara relativa siffror i RecMan, själva valutan är något som kan bestämmas när fakturan har skapats.
Om du skulle ha problem med att identifiera vilka timmar som hör till vilken faktura så kan du göra detta från det loggade arbetet. På en rad med registrerade timmar kan du trycka på Info-knappen och du kan då se fakturanumret, samt en klickbar länk till den faktiska PDF:en.