Bemanning – Inställningar

I den här artikeln kan du läsa om de bemanningsinställningar du har tillgängliga i RecMan.

Grunden för bemanningsfunktionen och varje löneberäkning i RecMan bygger på en genomtänkt uppsättning av bemanningsinställningarna. Till att börja med är det viktigt att lägga till lämpliga artiklar som är relevanta för dina anställda och göra dem tillgängliga genom ett kollektivavtal som beskriver när och vad de kan logga för sina timmar. Det första steget i att skapa ett kollektivavtal att lägga till artiklar i bemanningsinställningarna, som ligger till grund för avtalet. Dessutom är några andra anmärkningsvärda funktioner tillgängliga här:

• Standardvärden: ange värden för arbetstid , semester och semesterlönesats . Dessa värden läggs till automatiskt när jobb skapas.
• Validering: ställ in varningar eller fel för saknad data, som att kontrollera om kandidaten har lagt till information om sitt bankkonto eller personnummer.
• Garantiregel: Håll koll på eventuella avvikelser i loggade timmar kontra vad som utlovats enligt positionsprocenten.
• Godkännande av arbete påminnelse: Skapa en månatlig e-postpåminnelse för dina kunders arbetsgodkännare - påminn dom om att logga in på kundportalen och godkänna.

Artiklar

Att skapa artiklar gör det enkelt att skilja mellan de olika taxorna och löneslagen. Du kan till exempel ha en artikel som heter Timlön och en som heter Övertid 50 %. När du skapar ett kollektivavtal kan du välja artiklar för de olika reglerna och beräkningarna, vilket gör det tydligt vilken regel som gör vad och med vilken artikel.

Artiklar har också många olika syften. De kan till exempel vara extremt användbara vid export av löner till externa system. Här är artiklarna viktiga då de kan kopplas till en artikel i det externa systemet, matcha dem och göra utbetalningen av lön till ett enkelt jobb.

Vi går igenom de olika artikeltyperna och beskriver de fält du kan definiera när du skapar artiklarna.

Löneartiklar

Löneartiklar är de "vanliga" artiklar som rör arbetsregistrering. Exempel inkluderar ordinarie timmar, övertid, månadslön och ackordsarbete.

Namn	Detta fält är obligatoriskt. Använd ett kort men beskrivande namn. Beroende på ditt externa lönesystem kan detta namn behöva matcha en artikel i det externa systemet.
Social kostnad	Bestäm om löneartikeln ska innehålla sociala kostnader.
Produkt	Alla artiklar måste vara kopplade till en produkt. Om det inte finns några lämpliga befintliga produkter måste en skapas. Du kan läsa om produkterna i den här artikeln.
Internt Företag	Gör att du kan begränsa din artikel till ett enda internt företag. Den kommer att vara tillgänglig för Alla som standard.
Löneartikel	Detta är ett nummer som antingen fylls i automatiskt eller definieras. För att matcha en artikel med en i ett externt lönesystem kan detta fält vara viktigt.
Alternativ löneartikel	Används om du för närvarande använder ett externt lönesystem där detta fält är obligatoriskt.
Årsgräns	Endast relevant om du använder en lönematris. Definierar hur många timmar per år denna löneartikel ska användas.
Anteckningar	Låter dig lägga till dina egna anteckningar om löneartikeln.

Frånvaroartiklar

Frånvaroartiklar låter dig skapa artiklar att logga när en anställd inte arbetar. Typiska frånvaroartikelnamn är Sjukskrivning eller Långtidssjukskrivning.

namn	Detta fält är obligatoriskt. Använd ett kort men beskrivande namn. Beroende på ditt externa lönesystem kan detta namn behöva matcha en artikel i det externa systemet.
Social kostnad	Bestäm om löneartikeln ska innehålla sociala kostnader.
Produkt	Alla artiklar måste vara kopplade till en produkt. Om det inte finns några lämpliga befintliga produkter måste en skapas. Du kan läsa om produkterna i den här artikeln.
Internt Företag	Det gör att du kan begränsa din artikel till ett enda internt företag. Den kommer att vara tillgänglig för Alla som standard.
Löneartikel	Detta är ett nummer som antingen fylls i automatiskt eller definieras. För att matcha en artikel med en i ett externt lönesystem kan detta fält vara nödvändigt.
Alternativ löneartikel	Används om du för närvarande använder ett externt lönesystem där detta fält är obligatoriskt.
Årsgräns	Endast relevant om du använder en lönematris. Definierar hur många timmar per år denna löneartikel ska användas.
Anteckningar	Låter dig lägga till dina anteckningar om löneartikeln.

Tilläggs- och avdragsartiklar

Tilläggs- och avdragsartiklar används till något extra till det vanliga loggade arbetet. Ett tillägg kan till exempel vara ett nattskiftstillägg, kostnad med eller utan kvitto eller daglön. Däremot kan ett avdrag vara Cafeteria eller Diet och ett allmänt löneavdrag. Tillägg och avdrag kan tillkomma per enhet, per timme, vecka eller månad.

namn	Detta fält är obligatoriskt. Använd ett kort men beskrivande namn. Beroende på ditt externa lönesystem kan detta namn behöva matcha en artikel i det externa systemet.
Typ	Bestäm om artikeln ska vara en tilläggsartikel eller en avdragsartikel.
Social kostnad	Bestäm om löneartikeln ska innehålla sociala kostnader.
Lön	Definiera lönen per artikelpost. Det du definierar här visas som standard när du använder artikeln och är inte nödvändigt. Dessa värderingar definieras ofta i kollektivavtalet.
Inkomst	Definiera fakturapriset per artikelpost. Det du definierar här visas som standard när du använder artikeln och är inte nödvändigt. Dessa värderingar definieras ofta i kollektivavtalet.
MOMS	Definiera momsen. Alla värden som läggs till här kommer som standard när de läggs till i ett kollektivavtal.
Produkt	Alla artiklar måste vara kopplade till en produkt. Om inga befintliga produkter passar, måste en skapas. Du kan läsa om produkterna i den här artikeln.
Internt Företag	Det gör att du kan begränsa din artikel till ett enda interna företag. Den kommer att vara tillgänglig för Alla som standard.
Löneartikel	Detta är ett nummer som antingen fylls i automatiskt eller definieras. Detta fält kan vara nödvändigt för att matcha en artikel med en i ett externt lönesystem.
Alternativ löneartikel	Används om du för närvarande använder ett externt lönesystem där detta fält är obligatoriskt.
Årsgräns	Endast relevant om du använder en lönematris. Definierar hur många timmar per år denna löneartikel ska användas.
Anteckningar	Låter dig lägga till dina anteckningar om löneartikeln.

Kollektivavtal

Ett kollektivavtal (KA) är ett regelverk som definierar hur timmar bokförs, vad som betalas i lön och vad som faktureras baserat på loggat arbete. KA är en mall som används när du skapar ett jobb, vilket gör fördefinierade regler för att snabbt specificera flera jobb. Att ha minst ett KA krävs för att skapa ett jobb och att skräddarsy flera avtal för olika situationer och befattningar är ett utmärkt sätt att använda systemet effektivt.

Ju fler kunder du har, desto mer KA brukar du ha. Du kan ha hundratals löneartiklar och KA. Det rekommenderas att ha några standardavtal som innehåller några standardregler och inställningar om du snabbt behöver anställa en anställd och inte har hunnit skapa ett specifikt avtal ännu. Om du har en kund med specifika arbetstider, artiklar och regler, och du kommer att anställa många personer till kunden, föreslås att du gör ett bra grundavtal och gör fler mindre justeringar när du skapar jobben.

Innan du skapar en KA måste du ha minst en artikel; innan artikeln skapas måste du ha en produkt. Om du börjar skapa en KA och ser att du saknar en artikel kan du skapa den och lägga till den i avtalet när som helst.

För att upprätta ett kollektivavtal, se: Kollektivavtal förklaras eller Praktisk användning av kollektivavtal.

Databas för projekt

Här kan du skapa ett enkelt register för underordnade projekt som kan tillämpas när du använder underordnade projektfakturering för vissa kunder. Detta är inte en nödvändighet eftersom man vanligtvis skapar barnprojektet direkt för företagskortet innan man lägger dem till lämpliga jobb.

Exportera

Här kan du aktivera eller inaktivera den tillgängliga löneexporten i RecMan (för fakturaexport, gå till Ekonomiinställningarna). Detta ställs in för varje avdelning; men du kan också ställa in samma export för alla avdelningar.

Se kategorin Lönintegrationer för fler artiklar om de olika löneexporterna.

Ursprungliga värden

När du skapar ett jobb för en anställd kan du definiera de standardvärden som ska gälla. Dessa värden kan ställas in per företag och inkluderar:

• Mervärdesskatt (moms): t.ex. 25 %
• Tillståndet att "Logga arbete utanför kalendern" - ja/nej
• Semesterlöneprocent
• Löneart

Arbetstimmar

Du kan definiera olika arbetstider för vart och ett av dina företag. Att välja dessa kommer att begränsa de timmar en anställd får arbeta och hur mycket vila de måste ha. För mer information, se Arbetstimmar.

Godkännande

Här kan du ställa in valideringar för att kontrollera om information har lagts till korrekt eller om den saknas. När en validering utlöses kan den ställas in antingen som en varning eller ett fel. En varning kommer att meddela dig om den saknade/felaktiga informationen, men du kan fortfarande fortsätta utan att vidta några åtgärder. Ett fel, å andra sidan, kommer att blockera användaren från att fortsätta tills valideringen är åtgärdad.

Läs mer om validering.

Garanti lön

En funktion för att skapa en automatisk generering av garanti- och prestationslön. Denna funktion tillämpas främst i Sverige.

För mer information, se Garantilön-artikeln på svenska.

Garantiregel

Här kan du skapa en garantiregel som gör att du kan spåra en anställds loggade timmar mot vad som utlovats baserat på deras positionsprocent. Du kan definiera en garantiregel och lägga till den på en befintlig anställds anställningsflik, som ger en översikt över deras positionsprocent när den utökas:

Mer information finns i artikeln om garantiregeln.

Personalgrupp

En enkel funktion för att lägga till personalgrupper. Dessa grupper kan tillämpas på anställningar där du genererar rapporter i RecMan BI med sådana grupper. Vissa tillämpar även detta dataobjekt som ett element i integration med lönesystem.

Artikelgrupp

En funktion för att bygga artikelgrupper. Dessa grupper används främst för att bygga upp mer komplexitet kring Piecework i kollektivavtal.

Kostnadsställe

En funktion för att bygga kostnadsställen för att utöka basen för data - ger mer insiktsfulla rapporter och möjligheter i integrationer med löne- och redovisningssystem. Du väljer och kopplar ett kostnadsställe till ett projekt i RecMan.

Fält	Beskrivning
Namn	Namnet visas för användare vid val av kostnadsställe.
Externt ID	Ett alternativt ID används vanligtvis för integrationer med externa system.
Kan ändras efter att faktura skapats	En inställning som anger om detta kostnadsställe kan ändras till ett annat på ett givet projekt så snart en faktura på det projektet skapas. Detta för att förhindra att kostnad/inkomst "flyttas mellan" kostnadsställen.
Tillgång	En funktion för att specificera vilka användare som får välja detta kostnadsställe på ett projekt. Här kan du välja ett företag (dela med alla användare i det valda företaget), avdelning (dela med alla användare på den valda avdelningen) eller medarbetare (dela med specifika användare)

Semester

En enkel funktion för att automatiskt fylla i "antal semesterdagar" när man skapar anställning på en kandidat.

Social kostnad

Här kan du skapa sociala kostnadstyper. Detta är en funktion för att åsidosätta den sociala kostnaden som anges i ett kollektivavtal. Om du har sociala kostnadstyper i din RecMan kan du välja det när du skapar eller redigerar ett jobb.

Godkännande av arbete påminnelse

En funktion för att ställa in automatiska e-postpåminnelser för arbetsgodkännare. Här kan du lägga till så många påminnelser du vill, där du kan se ett exempel som illustreras i bilden nedan.

Lönematris 

En lönematris används för att generera olika lönevärden för en anställd med hjälp av variablerna senioritet och matriskategori.

Se Lönematris för mer information.

Här kan du skapa fördefinierade skiftscheman och rotationsplaner som kan tillämpas vid skapande av skift i bemanningskalendern.

Se Lägga upp ett skiftschema för hur ett sådant skapas och används i praktiken.

Helgdagskalender

I RecMan kan du skapa en eller flera semesterkalendrar för att definiera dagar som helgdagar. En skapad semesterkalender kan sedan kopplas till ett kollektivavtal, vilket gör att särskilda regler kan gälla för dagar som är nationella helgdagar.

När du väljer en dag i kalendern blir du ombedd att välja vilken typ och längd på semestern. Normalt skulle du välja "Semester" som typ, men du kan också lägga till andra typer som "X", "Y" och "Z" dagar för mer komplexitet om det behövs. Semesterns längd bestäms vanligtvis för hela dagen (kl. 00.00-24.00), men den kan också anges för varje dag. Observera att helgdagar som varar hela dagen kommer att visas i rött, medan en halvdag visas i gult.