Kollektivavtal förklaras

Här hittar du en grundläggande genomgång av kollektivavtal, vilket gör att du kan automatisera löneberäkning och fakturering i ett jobb.

Vi rekommenderar även att du läser den här artikeln  eftersom den ger dig en förståelse för vilken automatisering som kan sättas upp och användas i ett  kollektivavtal.

En systemadministratör kan skapa nya eller redigera befintliga kollektivavtal genom att gå till Systeminställningar → Bemanning → Kollektivavtal. Här hittar du en översikt över kollektivavtal i ditt system. Från denna översikt kan du skapa ett nytt avtal genom att trycka på Skapa. Du kan också göra en kopia, redigera allmän information om ett befintligt avtal genom att klicka på dess namn eller ta bort det.

Kollektivavtal kan ses som en mall för att sätta upp jobb i RecMan, och "motorn" som beräknar underlag för lön och faktura för allt registrerat arbete i systemet. Kollektivavtal fungerar som en avancerad kalkylator som består av flera regler. Dessa uppsättningar regler kan läggas på varandra och kan vara rimligt avancerade. Varje regel är återigen uppdelad i två, där den ena beräknar löneunderlaget, och den andra beräknar underlaget för fakturering. 

I den här artikeln kommer vi att förklara hur man skapar kollektivavtal och förklara de olika funktionerna i denna modul. Det är viktigt att förstå hur du använder den här modulen, testar de avtal du skapar och hittar din bästa praxis. Du kan spara mycket tid genom att göra detta.

Kollektivavtalsinställningar

På bilden nedan har vi ett helt nytt och tomt kollektivavtal som vi passande nog har döpt till Kollektivavtal. Här kommer du att kunna ange mycket information för att göra avtal redo att tilldelas ett jobb – vilket möjliggör registrering av arbete och skapande av löner och fakturor från systemet. Under bilden kommer vi att förklara de olika numrerade rutor som finns på bilden.

1. Kollektivavtal

I den här rutan hittar du allmän information om detta specifika avtal. Tryck på knappen Redigera så kommer du att kunna redigera standardinformationen relaterad till avtalet. 

Namn	Här kan du redigera namnet på avtalet.
Status	Välj om du vill aktivera eller arkivera detta avtal.
Internt företag	Välj vilket internt företag avtalet ska vara tillgängligt för (standard är Alla).
Helgdagskalender	Tilldela en önskad helgdagskalender. För att göra detta måste du först skapa en helgdagskalender. Läs den här artikeln för mer information.
Avrundande lön	Om du vill ha avrundning på lön (standard är Nej).
Avrundande faktura	Om du vill ha avrundning på faktura (standard är Nej).
Grupp	Om kollektivavtalet ska kopplas till en gruppering av kollektivavtal
Beskrivning	Fritextfält för att lägga till en beskrivning av avtalet.

2. Behörigheter

Det är här du kan ställa in behörigheten som ska vara aktiv på jobbet där detta avtal är valt.

Registrera arbete utanför kalendern	Om det skulle vara möjligt att registrera arbete utanför bokade pass i bemanningsplanen.
Registrera arbete manuellt	Om det skulle vara möjligt att registrera arbeta manuellt. Detta bör inte tillämpas om du inte har behov av att dina anställda registrerar arbete manuellt.
Registrera timmar fram i tid	Om det skulle vara möjligt att registrera arbete i framtiden.
Registrera tillägg/avdrag	Om det ska vara möjligt för den anställde att registrera tillägg/avdrag.
Registrera frånvaro	Om det skulle vara möjligt för den anställde att registrera frånvaro.
Registrera ackordlön	Om det skulle vara möjligt för den anställde att registrera ackordlön.
Visa lön	Om det ska vara möjligt för den anställde att se värden för lön.
Se faktura	Om det ska vara möjligt för den anställde att se värden för faktura.

3. Sociala avgifter

Sociala avgifter är en lista över de olika sociala utgifterna som du vill ta höjd för i avtalet/jobbet. Detta ingår i beräkningen av täckningsbidraget så att du kan se till att du inte förlorar pengar på jobbet när sociala avgifter är medberäknade. Detta kommer inte att påverka löneunderlaget eller faktureringsunderlaget och det är endast till för att använda internt så att du kan få en realistisk bild av täckningsbidraget på jobbet.

4. Anställda kopplade till avtal

Det är här alla aktiva jobb som är kopplade till detta avtal listas. Det fina med denna ruta är att när du gör ändringar i ett kollektivavtal kan du markera alla anställda eller urval av dessa och uppdatera deras jobb med de nya ändringarna. Du behöver med andra ord inte göra manuella ändringar i varje enskilt jobb.

5. Arbetsvecka

Denna ruta låter dig ställa in arbetstider för varje dag i veckan istället för allmänna arbetstider för varje dag. När detta är registrerat kommer kandidaten att få dessa tider föreslagna när de registrerar sina timmar, vilket gör det mycket enkelt för dem att göra det.

6. Beräkna veckodagar

Här lägger du till de allmänna reglerna som den anställdes registrerade timmar bygger på. Det första du gör här är att definiera vilka dagar de olika reglerna ska gälla för.  Ett exempel på typer av dagregler som vanligtvis används när man skapar ett kollektivavtal är en för arbetsdagar (måndag till fredag), en specifik regel för lördagar, en annan för söndag och en helgdag. Att ha fler veckodagsberäkningsregler definierade ger dig möjlighet att skilja regler för de olika dagarna.

Efter att ha skapat dagregler kan du lägga till och redigera villkoren för beräkning på detta avtal. Detta görs med hjälp av följande knappar.

Penna ikon	Redigera veckodagsberäkningsregeln.
Soptunna ikon	Ta bort veckodagsberäkningsregeln.
Lön	Lägg till en löneregel (måste vara kopplad till en löneartikel).
Tillägg	Lägg till en tilläggsregel (måste vara länkad till en tilläggsartikel).
Dagstillägg	Lägg till en dagstilläggsregel (måste vara länkad till en tilläggsartikel).
Över tid	Lägg till en övertidsregel (måste kopplas till en löneartikel).

Alla möjligheter som finns här förklaras utförligt i artikeln Praktisk användning av kollektivavtal.

6.1 + Lön

Nedan kan du se redigeringsskärmen för att lägga till löneregler. Som vi ser av exemplet har vi en grundregel som säger mellan 00:00 – 24:00 (hela dagen), lön och fakturapris beräknas utifrån en faktor 1 (100%). Det betyder helt enkelt att när detta avtal används som mall för ett visst jobb, och man definierar det normala timpriset till t.ex. 250,- och fakturapriset på 350,- så blir summeringen:

I vårt exempel är summeringen:

6.2 + Tillägg

Att lägga till en regel för tillägg kommer att likna metoden för lön som nämnts ovan. När den ansöks får den anställde automatiskt ett tillägg per timme enligt inställningarna.

6.3 + Dagstillägg

Samma som tillägg, med skillnaden i tillägg läggs till per dag istället för per timme.

• Tillägg på första dagen → Om du registrerar timmar över midnatt kommer den här inställningen att se till att det dagliga tillägget bara utlöses den första dagen.
• Tillägg på båda dagarna → Om du registrerar timmar över midnatt kommer den här inställningen att se till att det dagliga tillägget utlöses för båda dagarna.

6.4 + Övertid

Byggregler för övertid görs här. Se illustrationen och tabellen nedan för att få inblick i möjligheterna till övertid.

Löneartikel	Här kan du välja vilken artikel du vill att regeln ska länkas till.
Övertidstrigger	Om övertid ska räknas rast eller inte innan det triggar.
Efter antal timmar	Antalet registrerade timmar innan denna övertidsregel utlöses.
Till antal timmar	Antalet registrerade timmar före denna övertidsregel blir ogiltigt. Till exempel, om en annan övertidsregel ska användas efter 14 timmars arbete, har denna regel toppad vid 14 timmar, och den andra börjar efter samma mängd.
Löneberäkning	Det är här du anger lönen.
Fakturaberäkning	Det är här du anger fakturan.
Moms	Bestäm vilken momssats du ska använda.
Sociala avgifter	Om man ska beräkna social kostnad på övertidsregeln.
Betald rast	Oavsett om pausen är betald eller inte.
Fakturerbar rast	Oavsett om avbrottet är faktureringsbart eller inte.
Starta tidsperioden	Vid skiftarbete kan det vara relevant att informera systemet om att denna regel endast kommer att gälla om den första timmen som registreras ligger inom den definierade starttidsperioden. Detta kan ställas in här.
Tidsintervall	Vissa övertidsregler används endast vid givna tider under en dag. Du kan begränsa övertidsregeln genom att begränsa de timmar då regeln ska vara giltig. Detta liknar från och till tid i vanliga löne- och tilläggsregler.
Notera	Ett fritextfält där du kan skriva anteckningar för den specifika regeln.

6.4 Övertid per vecka

Övertidsregler kan också tillämpas per vecka istället för per dag enligt ovan. Se bilden och tabellen nedan för mer information.

Löneartikel	Här kan du välja vilken artikel du vill att regeln ska länkas till.
Övertidstrigger	Om övertid ska räknas paus eller inte innan det triggar.
Beräkna timmar	Om denna regel ska räkna vanliga timmar eller vanliga timmar och övertidstimmar innan den utlöses.
Efter antal timmar	Antalet registrerade timmar per vecka innan denna övertidsregel utlöses.
Till antal timmar	Antalet registrerade timmar per vecka före denna övertidsregel blir ogiltigt.
Löneberäkning	Här anger du lönen.
Fakturaberäkning	Det är här du anger fakturan.
Moms	Bestäm vilken momssats du ska använda.
Sociala avgifter	Om man ska beräkna sociala avgifter på övertidsregeln.
Betald rast	Om rasten är betald eller inte.
Fakturerbar rast	Om rasten är faktureringsbar eller inte.
Tidsintervall	Vissa övertidsregler används endast vid givna timmar på en dag. Du kan begränsa övertidsregeln genom att begränsa de timmar då regeln ska vara giltig.
Vardagar	Definiera vilka veckodagar denna regel ska gälla för.
Helgen	Definiera vilka helgdagar denna regel ska gälla för.
Notera	Ett fritextfält där du kan skriva anteckningar för den specifika regeln.

7. Frånvaroregel

Regler för frånvaro kan också sättas upp. Observera att detta är en funktion för att bygga logik för frånvaroregistrering. När detta tillämpas får den anställde inte välja vilken artikel de vill använda vid frånvaroregistrering.

Namn	Det är här du kan skriva namnet på regeln.
Typ	Välj vilken typ av frånvaro.
Artikel	Välj frånvaroartikeln.
Varaktighet (dagar)	Varaktigheten av denna specifika regel.
Löneberäkning	Det är här du anger lönen.
Fakturaberäkning	Det är här du anger fakturapriset.
Moms	Den momssats som ska användas.
Sociala avgifter	Om man ska beräkna sociala avgifter på frånvaroregeln.
Betald rast	Om rast är betald eller inte.
Fakturerbar rast	Om rast är fakturerbart eller inte.
Måste ha varit anställd sedan	Vissa övertidsregler används endast vid givna timmar på en dag. Du kan begränsa övertidsregeln genom att begränsa de timmar då regeln ska vara giltig.
Registrera tillägg	Om tillägg som skulle ha fallit ut under passet ska registreras eller inte. Tillägg beräknas på samma sätt som lönen.
Max antal perioder	Max antal för denna regel under ett specificerat antal dagar.
Max antal dagar	Det maximala antalet dagar inom denna regel under ett angivet antal dagar.
Återställ räknaren	Om varaktighetsräknaren för frånvaro ska återställas efter ett visst antal dagar efter normal arbetsdag eller dagar av inaktivitet eller inte. Använd Normal om detta inte är relevant eller Anpassad om det är relevant.

8. Ackordlön & Periodloggning

I denna ruta har du möjlighet att ange en regel om ackord. Tryck på knappen Skapa så får du en ruta som liknar denna:

Observera att vissa alternativ i skapa-fönstret inte kommer att visas förrän du går redigerar artikeln. Alla alternativ kommer att beskrivas nedan:

Artikel	Här kan du välja vilken artikel du vill att regeln ska länkas till.
Artikelgrupp	Vilken artikelgrupp ackordet ska tillhöra. Artikelgrupper är specialdefinierade i personalinställningarna.
Lönematris	Använd detta om du vill att löneuppgifterna ska hämtas från en lönematris.
Löneberäkning	Välj hur lönen beräknas, antingen med en faktor eller ett fast pris eller tillägg.
Lön	Här anger du lönen. Om du valde fast pris som beräkningsmetod skulle du ange priset per ackord. Om beräkningsmetoden är en faktor anger du värdet på faktorn.
Lönetillägg	Ange om du vill ha tillägg per ackord.
Fakturaberäkning	Välj hur en faktura beräknas, antingen med faktor, påläggsfaktor eller fast pris.
Faktura	Här anger du fakturapriset (om det är efter fast pris) eller värdet på faktorn.
Fakturatillägg	Tillägg på faktura per ackord.
Standardantal	Standardantalet enheter.
Sociala avgifter	Om man ska beräkna social kostnad på ackordsregeln.
Moms	Vilken momssats som ska användas.
Registrera antal i tid	Låter dig registrera tiden istället för antal. T.ex. 01:30 motsvarar registrering 1,5.
Registrera använd tid	Låter dig registrera använd tid utöver antal. Kommer att visas som: Antal (registrerad tid)
Tillåt 0 i antal	Tillåter noll som antal, men kräver användning av "loggtid använd".
Negativ tid	Tillåter att negativ tid registreras. Kräver användning av "loggtid använd" och "tillåt 0 i antal".
Notering	Ett fritextfält där du kan skriva anteckningar för den specifika regeln.

Periodloggning
Ändrar ackord till att vara månadsvis. Den anställda registrerar sitt ackord varje dag, men det kan inte lämnas in förrän den valda perioden. Dessutom kan de inte registrera arbete för följande månad utan att lämna in det för den senaste månaden.

I menyn kan du välja vilken dag i månaden som ska vara den där de skickar in.

• Månad – Ställ automatiskt in datumet som det sista datumet för den månaden.
• Sista fredagen i månaden – Datumet för inlämning av ackordet kommer alltid att vara den sista fredagen i den månaden.
• Sista söndagen i månaden – Samma som fredag, men med söndag istället.

Du kan också lägga till upp till fyra artiklar som kandidaterna kan välja mellan. De kan registrera varje artikel en gång för varje dag.

9. Fast tillägg/avdrag

I denna ruta har du möjlighet att ange en regel om tilläggs- och avdragsartiklar. Fast tillägg/avdrag är en regel som sätter ett fast förslag på Lön och Fakturapris när du eller den anställde har registrerat arbete i det satta intervallet en månad eller vecka, artikeln läggs till automatiskt när registrerat arbete passerat det angivna intervallet.
Tryck på + Lägg till -knappen så får du en skärm som liknar denna:

När du sparar det fasta tillägget eller avdraget ska artikeln visas så här på din skärm:

10. Månadslön

I denna ruta har du möjlighet att bygga regler för månadslön. Detta blir aktuellt om den anställde får en fast månadslön och kunden kommer att faktureras ett fast belopp. Du kan även välja att låta fakturapriset vara noll och fakturera kunden pr. timme om avtalet kräver detta. Detsamma gäller i motsatt riktning.

Artikel	Här kan du välja vilken löneartikel du vill att regeln ska kopplas till.
Primär månadslön	På grund av att vissa anställda potentiellt är kopplade till flera jobb där månadslön tillämpas, kan denna kryssruta användas för att informera systemet om vilken månadslön som är den primära.
Löneberäkning	Här anger du månadslönen eller faktor för att hämta från jobbet.
Fakturaberäkning	Här anger du fakturapriset eller faktor för att hämta från jobbet.
Arbetsdagar	Här kan du välja vilka dagar i veckan som ska räknas som arbetsdag. En anställd kan till exempel ha sin första eller sista arbetsdag den 15:e. Systemet använder sedan de definierade dagarna för att beräkna rätt lön/faktura för denna månad.
Moms	Den momssats som ska användas.
Sociala avgifter	Om man ska beräkna sociala avgifter på månadslöneregeln.
Notering	Ett fritextfält där du kan skriva anteckningar för den specifika regeln.

11 . Löneartiklar

Det är här du lägger till de löneartiklar som används i det här kollektivavtalet. Tryck på knappen Lägg till så får du en lista över alla löneartiklar i systemet.

Typiska löneartiklar kan vara Timlön, Övertid 50 % , Övertid 100 %, Månadslön etc. Löneartiklar är relaterade till produkter.

Läs mer om löneartiklar i den här artikeln.

12. Frånvaroartiklar

Här lägger du till de olika frånvaroartiklarna som gäller för detta kollektivavtal. Genom att trycka på knappen Lägg till ser du en lista över som finns skapade i systemet och du väljer relevanta artiklar för det här kollektivavtalet. Frånvaroartiklarna som läggs till i kollektivavtalet kommer upp som val vid registrering av frånvaro för den anställde (om behörighet att registrera frånvaro har getts) eller internt. 

13. Tilläggs- och avdragsartiklar

Här lägger du till de olika tilläggs- och avdragsartiklar som gäller för detta kollektivavtal. Genom att trycka på knappen Lägg till ser du en lista över tilläggs- och avdragsartiklar som du har skapat i systemet och du väjer relevanta artiklar för det här kollektivavtalet. De tilläggs- och avdragsartiklar som läggs till i kollektivavtalet kommer upp som tillval vid tidsregistrering för den anställde (om behörighet att registrera tillägg/avdrag har getts) eller internt. 

14. Påminnelser

Här kan du ställa in en automatisk påminnelse till anställda kopplade till avtalet. Det här meddelandet kommer att gå ut på en specifik veckodag, vid en specifik tid på dagen, och kan potentiellt användas som en påminnelse för den anställde att registrera sitt arbete. Meddelande kan skickas som email, SMS eller som en avisering till anställda i appen Recman Employee för de som nyttjar den.

Istället för att välja en veckodag kan du också välja en dag i slutet av varje månad. Detta kan också baseras på ackordsperioden.

En fördjupad översikt, med exempel på praktisk användning av kollektivavtal, visas i denna artikel.