I den här artikeln kan du läsa om de bemanningsinställningar du kan göra i RecMan.
Grunden för bemanningsfunktionen och varje löneberäkning i RecMan bygger på en genomtänkt uppsättning av bemanningsinställningarna. Till att börja med är det viktigt att lägga till lämpliga artiklar som är relevanta för dina anställda och göra artiklarna tillgängliga genom ett kollektivavtal som underlättar att rätt ersättning faller ut vid registrering av arbete. Det första steget i att skapa ett kollektivavtal är att skapa artiklar i bemanningsinställningarna, som ligger till grund för avtalet. Dessutom kan du dra nytta av andra funktioner här, till exempel:
- Standardvärden: ange värden för moms och lönetyp . Dessa värden läggs till automatiskt när jobb skapas.
- Validering: ställ in varningar eller fel när data saknas, som att kontrollera om information om bankkonto eller personnummer finns angivet i en kandidats anställning.
- Garantiregel: Håll koll på eventuella avvikelser i registrerade timmar kontra garanterade timmar.
- Godkännande av arbete påminnelse: Skapa en e-postpåminnelse, för utskick med önskat intervall, till kundkontakter som godkänner arbete i företagsportalen.
Artiklar
Att skapa artiklar gör det enkelt att skilja mellan de olika satserna och lönetyper. Du kan till exempel ha en artikel som heter Timlön och en som heter Övertid 50 %. När du skapar ett kollektivavtal kan du välja artiklarna för de olika reglerna och beräkningarna, vilket gör det tydligt vilken regel som gör vad och med vilken artikel.
Artiklar har också många olika syften. De kan till exempel vara väldigt användbara vid export av löner till externa system. Här är artiklarna viktiga då de kan kopplas till en löneart i det externa systemet, matcha dem och göra utbetalningen av lön till ett enkelt jobb.
Vi går igenom de olika artikeltyperna och beskriver de fält du kan definiera när du skapar artiklarna.
Löneartiklar
Löneartiklar är de "vanliga" artiklar knutna till registrering av arbete. Exempel inkluderar ordinarie timmar, övertid, månadslön och ackordsarbete.
| Namn | Detta fält är obligatoriskt. Använd ett kort men beskrivande namn. Beroende på ditt externa lönesystem kan detta namn behöva matcha en artikel i det externa systemet. |
| Produkt | Alla artiklar måste vara kopplade till en produkt. Om det inte finns några lämpliga befintliga produkter måste en skapas. Du kan läsa om produkterna i den här artikeln. |
| Internt företag | Gör att du kan begränsa din artikel till ett enda internt företag. Den kommer att vara tillgänglig för Alla som standard. |
| Löneartikel | Detta är ett nummer som antingen fylls i automatiskt eller definieras av er. För att matcha en artikel med löneart i ett externt lönesystem kan detta fält vara viktigt. |
| Alternativ löningsart | Används enbart om du använder ett externt lönesystem där detta fält är obligatoriskt. |
| Årsgräns | Endast relevant om du använder en lönematris. Definierar hur många timmar per år denna löneartikel ska användas. |
| Inkludera i täckningsbidrag | Om artikeln ska inkluderas i beräkningar av täckningsbidrag. |
| Social avgifter | Om löneartikeln ska inkludera sociala avgifter. |
| Sociala avgifter (rapporter) | Om procentsats specificeras i detta fält kommer RecMan BI beräkna den här artikeln enligt den angivna procentsatsen. Om det är tomt kommer beräkningarna att göras enligt de sociala avgifter angivet i jobbet. |
| Löneexport | Om artikeln ska inkluderas eller exkluderas från export och integrationer av löneunderlag. |
| Anteckningar | Möjlighet att ange egna anteckningar om löneartikeln. |
Frånvaroartiklar
Frånvaroartiklar låter dig skapa artiklar att logga när en anställd inte arbetar. Typiska frånvaroartikelnamn är Sjukskrivning eller Långtidssjukskrivning.
| Namn | Detta fält är obligatoriskt. Använd ett kort men beskrivande namn. Beroende på ditt externa lönesystem kan detta namn behöva matcha en artikel i det externa systemet. |
| Typ | Om artikeln ska vara standard Frånvaro eller Självstyrd frånvaro. |
| Produktnummer | Alla artiklar måste vara kopplade till en produkt. Om det inte finns några lämpliga befintliga produkter måste en skapas. Du kan läsa om produkterna i den här artikeln. |
| Internt företag | Det gör att du kan begränsa din artikel till ett enda internt företag. Den kommer att vara tillgänglig för Alla som standard. |
| Löneartikel | Detta är ett nummer som antingen fylls i automatiskt eller definieras av er. För att matcha en artikel med löneart i ett externt lönesystem kan detta fält vara viktigt. |
| Alternativ löningsart | Används enbart om du använder ett externt lönesystem där detta fält är obligatoriskt. |
| Inkludera i täckningsbidrag | Om artikeln ska inkluderas i beräkningar av täckningsbidrag. |
| Sociala avgifter | Om löneartikeln ska inkludera sociala avgifter. |
|
Sociala avgifter (rapporter) |
Om procentsats specificeras i detta fält kommer RecMan BI beräkna den här artikeln enligt den angivna procentsatsen. Om det är tomt kommer beräkningarna att göras enligt de sociala avgifter angivet i jobbet. |
| Löneexport | Om artikeln ska inkluderas eller exkluderas från export och integrationer av löneunderlag. |
| Garantilön | Om frånvarartikeln ska inkluderas i beräkningar av garantilön eller inte. |
| Prestationslön | Om frånvarartikeln ska inkluderas i beräkningar av prestationslön eller inte. |
| Inkludera i frånvaroregel | Om frånvarartikeln ska inkluderas i beräkningar av frånvaroregel eller inte. |
| Anteckningar | Möjlighet att ange egna anteckningar om artikeln. |
Tilläggs- och avdragsartiklar
Tilläggs- och avdragsartiklar används till något extra till det vanliga registrerade arbetet. Ett tillägg kan till exempel vara ett tillägg vid obekväm arbetstid, kostnad med eller utan kvitto eller dagslön. Ett avdrag vara lunchavdrag eller ett allmänt löneavdrag. Tillägg och avdrag kan läggas till per enhet, per timme, vecka eller månad.
| Namn | Detta fält är obligatoriskt. Använd ett kort men beskrivande namn. Beroende på ditt externa lönesystem kan detta namn behöva matcha en artikel i det externa systemet. |
| Typ | Bestäm om artikeln ska vara en tilläggsartikel eller en avdragsartikel. |
| Lön | Definiera lönen per artikel. Det du definierar här visas som standard när du använder artikeln och är inte obligatoriskt. Lön kan istället definieras i kollektivavtalet. |
| Faktura | Definiera fakturapriset per artikel. Det du definierar här visas som standard när du använder artikeln och är inte obligatoriskt. Fakturapris kan istället definieras i kollektivavtalet. |
| Moms | Definiera momsen. Eventuellt värde som läggs till här kommer som standard när artikel läggs till i ett kollektivavtal. |
| Produkt | Alla artiklar måste vara kopplade till en produkt. Om inga befintliga produkter passar, måste en skapas. Du kan läsa om produkterna i den här artikeln. |
| Internt företag | Det gör att du kan begränsa din artikel till ett enda interna företag. Den kommer att vara tillgänglig för Alla som standard. |
| Löneartikel | Detta är ett nummer som antingen fylls i automatiskt eller definieras av er. För att matcha en artikel med löneart i ett externt lönesystem kan detta fält vara viktigt. |
| Alternativ löningsart | Används enbart om du använder ett externt lönesystem där detta fält är obligatoriskt. |
| Inkludera i täckningsbidrag | Om artikeln ska inkluderas i beräkningar av täckningsbidrag. |
| Sociala kostnad | Om löneartikeln ska inkludera sociala avgifter. |
| Löneexport | Om artikeln ska inkluderas eller exkluderas från export och integrationer av löneunderlag. |
| Anteckningar | Möjlighet att ange egna anteckningar om artikeln. |
Kollektivavtal
Ett kollektivavtal (KA) är en uppsättning regler som definierar hur timmar registreras vad som betalas i lön och vad som faktureras baserat på registrerat arbete. KA är en mall som används när du skapar ett jobb och de fördefinierade regler uppsatta i KA gör det snabbt att skapa jobb. Att ha minst ett KA krävs för att skapa ett jobb och att skräddarsy flera avtal för olika situationer och tjänster är ett utmärkt sätt att använda systemet effektivt.
Ju fler kunder du har, desto mer KA brukar du ha. Du kan ha hundratals löneartiklar och KA. Det rekommenderas att ha några standardavtal som innehåller några standardregler och inställningar om du snabbt behöver anställa en anställd och inte har hunnit skapa ett specifikt avtal ännu. Om du har en kund med specifika arbetstider, artiklar och regler, och du kommer att anställa många personer till kunden, föreslås att du gör ett bra grundavtal och gör fler mindre justeringar när du skapar jobben.
Innan du skapar en KA måste du ha minst en artikel; innan artikeln skapas måste du ha en produkt. Om du börjar skapa ett KA men saknar en artikel kan du skapa artikeln och lägga till den i avtalet senare.
För att skapa ett kollektivavtal, se: Kollektivavtal förklaras eller Praktisk användning av kollektivavtal.
Underprojekt databas
Här kan du skapa ett enkelt register för underordnade projekt som kan användas när du använder underordnade projektfakturering för vissa kunder. Detta är inte en nödvändighet eftersom man vanligtvis skapar underprojektet direkt från kundkortet innan man lägger dem till aktuella jobb.
Skifttyp
Skifttyper kan användas i Bokningsmodulen.
Denna funktion ger flera viktiga fördelar:
- Eliminerar repetitiv datainmatning vid skapande av scheman
- Säkerställer konsekvens i hela ditt schemaläggningsförfarande
- Minskar fel genom att standardisera skiftsparametrar
- Förenklar schemaläggning med visuella ikoner för snabb identifiering
- Förbättrar organisatorisk kontroll genom avdelningsspecifika åtkomstinställningar
- Förbättrar rapporteringsmöjligheter genom att låta dig extrahera och analysera data för specifika skifttyper
För att skapa en ny skifttyp, ange dina önskade parametrar (start-/sluttider, raster etc.), tilldela en ikon för enkel visuell igenkänning och ställ in avdelningsåtkomstbehörigheter.
Orsak till avbokning
Funktionen Orsak till avbokning används i Bokningsmodulen när en anställd avbokas från ett pass.
Exportera
Här kan du aktivera eller inaktivera den tillgänglig löneexport i RecMan (för fakturaexport, gå till Ekonomiinställningarna). Detta ställs in för varje avdelning; men du kan också ställa in samma export för alla avdelningar.
Se kategorin Lönintegrationer för fler artiklar om de olika löneexporterna.
Standardvärden
När du skapar ett jobb för en anställd kan du här definiera de standardvärden som ska gälla. Dessa värden kan ställas in per företag och inkluderar:
- Moms: t.ex. 25 %
- Behörighet att "Registrera arbete utanför kalendern" - ja/nej
- Semesterlöneprocent
- Lönetyp
Arbetstimmar
Du kan definiera olika arbetstider per internt företag. Genom att ange detta kommer de timmar en anställd får arbeta och hur mycket vila de måste ha begränsas. För mer information, se Arbetstimmar.
Validering
Här kan du ställa in valideringar för att kontrollera om information har lagts till korrekt eller om den saknas. När en validering aktiveras kan den ställas in antingen som en varning eller ett fel. En varning kommer att meddela dig om den saknade/felaktiga informationen, men du kan fortfarande fortsätta utan att vidta några åtgärder. Ett fel, å andra sidan, kommer att blockera användaren från att fortsätta tills valideringen är åtgärdad.
Läs mer om validering.
Garantilön
En funktion för att skapa en automatisk generering av garanti- och prestationslön. Denna funktion tillämpas främst i Sverige.
För mer information, se Garantilön-artikeln på svenska.
Garantiregel
Här kan du skapa en garantiregel som gör att du kan spåra en anställds registrerade timmar mot vad som utlovats baserat på anställningsgrad. Du kan definiera en garantiregel och lägga till den på en anställd i anställningsperioden. Genom att utvidga anställningen får man en översikt över anställningsgraden:
Mer information finns i artikeln om garantiregeln.
Anställdgrupp
En enkel funktion för att lägga till olika anställdgrupper. Dessa grupper kan kopplas till anställningar och finns som parameter i RecMan BI när du genererar rapporter. Vissa använder även detta dataobjekt som ett parameter i integration med lönesystem.
Artikelgrupp
En funktion för att bygga artikelgrupper. Dessa grupper används främst för att bygga upp mer komplexitet kring Ackordlön i kollektivavtal.
Kostnadsställe
En funktion för att bygga kostnadsställen för att utöka basen för data - ger mer insiktsfulla rapporter och möjligheter i integrationer med löne- och redovisningssystem. Du väljer och kopplar ett kostnadsställe till ett projekt i RecMan.
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Namn | Namnet visas för användare vid val av kostnadsställe. |
| Externt ID | Ett alternativt ID används vanligtvis för integrationer med externa system. |
| Kan ändras efter att faktura skapats | En inställning som anger om detta kostnadsställe kan ändras till ett annat på ett projekt när en faktura på det projektet skapats. Detta för att förhindra att kostnad/intäkt "flyttas mellan" kostnadsställen. |
| Åtkomst | En funktion för att specificera vilka användare som får välja detta kostnadsställe på ett projekt. Här kan du välja ett internt företag (dela med alla användare i det valda interna företaget), avdelning (dela med alla användare på den valda avdelningen) eller medarbetare (dela med specifika användare) |
Semester
En enkel funktion för att automatiskt fylla i "antal semesterdagar" när man skapar anställning på en kandidat.
Sociala avgifter
Här kan du skapa sociala avgiftstyper. Detta är en funktion för att åsidosätta de sociala avgifter som anges i ett kollektivavtal. Om du har sociala kostnadstyper i din RecMan kan du välja det när du skapar eller redigerar ett jobb.
Automatisering
Aktivera eller inaktivera alternativet att automatiskt uppdatera projekts slutdatum för att matcha jobbets slutdatum om jobbets slutdatum är senare än projektets slutdatum.
Utrustningstyp
Med denna funktion kan du registrera din arbetsutrustning och koppla den till dina anställda. Skapa utrustningstyper här och lägg till dem till dina anställda i modulen Jobb eller Översikt över anställda.
Godkännande av arbete påminnelse
En funktion för att ställa in automatiska e-postpåminnelser för arbetsgodkännare. Här kan du lägga till så många påminnelser du vill, där du kan se ett exempel som illustreras i bilden nedan.
Lönematris
En lönematris används för att generera olika lönevärden för en anställd med hjälp av variablerna senioritet och matriskategori.
Se Lönematris för mer information.
Skiftplan
Här kan du skapa fördefinierade skiftplaner och rotationsplaner som kan tillämpas vid skapande av pass i bemanningskalendern och bokningsmodul.
Se Lägga upp ett skiftplan för hur det skapas och används i praktiken.
Helgdagskalender
I RecMan kan du skapa en eller flera helgdagskalendrar för att definiera dagar som helgdagar. En skapad helgdagskalender kan sedan kopplas till ett kollektivavtal, vilket gör att särskilda regler kan gälla för dagar som är helgdagar.
När du väljer en dag i kalendern blir du ombedd att välja vilken typ och klockslag på helgdagen. Normalt skulle du välja "Helgdag" som typ, men du kan också lägga till andra typer som "X", "Y" och "Z" dagar för mer komplexitet om det behövs. Helgdagens längd sätts vanligtvis till hela dagen (kl. 00.00-24.00), men den kan också specifiseras för varje dag. Observera att helgdagar som varar hela dagen kommer att visas i rött, medan en halvdag visas i gult.
Notera
Även om du ställer in vissa dagar till att endast vara delvis helgdagar, kommer systemet fortfarande att räkna hela dagen som helgdag vid registrering av timmar, förutsatt att andra tider inte specificerats för helgdagen i kollektivavtalet.