Modulen Förfrågningar är där du får in kundordrar och generella förfrågningar. En förfrågan kan läggas in i systemet per automatik, via telefon, e-post eller system-API:et. När förfrågan finns inne i systemet kan den sedan omvandlas till ett arbetspass i ett projekt, till exempel.
Förfrågningsmodulen kan nås från hemskärmen, som visas i illustrationen nedan.
Notera
Hitta mer information i följande artikel Inställning av förfrågningsmodul.
Översiktsvyn för förfrågningar
Här kan du se en generell översiktsvy över dina förfrågningar, sorterade efter datum.
1. Här kan du se tre knappar som svarar mot följande funktioner:
- Uppdatera översiktsvyn och hämta nya förfrågningar.
- Inställningar för förfrågningsmodulen, där du kan redigera och lägga till taggar, typer eller statusinformation.
- Skapa en ny förfrågan manuellt.
2. Om du markerar en eller flera förfrågningar dyker tre nya knappar upp. De kan användas till följande:
- Kartong-ikonen låter dig enkelt arkivera dina förfrågningar. Du kan arkivera flera förfrågningar åt gången.
- Pennan låter dig redigera den markerade förfrågan.
- Med papperskorgen kan du radera de förfrågningar som markerats.
3. Till vänster hittar du filter- och sökrutan. Du kan filtrera i din översiktsvy baserat på följande parametrar:
- Olästa – senast uppdaterad
- Olästa – senast skapad
- Period – från datum
- Period – till datum
- Skifta mellan Inbox och Arkiv
- Nummer på förfrågan
- Förfrågningar med en specifik tagg
- Förfrågningar med en specifik status
- Förfrågningar med en specifik typ
- Du har även möjlighet att ändra hur vyn är sorterad, baserat på:
- Vilken medarbetare som förfrågan är knuten till
- Om arbetspass till projekt är bokade eller ej bokade samt period
- Datum för deadline
- Du kan också söka bland de projekt som du är knuten till
Tyda en förfrågan
I översikten kan du få en del information om var och en av förfrågningarna.
- Nummer på förfrågan
- Namn på förfrågan, samt period för ett bokat arbetspass för projektet.
- Status på förfrågan.
- Resurser som är associerade med förfrågan. De olika typerna av resurser är följande:
- Företag
- Företagskontakt
- Kandidat
- Medarbetare
- Projekt
- Typ av förfrågan
- Taggar på förfrågan
- När förfrågan skapades
- När förfrågan uppdaterades
Notera
En enda förfrågan kan ha flera status, taggar och typer.
Notera
Förfrågningar med en vit bakgrund har öppnats av dig eller en medarbetare, medan de med grå bakgrund signalerar att de är olästa.
Skapa en förfrågan
För att skapa en ny förfrågan, tryck på knappen, +Ny, längst upp till höger. Då kommer det att visas en tom förfrågan.
- Klicka här för att lägga till ett namn. Det är en bra idé att välja ett unikt namn, för att du ska kunna identifiera den i ett senare läge.
- Klicka här för att lägga in en beskrivning.
- Här kan du lägga till kommentarer för att sedan kunna följa vilka aktiviteter som utförts relaterat till förfrågan.
- Från detta aktivitetsfältet kan du antingen arkivera din förfrågan, trycka på ”Mer” eller gå tillbaka till översiktsvyn. Knappen, ”Mer”, kommer att förklaras i detalj nedan.
- Här listas resurserna som finns associerade med förfrågan just nu.
Notera
När man kommenterar en förfrågan triggas en uppdatering, vilket kan vara relevant baserat på de filter som du använder.
”Mer”
Genom att trycka på knappen, ”Mer”, får man ett flertal nya alternativ. Deras respektive betydelse beskrivs i tabellen nedan.
| Skapa period | Skapa en period. Detta underlättar när du i ett senare skede ska skapa ett arbetspass för projektet. | |
| Ladda upp filer | Ladda upp filer som ska knytas till förfrågan. | |
| Markera som oläst | Markera förfrågan som oläst, även om du redan tittat på den. | |
| Visningar | Du kan trycka på den här knappen för att se hur många visningar som ägt rum och vilka av dina medarbetare som har tittat på den här förfrågan tidigare. | |
| Ange status | Ange eller byt status. | |
| Ange typ | Ange eller byt typ. | |
| Lägg till taggar | Lägg till taggar på förfrågan. | |
| Deadline | Inför en deadline för när förfrågan löper ut. | |
| Koppla till resurser | Koppla samman förfrågan till olika typer av resurser. Om ett arbetspass för ett projekt ska skapas behöver det finnas ett projekt associerat till förfrågan. | |
| Redigera | Redigera den grundläggande informationen i förfrågan. | |
| Radera | Radera förfrågan. |
När informationen lagts till kommer den synas i översiktsvyn. Klicka på förfrågan för att se en detaljerad bild, samt för att lägga till eller ändra någon information.
Skapa en förfrågan från ett e-postmeddelande
Man kan även skapa en förfrågan baserat på ett e-postmeddelande som skickats från en kund eller kandidat, genom att sätta upp en så kallad E-postmatare adress. Kontakta supporten för mer information om detta.
Skapa arbetspass för projekt utifrån förfrågan
Det första som behöver göras är att knyta förfrågan till ett projekt. Se avsnittet om ”Mer” ovan för att se hur detta görs. Projektet kommer därefter att dyka upp under Resurser.
Nedanför resursrutan hittar du rutan, Period. Härifrån kan du skapa, redigera, radera och upprepa en period. När de önskade perioderna skapats, markerar du dem och trycker på den lilla kalenderikonen bredvid papperskorgen.
När du tryckt på kalendern kommer du kunna välja mellan associerade projekt. Arbetspasset kommer då att skapas för det projektet.
Efter att du tryckt Spara kommer du att få se en ruta som är identisk med den som du använde för att skapa arbetspasset. Här har du möjlighet att ändra informationen om arbetspasset för projektet innan du trycker Spara igen, vilket slutligen gör att arbetspasset skapas.
Från bemanningskalender kan du filtrera baserat på förfrågansnummer och då se vilka arbetspass som är knutna till vilka förfrågningar.