Kalendermodulen

Denna artikel gäller grundläggande funktioner i RecMan-kalendern.

RecMan har en fullfjädrad inbyggd kalender med alla förväntade kalenderfunktioner som du hittar i Google Kalender, Apple Kalender eller Office 365. Kalendern finns under hemskärmen i navigationsmenyn till vänster.

1. Navigera snabbt genom hela månaden, oavsett dina kalenderinställningar, vilket säkerställer snabb och smidig utforskning.
2. Flytta fram och tillbaka sömlöst, anpassat efter din valda kalendervy.
3. Hoppa till dagens datum i kalendern.
4. Ställ in och ändra din föredragna kalendervy efter Dag, Vecka eller Månad.
5. Skapa enkelt en ny händelse. Förbättra din planeringsförmåga och utforska de olika händelsetyperna via den praktiska rullgardinsmenyn på höger sida.
6. Ändra vilken kalender som visas. Bocka av de kalendrar du inte vill se och lägg enkelt till fler med + knappen. Få tillgång till ytterligare inställningar genom att klicka på kugghjulsikonen för fler anpassningsalternativ efter dina preferenser.

Lägga till en ny kalenderhändelse

Om du till exempel bjuder in en kandidat till en intervju från kandidatkortet skapas en kalenderhändelse automatiskt. Men du kan också skapa händelser direkt från kalendern och sedan länka händelsen till deltagare.

Att trycka på det tomma området öppnar också en popup för att skapa händelse. Välj en tid i kalendern, klicka sedan (och dra över en längre period om det behövs) för att skapa en händelse. Du kommer då att omdirigeras till följande skärm:

1. Namn och tid för händelsen. Båda är obligatoriska för att skapa en händelse.
2. Här kan du välja om händelsen ska upprepas, och i så fall finns flera alternativ.
3. Plats. Du kan ange adressen eller välja den på kartan med knappen Visa karta. När du skriver visas en rullgardinslista med förslag.
4. Lägg till en påminnelse och specificera när du vill få den med denna knapp.
5. Vilken kalender händelsen ska visas i.
6. Två rullgardinslistor. I den första kan du välja status för din profil under denna händelse. I den andra kan du välja synligheten - privat eller offentlig. Offentlig betyder synlig för dina kollegor som har din kalender. Privat är osynlig för dina kollegor även om kalendern är delad. Ändringarna gäller din kalender men inte andra deltagarnas kalendrar. Båda inställningarna är relevanta endast om din kalender är delad. Oavsett vilka inställningar du väljer för din händelse, om kalendern inte är delad, kommer händelsen bara att synas för dig.
7. Beskrivning av mötet / mötesagenda.
8. Länkar. Här kan du länka till relevanta webbplatser eller liknande.
9. Lägg till eller ta bort deltagare. När du börjar skriva i detta fält refererar det automatiskt till hela ditt RecMan-system och kategoriserar användare som medarbetare, kontaktpersoner och kandidater. Du kan även lägga till en extern deltagare.
10. Definiera vilken åtkomstnivå deltagarna ska ha - Se händelsen, Bjuda in andra, Se deltagarlistan eller Ändra händelsen.
11. Spara och gå tillbaka till kalendern.

Redigera befintlig händelse

Om du behöver ändra en befintlig händelse kommer skärmen att se mycket likadan ut som när du skapar den.

Om detta är en återkommande händelse kommer du att se tre olika alternativ för Redigera eller Ta bort.

Om du är deltagare kommer alla framtida upprepningar också att tas bort från din kalender. Om du är arrangör kommer den att tas bort för alla deltagare. Som deltagare kan du också välja att ta bort händelsen. Händelsen kommer då att försvinna från din kalender, och du kommer att anges som Inte Kommer till mötesarrangören och andra deltagare.

Beroende på ditt svar kommer händelsen att se olika ut i kalendern. Nedan visas tre varianter av heldagshändelser med olika svar: Ja, Nej och Kanske. Svar Ja väljs automatiskt för händelsen du skapar.

Du kan hålla i händelseboxen och dra & släppa för att ändra datum för händelsen.

Möteslots

Genom att välja rullgardinslistan på höger sida av Skapa-knappen kan du också skapa möteslots för din händelse. Inbjudan låter dig skicka flera alternativ för tider till dina deltagare, så att de kan välja när det passar deras scheman bäst.

Fönstret för möteslots ser ut som följer:

1. Här bestämmer du namnet på mötesloten.
2. I denna ruta kan du skriva mötesadressen. Denna används för att illustrera mötet på en karta (Google Maps) i själva inbjudan.
3. Fält för att definiera om detta är ett offentligt eller privat möte.
4. Här kan du skriva en allmän beskrivning eller anteckningar.
5. Under deltagare kan du söka efter kandidater, anställda och kontaktpersoner i systemet och bjuda in dem. Du kan inte bjuda in deltagare som inte funnits i systemet tidigare.
6. I avsnittet Alternativ klickar du på knappen Föreslå tider. Du kan lägga till flera alternativ. Lägg till föreslaget datum och tid. Tiden är en period du är tillgänglig som kandidaterna kan välja från, t.ex. när som helst mellan 9.00 – 19.00. För Varaktighet finns valen 15 minuter, 30 minuter eller 1 timme.

När du har lagt till de tider du är tillgänglig kommer mötesdeltagarna att välja ett datum och en tid när du är tillgänglig och sedan boka ett möte med dig. Du kan också trycka på papperskorgen för att ta bort ett befintligt slot-förslag.

Om du skapar en gruppmöteslot eller ett registreringsevent kommer ett extra fält att visas där du kan skriva det maximala antalet deltagare för gruppen.

Efter att du har skapat en händelse eller ett slot-förslag kommer du att få valet att skicka ett standard- eller ett anpassat meddelande till deltagarna.

Kalenderinställningar

I inställningarna kan du skapa en ny kalender, göra synkronisering med Office 365 eller Google Kalender eller dela din kalender. Klicka på namnet på din kalender för att se fler inställningar eller delningsalternativ.

Mötestranskriptioner

Du kan automatiskt spara och få tillgång till dina mötestranskriptioner direkt i RecMan. För att komma igång, synkronisera din Google- eller Microsoft-kalender med RecMan. Tillåt åtkomst till transkriptioner – antingen från dina kalender-synkroniseringsinställningar eller under den initiala synkroniseringsuppsättningen.

När det är aktiverat kan mötesarrangörer slå på att automatisk spara transkribering innan varje möte direkt från händelse-popupen i RecMan Kalender. Detta säkerställer att du inte längre behöver aktivera transkribering manuellt i Google Meet eller Microsoft Teams.

Efter mötets slut kommer RecMan säkert att bifoga transkriberingen till motsvarande händelse – redo för dig att granska, ladda ner eller analysera med RecMan Intelligence.

Du kan använda dina transkriberingar för att automatiskt fånga insikter från intervjuer eller möten, skapa uppföljningsuppgifter och dokumentation, samt förbereda sammanfattningar, presentationer eller rapporter snabbare.

Dela en kalender

Du har möjlighet att dela din kalender med andra, och andra kan också dela sina med dig. I kalenderinställningen klickar du på din kalender, och du hittar alternativen för att dela din kalender med en medarbetare, se vem som har delat med dig och ändra inställningar och utseende för dina kalendrar.