Kalendermodulen

Den här artikeln behandlar kalenderns grundfunktioner i RecMan.

RecMan har en inbyggd, komplett kalender med alla de funktioner som du kan förvänta dig, som du hittar i till exempel Google Calendar eller Outlook. Kalendern är integrerad med de övriga modulerna i systemet, vilket betyder att om du bokar ett kundmöte från kundkortet så läggs det även in ett motsvarande event i kalendern i RecMan, och så vidare. Kalendern når du via menyn på hemskärmen.

1. Navigera snabbt genom hela månaden, oavsett dina kalenderinställningar, för en snabb och sömlös utforskning.
2. Rör dig fram och tillbaka sömlöst, anpassat till din valda kalendervy.
3. Skippa till nuvarande dag.
4. Välj och ändra din föredragna kalendervy efter Dag, Vecka eller Månad.
5. Skapa enkelt nya event. Förbättra din planeringsförmåga och utforska olika typer av event genom den bekväma drop-down menyn till höger.
6. Modifiera vilken kalender som syns. Bocka av valfri kalender som du föredrar att inte se och lägg enkelt till fler via + knappen. Få tillgång till fler inställningar med ett klick på kugghjuls-ikonen för vidare anpassningsval, skräddarsydda till dina preferenser.

Lägga till ett nytt kalenderevent

Om du till exempel bokar ett kundmöte från kundkortet eller bjuder in en kandidat till intervju från en annan plats i systemet, så kommer ett kalenderevent skapas per automatik. Men, du kan också skapa kalenderevent direkt från kalendern, och sedan koppla eventet till olika deltagare.
Välj en tid i kalendern, eller markera en längre tidsperiod genom att klicka och dra, för att skapa ett event. Du kommer då till följande skärm:

1. Benämning av mötet.
2. Plats. Om du trycker på Hos oss kommer systemet hämta adressen som finns registrerad för den avdelning som du är kopplad till. Anger du en adress som kan verifieras kommer du även få fram en liten karta nedtill på skärmen.
3. Den kalender som eventet ska hamna i. Det här är en funktion som du typiskt använder om du behöver boka ett möte för en annan kollegas räkning.
4. Beskrivning av mötet, alternativt agenda för mötet.
5. Länkar. Här kan du länka till relevanta webbsidor eller liknande.
6. Lägg till deltagare. När du börjar mata in bokstäver i det här fältet kommer systemet automatiskt börja söka igenom hela ditt RecMan-system, och presentera ett kategoriserat resultat baserat på anställd, kandidat, och så vidare.
7. Deltagare som lagts till i eventet.
8. Upprepning för återkommande möte. Här kan du definiera frekvensen för ett återkommande möte och välja mellan varje vecka, varannan vecka, var 3:e vecka, etc.
9. Spara och gå tillbaka till kalendern.
10. Tryck på Medarbetare för att få upp en lista över anställda inom ditt företag, sorterat på avdelning. Tryck på Externa för att lägga till externa deltagare till mötet.

Redigera befintligt event

Om du behöver göra ändringar i ett befintligt event kommer skärmen att likna den som du använder när du skapar ett nytt event, men med några få skillnader.

1. Lista med alla mötesdeltagare, samt deras respektive status. Du, i egenskap av mötesorganisatör, har även möjlighet att ändra andra deltagares status. De kan då sättas till Preliminär eller Kommer ej. Deltagarna kan även redigeras eller tas bort. Tas de bort kommer eventet försvinna från deras respektive kalendrar.
2. Om det är ett återkommande event, kommer du också kunna se en knapp med rubriken Tråd. Den använder du till för att se kommande event i serien, samt radera dem. Om du är en deltagare kommer då alla framtida event i serien tas bort från din kalender. Om du är mötesarrangören så kommer alla framtida event i serien tas bort ur alla deltagares kalendrar.

När du som deltagare raderar ett event, kommer eventet försvinna ur din kalender och mötesarrangören och övriga deltagare kommer att se din status som Kommer ej.

Inbjudan med mötesalternativ

Genom att trycka på knappen Skapa inbjudan kan du också skapa ett event med flera olika, alternativa tider till deltagarna, så att de kan välja en den tid som passar deras respektive kalendrar bäst.

Tryck på knappen som visas för att komma till inbjudningsskärmen. Den ser ut som följande:

1. Här skriver du in vad du vill kalla mötet.
2. Ur den här listan väljer du typ av inbjudan. Välj mellan ”Möte enskilt” och ”Möte i grupp”. Om du väljer grupp-alternativet kommer en liten ruta dyka upp, där du anger det maximala antalet deltagare för gruppen.
3. Här kan du skriva in en generell beskrivning.
4. I det här fältet kan du skriva in adressen för mötet. Den används sedan för att visa var mötet ska äga rum på en karta (Google Maps) i själva inbjudan.
5. URL-fältet låter dig ange en webblänk som är relevant för mötet.
6. Under Deltagare kan du söka bland kandidater, anställda och övriga kontakter i systemet för att bjuda in dem. Du kan inte bjuda in deltagare som inte finns i systemet sedan tidigare.
7. Här får du en översikt av de deltagare som redan finns tillagda.
8. Under Alternativ kommer du till en början se ett datum och en tid, vilket utgör tidpunkten som du initialt valt för eventet. Vi kan dock lägga till flera ytterligare alternativ genom att trycka på knapparna Lägg till tillgänglighet och Föreslå tider. När du har lagt till de tider som du vill föreslå eller som du finns tillgänglig för mötet, så kommer mötesdeltagarna välja passande datum/tid, för att sedan boka ett möte med dig. Du kan även trycka på papperskorgen för att radera ett befintligt alternativ.

9. Tryck här för att skapa inbjudan.

   

Dela och prenumerera på en kalender

Du har möjlighet att dela din kalender med andra och andra kan också dela sina kalendrar med dig. I kalenderinställningarna hittar du både funktionerna för att dela din kalender med en annan anställd, för att se vilka som delat sina kalendrar med dig, och för att anpassa utseendet hos din kalender.

1. Kalenderinställningar för delning och prenumeration.
2. Namnen på de kalendrar som du äger och de som du prenumererar på. Vanliga namn här kommer att vara namnen på de kollegor som äger kalendrarna.
3. Här ser du vilka rättigheter du har i de olika kalendrarna.
4. Visar vilken färg som kalendern har och vad den är synkroniserad mot.
5. Redigera kalender. Vad gälle dina egna kalendrar kan du redigera namn, beskrivning, plats, tillgänglighet för anställda, samt färg.
6. Dela kalender. Här har du möjlighet att dela din kalender med anställda i RecMan.
7. Skapa kalender. Här kan du lägga till ytterligare kalendrar.
8. Prenumerera på kalender. Här presenteras du med en lista av de anställdas kalendrar som har satts till ”Tillgängliga för anställda” (se punkt 5).
9. Kalendersynkronisering. Se ytterligare information i respektive artikel som behandlar synkronisering med Office 365 eller Google Calendar.

Kalenderinställningar

I inställningarna kan du skapa en ny kalender, göra synkronisering med Office 365 eller Google Calendar eller dela din kalender. Klicka på namnet på din kalender för att se fler inställningar eller delningsalternativ.

Dela en kalender

Du har möjlighet att dela din kalender med andra, och andra kan också dela sin med dig. I kalenderinställningen klickar du på din kalender så hittar du alternativen att dela din kalender med en anställd, se vem som har delat den med dig och ändra inställningarna och utseendet på dina kalendrar.