En este artículo, puede leer sobre el módulo Archivos, donde puede cargar archivos fácilmente y compartirlos con compañeros de trabajo o candidatos.
Archivos y documentos en la nube
RecMan tiene un archivo de documentos incorporado para cargar archivos (imágenes, PDF, archivos de Word, etc.). Este generador de documentos le permite crear documentos simples y le brinda la posibilidad de vincular documentos externos en línea. También puede crear carpetas y crear su propia jerarquía de documentos en función de esto.
Este archivo de documentos también tiene opciones para compartir, tanto internamente con sus compañeros de trabajo como externamente con candidatos y empleados. También puede mantenerlo visible solo para usted.
Agregar
Pase el cursor sobre el icono de inicio azul y seleccione Archivos.
Para agregar un elemento, haga clic en + Agregar en la esquina superior derecha.
Aquí tiene la opción de agregar una carpeta, un enlace, un documento o cargar un archivo. De forma predeterminada, todo lo que se agregue solo será visible para usted y tendrá que compartirlo para dar acceso a sus colegas.
Configurando tus archivos
Para eliminar, mover, editar las opciones para compartir o cambiar un nombre de archivo, primero haga clic en la casilla de verificación junto a un archivo (1). Luego obtendrá una fila de botones en la parte superior de la pantalla (2).
Significa que puede verificar varios archivos a la vez para eliminar, mover o cambiar, compartiendo varios archivos a la vez.
Nota
Si no puede ver la casilla de verificación como se muestra arriba, esto significa que usted no es el propietario del archivo o que no es un administrador de Archivos.
Agregar enlaces
Además de los archivos regulares, puede agregar enlaces a sus archivos. Después de presionar + Agregar, haga clic en Agregar vínculo. Luego puede darle un nombre al enlace, así como pegar la URL real. También puede elegir si el enlace se debe compartir o no.
Esta URL puede ser para prácticamente cualquier sitio web en línea; sin embargo, también puede vincular a archivos o carpetas compartidas, almacenados en otro lugar en línea. Por ejemplo, un documento de Google Docs con el que está trabajando o una carpeta de Sharepoint. Si pega un enlace a un documento de Google Docs, usted y su colega pueden trabajar en el mismo documento simultáneamente. Los documentos cargados en los Archivos deberán descargarse, modificarse y volverse a cargar; sin embargo, puede evitar esto mediante el uso de enlaces.
Obtener un enlace para compartir de Google Drive
Este video muestra cómo compartir documentos y carpetas en Google Drive, si sigue esto, puede saltar a Agregar enlace en RecMan.
Lo primero que debe hacer es generar un enlace para compartir dentro de Google Drive. Para hacer esto, siga estos pasos:
Cuando este dentro de la descripción general en Google Drive, vaya a todos los archivos, carpetas y documentos que ha almacenado allí (en el caso a continuación, hay una carpeta llamada Carpeta ejemplo y un documento llamado Ejemplo).
Para obtener un enlace para compartir del documento o la carpeta que desea agregar a RecMan, toque el archivo correspondiente para que se resalte en azul. En la imagen a continuación, se quiere crear un enlace para compartir la carpeta Ejemplo.
Una vez que haya hecho clic derecho en el archivo, aparecerán varios símbolos en la línea en la parte superior de la pantalla. El siguiente paso es presionar el botón Compartir.
Después de presionar el botón compartir, aparecerá un cuadro donde puede definir quién debe tener derecho a ver el contenido del documento o si también debe poder editarlo. Esto se hace agregando las direcciones de correo electrónico de los interesados.
El enlace generado aquí en la esquina inferior izquierda es el enlace para compartir que se copiará en RecMan.
Cuando haga clic en el enlace desde la vista general del archivo, irá directamente al documento/carpeta al que está vinculado el enlace. Si se le notifica que no tiene derecho a ver el documento, la persona que creó el enlace no lo ha agregado a la lista de personas que tienen derecho a verlo/editarlo. Esto se puede cambiar fácilmente dentro de Google Drive.
Si se trata de un solo documento, se accede directamente a la pantalla de visualización o edición del documento correspondiente. Sí, por el contrario, se trata de un enlace a una carpeta, accederá a la descripción general de lo que hay en la carpeta. Si hace clic en uno de los documentos desde allí, va directamente a la pantalla de visualización, si desea llegar a la pantalla de edición, debe presionar Separar ventana en la esquina superior derecha. Puede, desde la descripción general de la carpeta, tocar en Abrir en Drive, luego la carpeta se abrirá en su Google Drive. También tiene la opción de agregarlo a Mi disco de forma permanente.
Agregar un documento de texto
Para crear un nuevo Documento de texto, presione el botón + Agregar y elija Crear documento. Inmediatamente, se le permite definir el nombre de su documento y establecer la configuración para compartir.
Una vez guardado, su documento se abrirá. Este documento solo estará disponible en RecMan y se puede cambiar sin descargarlo.
Como puede ver, utiliza el mismo editor de texto con el que está familiarizado en otros lugares del sistema, con algunas funciones adicionales.
En Archivos, este documento tendrá un icono de nube. Este archivo también se puede compartir o mover, como un archivo normal.
Nota
Al crear o cambiar su documento de texto, se guarda automáticamente en el editor de texto.
Intercambio
En Archivos, tiene varias opciones para compartir. Puede compartir sus archivos con sus compañeros de trabajo o con candidatos/empleados.
Para cambiar la configuración de uso compartido de un archivo o documento, seleccione el archivo haciendo clic en la casilla de verificación junto a él. Seleccione el icono con la persona y el símbolo + de la fila de botones que aparecen en la parte superior de la pantalla.
A continuación, verá la configuración para compartir el archivo elegido.
Nota
Tenga en cuenta que la configuración para compartir que aparece cuando hace clic en los botones para compartir no define realmente qué configuración ha establecido. Siempre verá Compartido como Compartido internamente y RecMan-page como No compartido. Para ver el estado de uso compartido actual, consulte la columna Uso compartido en Archivos.
En Compartido, tiene dos opciones. De manera predeterminada, cuando carga un archivo o agrega un documento, está configurado como Privado. Si desea compartir el archivo con sus compañeros de trabajo, seleccione Compartido internamente (Compañeros de trabajo) y presione Guardar.
En la página RecMan, tiene varias opciones, que veremos aquí.
- No compartido: no compartido con ningún candidato o empleado.
- Compartido con todos los candidatos: esto significa que todos los candidatos que actualmente tienen un perfil o que creen uno en el futuro tendrán este documento disponible en su página de perfil.
- Compartido con todos los empleados: comparte el documento con todos los empleados actuales y futuros. Un candidato se clasifica como empleado cuando se le aprueba para formar parte del personal.
- Disponible para compartir con el candidato: esto le permite compartir este documento con los candidatos de su elección. Los candidatos elegidos podrán ver este documento en sus perfiles de candidatos inmediatamente.
Compartir archivos con candidatos seleccionados
Después de hacer que un archivo esté disponible para compartir con los seleccionados, puede decidir con qué candidatos compartirlo. Esto se hace directamente desde la ventana principal de la base de datos de candidatos.
Seleccione uno o más candidatos de la lista. Aquí puede aplicar filtros para encontrar los candidatos con los que desea compartir el archivo. Una vez seleccionado, aparece una fila de botones en la parte superior de la imagen. Aquí hace clic en el botón en el extremo derecho.
Una vez presionado, obtendrá una lista de los candidatos que ha seleccionado, así como una lista de los archivos disponibles para compartir. Marque los archivos que desea compartir con sus candidatos y haga clic en Compartir. Los candidatos podrán ver el archivo en su perfil de candidato al instante.
Enlace para compartir
Si bien sus archivos tienen configuraciones de uso compartido para compartir los archivos internamente con candidatos o compañeros de trabajo, también puede compartir los archivos con partes externas. Esto se hace a través del enlace para compartir.
Haga clic en el icono de la cadena en la misma línea que el archivo que desea compartir. Esto abrirá una nueva pantalla donde se encuentra el enlace real.
Este enlace puede, a su vez, copiarse y pegarse en correos electrónicos, mensajes instantáneos y más, y estará disponible al instante para el destinatario.
Navegación
En Archivos, puede filtrar lo que ve. Los botones en la parte superior hacen lo siguiente:
- Archivos de candidatos: le permite ver archivos guardados en una tarjeta de candidato; hay que buscar al candidato
- Archivos de empresa: le permite ver archivos guardados en una tarjeta de empresa o proyecto; hay que buscar el proyecto o cliente
- Compartido conmigo: vea solo los archivos compartidos con usted
- Mío: muestra solo los archivos que ha subido y de los que es propietario
- Carpeta: limita su vista a solo carpetas
- Archivos: muestra solo archivos, no carpetas
- Documentos: solo muestra los documentos creados directamente en el archivo.
Los botones se volverán verdes a medida que los presione; esto significa que el filtro está activo. Vuelva a pulsar el mismo botón para quitar el filtro.
Tipos de archivos aceptados
Los tipos de archivos aceptados en RecMan a partir del 8 de noviembre de 2022 son:
'doc', 'ics', 'eml', 'docx', 'gif', 'tif', 'dotx', 'potx', 'xltx', 'docm', 'jpg', 'mov', 'csv ', 'xml', 'clave', 'nda', 'dat', 'jpeg', 'rtf', 'pptx', 'mp4', 'pdf', 'msg', 'png', 'ppt', 'xls', 'números', 'odt', 'svg', 'xlsx', 'xlsm', 'txt', 'tiff', 'psd', 'eps', 'ai', 'json', 'zip ', 'páginas', 'rar', 'pps', 'pptm'
Si agrega imágenes en RecMan, por ejemplo, de un candidato, cliente u otras imágenes, estos son los tipos de archivos aceptados:
'jpeg', 'gif', 'jpg', 'png', 'tiff'